Di saat penggunaan email menjadi berkembang pesat pada awal tahun 90-an, email telah berhasil menggeser media komunikasi sebelumnya, termasuk mesin fax dan surat. E-mail menjadi sangat populer digunakan oleh para pekerja kantor dan orang-orang biasa. Kehadiran email benar-benar memudahkan segala
bentuk komunikasi antara satu orang kepada orang lainnya. Bahkan menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh International Data Corporation (IDC), para pekerja menghabiskan 28% dari minggu-minggu kerja mereka untuk mengecek, membaca dan merespon email yang mereka terima.
Meskipun begitu, berkomunikasi melalui email tentu saja memiliki beberapa etika yang perlu dipatuhi oleh para penggunanya. Apalagi segala hal di dalam hidup perlu diatur agar tidak saling merugikan satu sama lain.
Pada artikel kali ini, kami akan menjelaskan 10 etika dalam
berkomunikasi melalui email, yang mana ingin akan sangat bermanfaat bagi kita yang bekerja di kantor atau berbisnis dengan beberapa mitra usaha. Yuk, kita simak penjelasannya berikut ini.
1. Mengisi Subjek Email yang Jelas dan Spesifik.
Etika pertama dalam berkomunikasi melalui email adalah memiliki subjek yang jelas dan spesifik. Jangan pernah lupa untuk mencantumkan subjek karena penerima email kita bisa saja mendapatkan puluhan email di kotak masuknya.
Sehingga, ini akan menyulitkan mereka untuk membedakan mana email yang perlu segera direspon dan mana email yang bisa dikesampingkan terlebih dahulu.
Selain itu, memberikan subjek yang jelas dan spesifik juga membantu kita untuk mendapatkan respon yang cepat dari penerima email, sehingga kita tidak perlu menunggu waktu yang lama untuk mendapat balasan.
Dan tentunya, memiliki subjek yang tepat merupakan salah satu tanda berkomunikasi melalui email secara profesional. Ini menandakan bahwa kita mengirim email bukan untuk main-main.
2. Menggunakan Salam Profesional.
Etika kedua yang perlu kita terapkan adalah menggunakan salam sebagai pembuka email kita. Namun, perlu diingat kembali bahwa kita harus membedakan antara email yang formal dan non-formal. Email non-formal biasanya ditujukan kepada rekan-rekan kerja kita di dalam kantor (internal) dan email formal biasanya ditujukan untuk bos, manajer atau atasan kita di kantor (internal) dan klien juga mitra bisnis kita (eksternal).
Hindari penggunaan “Hai”, “Woi”, “Bro/ Sis” atau salam lainnya yang kurang formal dan tidak profesional saat mengirim email formal.
Agar lebih formal, rekan pembaca bisa menggunakan “Yang terhormat (masukkan nama)”. Menggunakan nama orang tersebut dalam salam seperti, “Halo Stevanie”. Ini adalah salam profesional yang cukup tepat, tetapi ingatlah untuk tidak mempersingkat nama seseorang kecuali kita telah diberi izin untuk melakukannya.
3. Balas Semua Email Penting yang Masuk.
Hindari sikap mengabaikan email-email yang masuk ke dalam kotak masuk kita. Terlebih lagi jika kita menerima email penting yang harus segera dibalas, misalnya dari pimpinan perusahaan atau dari klien.
Kita perlu
menanggapi email dengan balasan yang tepat, jangan membalas email dengan isi yang membingungkan penerima email. Berikan balasan email secara tepat waktu dan menggunakan Bahasa yang sopan untuk setiap email resmi yang ditujukan kepada kita.
Bagaimana jika kita belum memiliki jawaban yang tepat untuk membalasnya? Kita tetap perlu membalas email tersebut, minimalnya kita membalas untuk memberitahu sang penerima bahwa kita sudah menerima email mereka.
Sebagai contoh:
Dear Ratna,
Terima kasih untuk informasinya. Untuk saat ini kami belum mendapatkan jawaban yang pasti dari CEO Perusahaan kami terkait undangan pembicara yang perusahaan Anda berikan. Dalam hal ini, kami akan memberi jawaban kembali dalam waktu 2x48 jam ke depan. Terima kasih atas pengertiannya.
Best Regards,
Silvia Hanum.
4. Jangan Menggunakan Humor.
Memang bagus untuk membuat orang lain tertawa, terhibur dengan lelucon yang kita berikan kepada mereka. Namun, menggunakan humor bukanlah hal yang tepat untuk dimasukkan ke dalam email formal maupun non-formal.
Mengapa begitu? Karena humor tidak dapat diterjemahkan dengan baik melalui email. Apa yang menurut kita lucu, bisa saja disalah tafsirkan oleh pihak lain (penerima email), atau mungkin dianggap sebagai sarkasme, karena humor dibaca oleh penerima tanpa disertai nada vokal dan ekspresi wajah. Jadi, kami sangat tidak menyarankan rekan-rekan Career Advice untuk menggunakan humor di dalam email.
5. Jangan Menganggap Penerima Email Tahu Apa yang Kita Bicarakan.
Etika kelima yang perlu kita perhatikan adalah menulis email yang serinci dan sejelas mungkin. Jangan beranggapan bahwa penerima email akan memahami segala hal yang kita bicarakan di dalam email. Hindari penggunaan jargon atau menyingkat kalimat dengan singkatan-singkatan yang aneh. Singkatan yang aneh hanya akan membingungkan penerima email, bahkan ini bisa menciptakan kesalahpahaman antara kita dan penerima email.
6. Jangan Membalas Email dengan Emosi.
Kami sangat tidak menyarankan rekan pembaca untuk membalas email dengan kata-kata yang menunjukkan emosi, kemarahan atau frustasi. Sebelum membalas email atau mengirim email, pastikan rekan pembaca sudah melakukan beberapa pertimbangan sebelum mengirim email kepada penerima.
Solusi lainnya, apabila rekan pembaca sedang merasa marah, ketik email, keluarkan emosi yang Anda rasakan, masukkan pesan email tersebut ke dalam folder “draft”, dan tinjau kembali nanti saat rekan pembaca sudah merasa lebih tenang dan punya waktu lebih untuk merancang balasan email yang lebih baik dan sesuai. Untuk kebaikan rekan pembaca, jangan sampai emosi yang dirasakan dicurahkan ke dalam email.
7. Jangan Lupa Mencantumkan Tanda Tangan (Signature).
Setiap email harus menyertakan tanda tangan (signature) yang memberitahu penerima tentang siapa yang mengirim email kepada mereka. Selain itu, kita juga perlu mencantumkan kontak kita di bawah tanda tangan. Sehingga, penerima tidak perlu mencari alamat, email, atau nomor telepon kita, jika mereka harus menghubungi kita kembali. Kita bisa membuat pengaturan otomatis agar signature dapat muncul di akhir email, setiap kali kita mengirim email kepada siapapun.
8. Jaga Kerahasiaan Materi Pribadi.
Etika kedelapan adalah hindari berbagi materi email yang sifatnya pribadi atau rahasia (confidential), baik itu secara sengaja maupun tidak sengaja. Apabila rekan pembaca memang HARUS berbagi informasi yang sangat pribadi atau rahasia, bicarakan secara langsung di ruangan tertutup atau komunikasikan hal ini melalui telepon. Jangan lupa untuk meminta izin sebelum memposting materi sensitif baik di bagian badan email atau dalam lampiran.
9. Hindari Menggunakan Tanda Perintah (!) secara Berlebihan.
Memang sih tanda perintah (!) itu memiliki indikasi yang bermacam-macam. Bukan hanya untuk mengekspresikan kemarahan, namun juga dapat mengekspresikan kegembiraan. Misalnya, “Ya ampun! Hahaha!!!”
Sayangnya, di dalam bisnis atau dunia profesional, penggunaan tanda seru atau tanda perintah (!) secara berlebihan tidak diterjemahkan dengan baik dalam komunikasi bisnis, terutama melalui email. Hindari penggunaan tanda baca tersebut, kecuali kita benar-benar mengenal penerima email dengan sangat baik.
10. Jangan Lupa Koreksi Pesan Kita.
Secara tidak langsung, orang bisa menilai kepribadian kita melalui tulisan-tulisan email yang kita kirim kepada mereka. Apabila email yang kita kirim terlalu banyak salah ejaan atau kesalahan tata bahasa, maka jangan heran jika orang-orang akan menilai kita sebagai seorang yang ceroboh. Sedangkan, saat kita mengirim email dengan sangat rinci dan tanpa kesalahan tata bahasa, orang-orang akan menganggap kita sebagai seorang yang sangat teliti. Jadi sebelum email dikirim kepada penerima, jangan lupa untuk mengoreksi isi email kita dengan teliti.
Setelah membaca penjelasan di atas, apakah rekan pembaca sudah merasa semakin percaya diri dalam berkomunikasi melalui email? Yuk, kita terapkan 10 etika dalam berkomunikasi melalui email seperti di atas, agar kita bisa semakin profesional dan mendapatkan karier yang lebih baik dari etika komunikasi yang kita terapkan. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.
