Kira-kira “alat-alat apa saja yang diperlukan untuk mengadakan rapat kerja yang sukses?” jawabannya adalah berikut ini:
- Speaker (pengeras suara)
- Mikrofon
- Jadwal acara (agenda rapat kerja)
- Alat peraga
- Kamera video
- Tripod
- Perangkat Pengkodean
- Alat teknologi untuk streaming secara langsung
10 Tips untuk Rapat Kerja yang Lebih Baik
Untuk meningkatkan kualitas rapat kerja yang kita miliki, pastinya kita perlu mencari tahu cara yang tepat untuk membuat rapat kerja yang kita adakan menjadi semakin baik. Berikut adalah 10 tips ampuh untuk menerapkannya.
1. Memulai Rapat Kerja dengan Pembuka Percakapan atau Aktivitas Pemanasan.
Agar pembukaan pada rapat kerja tidak terasa ‘garing’ atau terasa aneh antara satu anggota rapat kerja dengan yang lainnya, maka rekan-rekan Career Advice yang memiliki peluang untuk menyusun alur rapat kerja dapat membukanya dengan pembuka percakapan (icebreaker) atau aktivitas pemanasan otak lainnya. Tujuannya, agar semua anggota rapat kerja bisa memiliki fokus yang sama kepada agenda yang akan disampaikan, dan suasana rapat dapat menjadi lebih hangat dari sebelumnya.
Dalam setiap rapat besar maupun kecil, kehadiran icebreaker atau pembuka percakapan sangatlah penting. Bagaimana cara menerapkannya? Mudah saja. Kita bisa memulainya dengan membuat pertanyaan singkat yang dapat membuat semua anggota rapat berpikir dan berdiskusi dengan anggota rapat lainnya yang duduk di samping kiri dan kanan mereka. Sebagai contoh, coba ajukan sebuah pertanyaan yang dapat membuat para peserta rapat ingin mencoba menjawab pertanyaan tersebut. Nah, pembuka percakapan ini tidak perlu lama-lama kok. Cukup singkat saja, dan jangan sampai icebreaker ini malah menyita waktu rapat kerja yang ada ya!
2. Metode Presentasi yang Bervariasi.
Rapat kerja yang baik dan berkualitas tinggi tidak menggunakan metode presentasi yang sama secara terus-menerus. Dalam hal ini, kita bisa membuat metode presentasi yang dilakukan pada saat rapat kerja dengan lebih bervariasi. Sebagai contoh, jika biasanya format rapat itu diisi dengan
metode presentasi yang mana pembicara berbicara langsung di depan para audiens, maka coba ubah metode ini untuk lebih berbeda.
Rekan pembaca bisa membagi anggota rapat ke dalam beberapa kelompok kecil dan minta semua orang di dalam kelompok untuk memberikan ide-ide baru terkait tema rapat. Kita juga bisa menggunakan bahan audio-visual seperti video, slide atau gambar. Jadikan rapat kerja menjadi lebih interaktif dengan berbagai metode baru yang kita gunakan. Dengan membagi mereka ke dalam beberapa grup kecil dan meminta untuk saling memberikan pendapat, ini juga bisa mengurangi rasa ngantuk yang mereka rasakan setiap rapat kerja loh!
3. Undang Pembicara Sebagai Bintang Tamu.
Salah satu trik lain untuk meningkatkan kualitas rapat kerja adalah dengan mengundang pembicara hebat sebagai bintang tamu rapat kerja kita. Tentunya, mereka yang diundang sebagai bintang tamu adalah orang-orang yang memiliki keterkaitan dengan bidang pekerjaan perusahaan Anda.
Ngomong-ngomong, rekan pembaca tidak perlu memanggil bintang tamu pada setiap rapat kerja yang diadakan kok. Sekali atau dua kali saja sudah cukup. Ini bertujuan agar para anggota rapat semakin termotivasi untuk membahas poin-poin rapat kerja dengan para ahlinya (para bintang tamu).
4. Ajukan Pertanyaan untuk Memulai Dialog.
Agar rapat kerja menjadi semakin interaktif, rekan pembaca juga dapat meminta semua anggota rapat kerja untuk menuliskan pertanyaan-pertanyaan yang ingin mereka ajukan kepada para pembicara. Meskipun para anggota rapat belum tahu secara rinci tentang apa yang akan disampaikan oleh pembicara di dalam sesi rapat, namun kami yakin bahwa peserta rapat juga sudah bisa menerka-nerka pertanyaan yang ingin mereka ajukan.
Secara tidak langsung, kita sedang mengajak anggota rapat untuk terus berpikir selama rapat kerja berjalan, sehingga tidak ada celah untuk mengobrol hal-hal yang tidak penting atau menguap karena mengantuk.
5. Meminta Setiap Pembicara untuk Mengulangi Setiap Pertanyaan yang Diajukan dengan Keras.
Apa sih tujuan dari mengulangi setiap pertanyaan yang diberikan kepada pembicara? Ini memiliki tujuan penting agar pertanyaan yang diajukan kepada pembicara juga dapat didengar oleh para peserta rapat lainnya. Dikhawatirkan pembicara salah paham dengan pertanyaan yang diajukan atau mungkin peserta rapat lain salah paham atau salah mendengar pertanyaan yang diajukan oleh temannya. Jadi, untuk meminimalisir kesalahpahaman yang ada, pembicara sangat disarankan untuk mengulang setiap pertanyaan yang diajukan kepadanya agar dapat didengar oleh peserta rapat lainnya.
6. Formulasikan Agenda Rapat Kerja dengan Sangat Cermat.
Jauh sebelum rapat kerja dimulai, agenda rapat adalah bagian yang sangat vital agar rapat kerja yang berjalan nanti sesuai dengan alur rapat yang seharusnya. Dalam hal ini, kita juga perlu cermat dalam mengidentifikasi kebutuhan dan permasalahan apa yang ingin kita sampaikan saat rapat kerja berlangsung. Rekan pembaca juga bisa memulai rapat kerja dengan menyampaikan kabar baik bagi para peserta rapat agar mereka merasa tenang dan rileks. Sebagai contoh, “Baiklah rekan-rekan, rapat kerja kita hari ini tidak akan berjalan lama, namun akan berjalan seefektif mungkin”. Jadi, para peserta rapat bisa sedikit rileks saat mendengar kata pengantar “tidak akan berjalan lama” sebelum rapat. Setidaknya, ini tidak akan menguras waktu dan energi mereka dengan waktu lama.
7. Tetapkan Tujuan untuk Pertemuan Berkala Selanjutnya.
Kami yakin ada begitu banyak hal yang rekan-rekan Career Advice ingin sampaikan di dalam rapat kerja. Sayangnya, semua poin-poin penting tersebut mungkin saja tidak bisa disampaikan secara langsung dalam satu kali pertemuan. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk memutuskan apa saja masalah penting yang akan kita sampaikan selama rapat kerja berlangsung. Jangan lupa, tetapkan waktu rapat dan gunakan waktu tersebut seefektif mungkin.
Bagaimana dengan poin-poin dan masalah lainnya yang tidak sempat tersampaikan selama rapat kerja? Jangan khawatir. Era digital menawarkan kita banyak platform yang sangat bermanfaat dan
membantu kita menyampaikan semua poin-poin rapat secara tidak langsung. Alat-alat tersebut diantaranya, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Email dan lain sebagainya.
8. Memiliki Pembicara yang Bervariasi pada Agenda Setiap Bulan.
Jangan biarkan rapat kerja menjadi hal yang sangat membosankan dengan menghadirkan narasumber yang itu-itu saja setiap agenda rapat berlangsung. Cobalah untuk menunjuk satu orang yang berbeda setiap pertemuan rapat. Lalu, kita dapat melatih mereka untuk menjadi narasumber di agenda rapat berikutnya. Sehingga, setiap orang bisa merasakan bagaimana rasanya menjadi narasumber, dan rapat kerja pun berjalan dengan nuansa yang berbeda-beda. Selain itu, jangan lupa untuk membatasi waktu pada masing-masing pembicara. Ini bertujuan agar rapat kerja tetap berjalan dengan seefektif mungkin.
9. Mengatur Ruangan Sebaik Mungkin, Sehingga Semua Orang dapat Memperhatikan Konten Rapat.
Sebelum memulai rapat kerja, rekan-rekan Career Advice juga perlu memastikan lingkungan fisik atau tatanan ruangan yang baik dan teratur, sehingga semua anggota rapat dapat melihat dan mendengar konten-konten rapat yang disampaikan dengan sangat baik. Jangan sampai ada anggota rapat yang tidak bisa melihat pembicara karena terhalang meja dan papan, atau merasa tidak nyaman karena tempat duduknya terlalu dekat dengan speaker. Nah, hal-hal yang seperti itu seharusnya perlu kita pikirkan dengan sangat matang.
10. Makanan Memiliki Kekuatan yang Besar pada Setiap Rapat Kerja.
Memang tidak salah jika setiap pertemuan seperti seminar,
konferensi, atau rapat kerja, makanan selalu memiliki daya tarik tersendiri bagi para pesertanya. Nyatanya, makanan dapat merilekskan atmosfer yang ada. Makanan tidak hanya membantu mempertahankan tingkat energi positif, namun juga membuat semua orang merasa nyaman. Jadi, pastikan rekan-rekan Career Advice menyajikan makanan sebagai santapan setelah rapat kerja selesai dan menyajikan makanan camilan (coffee break) selama rapat kerja berlangsung.
Yap! itu dia 10 tips ampuh yang dapat kita terapkan untuk meningkatkan kualitas rapat kerja yang kita adakan. Jangan sampai waktu kita hanya terbuang begitu saja untuk mengadakan atau menghadiri rapat kerja yang tidak tahu arahnya kemana, atau tidak memiliki persiapan yang matang. Nah, rekan-rekan Career Advice juga bisa membaca artikel-artikel kami lainnya yang berkaitan dengan rapat kerja untuk mendapatkan berbagai tips ampuh lainnya. Selamat membaca, rekan-rekan Career Advice.
