Pengertian Komunikasi Efektif
Komunikasi efektif adalah kegiatan saling bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau lebih (kelompok) yang hasilnya sesuai dengan apa yang diharapkan. Ketika komunikasi memang berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan dan kita mendapatkan hasil yang sesuai seperti apa yang kita inginkan, ini adalah tanda bahwa komunikasi yang kita jalin sudah berjalan dengan efektif.
Pengertian lain dari
komunikasi efektif adalah komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang yang terlibat dalam komunikasi. Pada pengetian ini, komunikasi bukan hanya memberikan hasil yang diinginkan oleh semua pihak, melainkan komunikasi yang terjalin dapat mengubah sikap dari pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi tersebut.
Apakah Seorang Pemimpin perlu Menciptakan Komunikasi Efektif?
Pasti rekan-rekan Career Advice sudah mengenal sosok Steve Jobs sebelumnya bukan? Nah bagi Steve Jobs, pemimpin yang berhasil menjalankan tugasnya adalah mereka yang dapat berkomunikasi secara bermakna dengan orang lain, terutama kepada para anggotanya. Contohnya, Jeff Bezos telah berhasil mengartikulasikan etos kerja yang diharapkan oleh Amazon kepada karyawannya, sehingga Amazon bisa sesukses sekarang ini. Ini menandakan bahwa seorang pemimpin memang perlu menciptakan komunikasi efektif agar bisa memberikan kejelasan pada orang lain, terutama tentang arah dan tujuan bisnis dan hal-hal apa yang perlu dikerjakan bersama.
Menurut website entrepreneur, ada 13 cara yang dapat membantu pemimpin untuk meraih komunikasi efektif, dan semua cara-cara tersebut akan kami jelaskan pada artikel kali ini. Yuk, langsung saja simak penjelasannya berikut ini.
1. Belajar untuk Menguasai Komunikasi Nonverbal.
Ternyata, komunikasi nonverbal memiliki dampak yang sangat dahsyat, bahkan lebih dari sebuah kata-kata yang diucapkan pada komunikasi verbal. Hal ini didukung oleh hasil sebuah penelitian yang mengatakan bahwa komunikasi nonverbal memberikan kontribusi sebesar 55% dari bagaimana audiens atau lawan bicara memandang sang presenter (pembicara utama).
Jadi, cara pertama yang perlu dikuasai oleh seorang pemimpin adalah belajar untuk menguasai
komunikasi nonverbal, sehingga orang-orang yang berkomunikasi dengan kita juga merasa nyaman. Selain itu, berkomunikasi dengan jelas dan percaya diri memang hanya bisa didapatkan ketika kita menggunakan bahasa tubuh yang tepat. Contohnya, menghindari postur tubuh yang membungkuk, menundukkan pandangan, tidak memiliki kontak mata yang konsisten, menguap ketika mendengarkan, dan lain sebagainya. Komunikasi nonverbal yang baik akan membawa kita pada
komunikasi efektif.
2. Memberi Penjelasan Lebih ketika Menyampaikan Ide Baru.
Menyampaikan ide-ide baru ternyata tidak semudah yang kita bayangkan loh! Sebagai seorang pemimpin, kita harus tahu bagaimana setiap orang memiliki daya serap berpikir yang berbeda-beda, sehingga kita tidak bisa memukul rata semua orang akan langsung memahami apa yang kita sampaikan pada penjelasan awal.
Hal ini didukung oleh sebuah studi yang dilakukan oleh mahasiswa pascasarjana di Stanford University. Pada studi ini terdapat sekelompok orang yang akan mengetuk melodi atau irama dari 120 lagu terkenal. Dalam hal ini, peserta atau responden lainnya harus bisa menebak lagu apa yang sedang diketuk. Mereka yakin bahwa 50% lagu yang ditebak adalah benar.
Ternyata, hanya 2.5% yang benar. Dari studi ini kita bisa melihat bahwa komunikasi yang jelas sangat diperlukan untuk meraih komunikasi efektif. Dan untuk meraih komunikasi yang jelas, kita perlu memberikan penjelasan yang lebih ketika menyampaikan ide, terutama ide-ide baru.
3. Mengenali Audiens atau Para Pendengar dengan Lebih Baik.
Supaya kita bisa menjadi pemimpin atau pembicara yang berkomunikasi secara efektif, alangkah baiknya jika kita berusaha untuk mengenal lawan bicara, pendengar atau audiens kita lebih baik dan lebih dalam. Ini adalah praktik yang cukup mudah, terutama jika jumlah audiens cukup sedikit sekitar 2-10 orang di dalam forum. Kita bisa memulainya dengan mengajak mereka untuk memperkenalkan diri atau menanyakan hal-hal simpel lainnya. Misalnya, “Ratna, minggu lalu kamu menghabiskan waktu akhir pekan kemana? Adakah disini yang sudah nonton film “Endgame” minggu lalu? Kalau sudah, bagaimana menurut Anda?” Lakukan percakapan ringan yang mengikat diri kita dengan audiens sebelum kita beralih ke topik pembicaraan utama.
4. Selalu Melibatkan Para Pendengar ke dalam Diskusi.
Meskipun seorang pemimpin atau narasumber memiliki
keterampilan komunikasi yang sangat baik dan tema pembicaraan yang sangat menarik, namun perlu selalu diingat bahwa fokus para pendengar memiliki keterbatasan. Sesekali bisa saja mereka kehilangan fokus atas apa yang sedang dibicarakan di dalam forum. Jadi, untuk mempertahankan fokus mereka dan meraih komunikasi efektif, kita perlu melibatkan mereka di dalam diskusi.
Misalnya, seorang manajer di dalam rapat kerja, menanyakan ide dan pendapat yang dimiliki oleh para karyawan di sela-sela penjelasannya terhadap suatu topik presentasi. Ini akan menjadikan rapat kerja menjadi forum diskusi yang interaktif. Sesekali kita juga bisa menanyakan pertanyaan lain atau memberikan lelucon loh!
5. Sampaikan Poin-Poin Penting di Awal dan Akhir Presentasi.
Setiap kali menjelaskan sesuatu, baik di dalam presentasi atau diskusi ringan lainnya, biasakan untuk selalu menjelaskan poin-poin penting dari pembicaraan di awal dan akhir penjelasan. Ini untuk membantu para pendengar menjadi semakin jelas dengan poin-poin penting apa saja yang kita sampaikan, sehingga komunikasi efektif akan terbentuk.
Sebagai contoh: “Baiklah rekan-rekan sekalian, pada presentasi kali ini saya akan menjelaskan tentang (i) nama produk baru perusahaan kita dan (ii) harga terbaru dari produk baru kita”. Lalu, sampaikan kembali dua poin penting tersebut di akhir presentasi seperti, “Nah, itulah dia penjelasan dari (i) nama produk baru perusahaan kita dan (ii) harga terbaru dari produk baru kita, sampai sini apakah ada pertanyaan?”.
6. Hindari Bantuan Visual yang Terlalu Intens.
Kenyataannya, Steve jobs melarang penggunaan PowerPoint sebagai bantuan visual untuk menjelaskan hal-hal penting tentang Apple, ini bukan hanya tentang rahasia-rahasia Apple yang harus diamankan, melainkan karena penggunaan PowerPoint yang berlebihan dapat
menghambat jalannya komunikasi.
Untuk meraih komunikasi efektif, kita perlu meminimalkan penggunaan bantuan visual dan mulailah berkomunikasi dengan kata-kata seperti, menyampaikan cerita-cerita yang menarik dengan
bahasa tubuh yang tepat
7. Jadilah Pendengar yang Baik.
Untuk meraih komunikasi efektif, kita perlu membiasakan diri untuk mendengarkan lebih daripada berbicara lebih. Sayangnya, seringkali kita mendengarkan sesuatu dan langsung terburu-buru untuk menjawabnya. Padahal, apa yang kita jawab tidak sesuai dengan pesan yang disampaikan oleh orang lain. Kondisi seperti ini sering memunculkan kesalahpahaman dan komunikasi yang tidak efektif. Jadi, Yuk mulai dari sekarang kita
menjadi pendengar yang baik untuk meraih komunikasi efektif.
8. Menerapkan Pendekatan PIP (Purpose, Importance, Preview).
Pendekatan Purpose, Importance, Preview (PIP) atau tujuan, kepentingan, pratinjau, ini adalah pendekatan yang sangat direkomendasikan oleh para pakar dan ini juga pendekatan yang digunakan di McKinsey. Pendekatan ini bertujuan untuk memberi perkenalan pada presentasi dengan menyatakan apa tujuan presentasi, menyampaikan mengapa presentasi yang akan dibagikan sangatlah penting, dan yang terakhir dengan meninjau implikasi dan kemungkinan hasil yang akan didapatkan.
Dari ketiga poin tersebut yaitu purpose, importance dan preview, kita bisa melihat bahwa pendekatan PIP akan memberi kejelasan pada audiens melalui tujuan, kepentingan dan pratinjau sehingga komunikasi efektif dapat tercipta.
9. Merekam Presentasi Penting sebagai Dokumentasi di Masa Depan.
Daripada buang-buang waktu dan energi untuk menyampaikan hal yang sama secara berulang-ulang, ada baiknya jika kita merekam presentasi kita dan dapat membagikannya dengan mudah. Ini juga bisa menjadi cara yang diandalkan dalam meraih komunikasi efektif. Selain itu, rekaman presentasi kita juga bisa digunakan sebagai dokumentasi penting di masa depan.
10. Memiliki Keterampilan dalam Mengatur Waktu.
Seringkali, para pemimpin lupa dengan batasan waktu yang dimilikinya untuk berbicara di depan karyawan. Kadang-kadang, sangking asyiknya berdiskusi dengan para karyawan atau audiens lainnya, mereka menghabiskan waktu lebih dari yang telah ditetapkan. Kondisi seperti ini tidak jarang akan memunculkan komunikasi yang kurang efektif.
Supaya kita bisa meraih komunikasi efektif, biasakan untuk mengasah keterampilan kita dalam mengatur waktu ketika berbicara. Kita perlu memahami kapan kita harus berpindah ke topik pembicaraan yang baru, kapan kita harus mengulang poin-poin penting yang sama, kapan kita bisa memberikan humor dan kapan kita harus serius dalam menjelaskan poin-poin penting.
11. Fokus untuk Mendapatkan Komunikasi Efektif.
Mungkin kita memang perlu menyisipkan humor di sela-sela diskusi kita dengan orang lain. Tujuannya agar perbincangan tidak berjalan terlalu serius, sehingga audiens atau para pendengar kita bisa rileks dan tertawa-tawa bersama dengan kita. Akan tetapi, dalam dunia profesional, komunikasi efektif tidak didominasi dengan humor dan tertawa yang berlebihan. Jangan sampai fokus kita melenceng dan terlupa untuk menyampaikan poin-poin penting dalam menciptakan komunikasi efektif.
12. Tidak Terpaku dengan Teks.
Terlalu terpaku dengan kalimat-kalimat yang tertera di dalam teks hanya akan membuat kita menjadi komunikator yang kaku dan membosankan. Kenyataannya, para subordinat atau karyawan akan lebih suka dan merasa lebih terinspirasi ketika mereka mendengar penjelasan dari para pemimpinnya yang tidak menggunakan teks, buku atau terpaku dengan sumber bacaan lainnya.
13. Meminta Umpan Balik (Feedback) yang Jujur.
Feedback atau umpan balik bukan hanya perlu diberikan ketika penilaian kinerja. Namun untuk meraih komunikasi efektif, kita juga perlu meminta feedback atau umpan balik dari orang lain loh. Dalam hal ini, pemimpin bisa meminta feedback atau umpan balik dari rekan-rekan kerjanya seperti, CEO, manajer, rekan kerja sebaya, bahkan memintanya dari para anggota tim.
Intinya, berkomunikasi secara jelas akan menghasilkan komunikasi yang efektif. Dan keterampilan untuk menciptakan komunikasi efektif ini perlu dimiliki oleh setiap pemimpin di dunia ini. Tujuannya agar semua kerja keras yang dilakukan bersama dapat menuju satu arah tujuan yang jelas. Yuk, mulai dari sekarang kita terapkan 13 cara dalam meraih komunikasi efektif seperti yang telah dijelaskan di atas. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.
