Communication
13 Strategi Berkomunikasi dalam Menyukseskan Acara Kantor
by
STUDiLMU Editor
Posted on
Jun 20, 2019
Acara kantor adalah waktu yang tepat untuk ajang promosi terhadap dunia luar. Untuk itu, kita perlu memastikan bahwa acara yang diselenggarakan akan berlangsung dengan sukses. Kita harus fokus pada strategi berkomunikasi yang digunakan.
Untuk menyukseskan acara kantor, kita harus fokus pada merek, penonton dan cara mempromosikannya. Dengan begitu, kita harus menciptakan sebuah cara yang menarik dan menyenangkan agar setiap orang yang hadir akan terkesan dengan acara yang ada.
Kali ini, kita akan membahas 13 strategi berkomunikasi dalam menyukseskan acara kantor. Dengan begitu, kantor kita akan dikenal masyarakat luar. Ini adalah hal yang baik untuk prospek di masa depan, bukan? Apa sajakah yang dapat kita lakukan?
1. Mengundang pembicara ternama.
Pembicara ternama biasanya memiliki jutaan pengikut yang suka mendengarkan apa yang mereka bagikan. Ketika mengundang seorang pembicara, tidak menutup kemungkinan bahwa para pengikutnya juga akan turut menghadiri acara tersebut. Pastikan bahwa pembicara tersebut juga memberitahu para pengikutnya tentang kehadirannya di acara kantor kita.
2. Memiliki tujuan lebih.
Di era yang serba maju dan canggih, banyak orang
menghadiri acara dengan ekspektasi yang besar. Jadi, pastikan bahwa acara kantor yang akan diselenggarakan dapat memenuhi harapan tersebut. Kita dapat memberikan manfaat besar yang mengesankan, misalnya membuat alur cerita filantropis yang dapat membuat suasana menjadi lebih menyenangkan atau melibatkan seorang pembawa acara yang dapat menyapa dan terhubung dengan tamu yang hadir secara mudah. Ini bertujuan agar dapat tercipta interaksi yang menyenangkan. Meminta nama akun media sosial para peserta juga dapat dilakukan sehingga dapat menandai mereka melalui media sosial.
3. Memiliki jadwal komunikasi.
Seberapa bagus acara yang akan berlangsung, dapat terlihat dari cara kita membangun image. Pastikan bahwa kita sudah memeriksa kembali setiap tulisan dan gambar sebelum dipublikasikan dan memiliki jadwal yang tepat waktu untuk mengomunikasikan acara dengan tim internal, vendor bahkan sponsor agar setiap orang mengetahui detail apa yang harus dilakukan dan tidak ada hal yang terlewatkan.
4. Melibatkan setiap orang di dalam organisasi.
Setiap orang di dalam organisasi harus terlihat dalam acara kantor, apalagi dalam acara yang spesial. Tim komunikasi tidak harus mengurusi semua komunikasi yang ada. Kita dapat meminta bantuan dari
tim pemasaran yang sering berhadapan dengan klien. Dengan begitu, mereka dapat membantu melakukan promosi acara dengan baik. Ini dapat dilakukan dengan memperbaharui signature pada email, menyebutkan acara yang akan berlangsung di akhir panggilan bahkan melakukan promosi melalui media sosial.
5. Memberikan dukungan terhadap tim.
Kita mungkin saja mengalami kekacauan di tengah kebutuhan yang rumit. Kita bahkan mungkin saja kehilangan tujuan. Untuk itu, pastikan bahwa kita selalu memberikan dukungan satu dengan yang lainnya. Dengan begitu, kita akan tetap mampu mencapai target dan visi yang telah ditentukan.
6. Menjadikan setiap orang sebagai brand ambassador.
Setiap orang di dalam organisasi merupakan brand ambassador. Pastikan setiap orang terlibat di dalamnya, misalnya membantu menyebarkan pengumuman melalui media sosial pribadi atau aplikasi percakapan pribadi yang dimiliki. Buatlah desain menarik dengan kejelasan waktu, hari dan tempat. Dengan begitu, banyak orang yang dapat mengetahui acara tersebut. Pastikan juga bahwa setiap orang memposting foto-foto selama acara dan setelah acara berlalu.
7. Mengirimkan pengingat.
Setiap orang memiliki kesibukan. Jadi sangatlah mungkin untuk melupakan apa yang harus dilakukan pada waktu tertentu. Nah, kita dapat menggunakan kalender pengingat yang dapat diketahui oleh setiap orang. Buatlah pengingat yang memberitahukan hal yang harus ditindaklanjuti atau mungkin seseorang yang perlu dihubungi serta hal lainnya agar tidak akan ada poin-poin penting yang terlewatkan. Dengan begitu, setiap orang juga akan merasa sangat berterimakasih karena telah diingatkan.
8. Gunakan email.
Perencanaan pemasaran acara kantor haruslah melibatkan berbagai alat komunikasi, seperti media sosial, media elektronik dan email.
Memanfaatkan email sebagai salah satu alat untuk melakukan promosi dapat menjadi cara yang tepat untuk digunakan.
9. Miliki konsistensi dengan gambar yang digunakan.
Gambar adalah salah satu daya tarik yang biasa diletakkan di poster, flyer dan brosur, tetapi pastikan bahwa kita memiliki konsistensi dengan gambar yang digunakan. Gambar tersebut harus memiliki gaya, warna dan bentuk yang sama. Ini menunjukkan kualitas tinggi yang dapat memudahkan orang lain mengenali acara tersebut.
10. Menciptakan pengalaman yang mengesankan.
Untuk menyelenggarakan acara kantor yang spesial, kita harus fokus pada tempat yang mewah, konten yang hebat dan nilai-nilai baru yang akan didapatkan oleh para peserta. Kita juga harus menciptakan momen-momen unik dan konten yang dapat dibagikan.
11. Memulai perencanaan sejak dini.
Setidaknya, kita harus memulai perencanaan setahun sebelum acara dilaksanakan. Ya, tidak semua acara membutuhkan waktu selama itu. Namun, ini untuk memastikan bahwa setiap orang akan memplot waktu tersebut sehingga tidak akan ada waktu yang bertabrakan dan memungkinkan untuk melakukan persiapan dengan matang.
12. Membuat kesepakatan.
Kita harus memastikan bahwa setiap orang akan menyampaikan informasi yang sama saat acara berlangsung. Nah, tidak ada salahnya jika harus membuat kertas contekan yang berisi hal-hal apa saja yang akan dibagikan dan disampaikan pada setiap orang yang hadir.
13. Memiliki komunikasi yang konstan.
Keberhasilan suatu acara ditentukan oleh komunikasi yang berlangsung. Pastikan bahwa kita memiliki komunikasi yang konstan. Tidak ada salahnya untuk mengirim hal yang sama secara berulang-ulang. Ini memastikan bahwa setiap orang di dalam tim dapat mengetahui dengan jelas setiap detail acara sehingga tidak akan terjadi kesalahpahaman yang dapat mengacaukan keberlangsungan acara.
Nah, itulah 13 strategi berkomunikasi dalam menyukseskan acara kantor. Jika kita akan menyelenggarakan acara kantor yang spesial, gunakan 13 strategi berkomunikasi ini untuk memastikan agar acara kantor akan berjalan dengan lancar dan sukses.
