Apa Definisi dari Manajemen Waktu atau Time Management?
Tidak lengkap rasanya jika kita sering mendengar istilah
manajemen waktu atau time management, namun tidak mengulik pengertiannya secara lebih dalam. Secara umum, manajemen waktu atau time management adalah suatu tindakan yang dilakukan untuk merencanakan, mengatur atau menjadwalkan waktu yang ada dan membagi waktu tersebut ke dalam beberapa kegiatan atau aktivitas yang akan kita lakukan dalam satu hari, satu minggu, satu bulan, bahkan satu tahun. Manajemen waktu atau time management juga bisa diartikan sebagai suatu proses pembagian waktu yang bisa membuat kita bekerja lebih cerdas dan bijak dalam menggunakan waktu.
Salah satu tujuan manajemen waktu tentunya agar kita tidak membuang-buang waktu untuk hal-hal yang kurang bermanfaat, kurang produktif atau segala hal yang tidak memberikan ROI (Return on Investment) atau laba yang tinggi.
Selain itu, salah satu manfaat manajemen waktu adalah membantu kita untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efisien, sehingga kita tidak perlu mengerjakan pekerjaan dengan usaha yang lebih keras, namun hanya memiliki hasil yang sedikit. Manajemen waktu atau time management yang baik dan tepat dapat menjauhkan kita dari rasa stres. Mengapa demikian? Karena kita akan terhindar dari perasaan seperti “diuber-uber oleh tenggat waktu”.
Manajemen waktu atau time management yang efektif akan membantu kita untuk menyelesaikan segala pekerjaan secara tepat waktu (on time). Keren banget kan penerapan manajemen waktu ini?! Contoh manajemen waktu yang seperti ini telah membuktikan betapa pentingnya manajemen waktu atau time management di dalam kehidupan kita.
Apakah Manajemen Waktu adalah Salah Satu Faktor Menuju Kesuksesan?
Waktu adalah salah satu aset yang sangat berharga di dalam kehidupan kita. Jika sebagian orang mengatakan bahwa mengatur finansial atau manajemen keuangan sangatlah penting, maka ada juga sebagian orang yang mengatakan bahwa manajemen waktu atau time management juga memiliki peranan yang sangat penting, karena waktu yang berlalu tidak dapat diputar kembali.
Memiliki keterampilan yang baik dalam manajemen waktu dapat membawa kita menjadi orang yang sukses. Sebagian besar orang-orang yang telah meraih kesuksesannya tidak pernah menyia-nyiakan waktu di dalam hidupnya, karena dengan
manajemen waktu yang baik mereka bisa memberikan produktivitas yang tinggi. Contoh manajemen waktu sehari-hari yang selalu dilakukan oleh para orang sukses adalah menulis jadwal penting di agenda mereka secara rutin dan menentukan tiga hingga lima tugas yang akan mereka prioritaskan setiap harinya. Jadi, jika rekan pembaca tertarik untuk belajar memiliki manajemen waktu yang lebih baik, kami menyarankan rekan-rekan untuk mempelajari tips manajemen waktu dari beberapa makalah manajemen waktu, buku-buku dengan materi manajemen waktu, dan tentunya membaca artikel ini lebih lanjut! hehe. Yuk, kita simak penjelasan artikel ini lebih dalam.
Apa Saja Tips Manajemen Waktu yang Baik untuk Meraih Tujuan Hidup?
Ketika kita tidak memiliki keterampilan yang baik dalam manajemen waktu atau time management, maka kita akan mengalami kesulitan dalam meraih segala tujuan hidup yang kita miliki. Sebagai contoh, rekan pembaca memiliki rencana untuk melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri di minggu depan, namun bos Anda memberi catatan agar rekan pembaca menyelesaikan segala pekerjaan kantor sebelum berangkat di minggu depan. Dikarenakan
manajemen waktu yang kurang baik, rekan pembaca tidak bisa memenuhi tenggat waktu yang ada, alhasil rekan pembaca gagal untuk melakukan perjalanan bisnis. Padahal, ada banyak sekali kesempatan yang diberikan perusahaan klien jika rekan pembaca bisa berangkat ke sana. Dari contoh ini kita bisa mengambil kesimpulan bahwa manajemen waktu yang buruk hanya akan membuat kita semakin jauh dari tujuan hidup yang sudah dirancang sebelumnya.
Data statistik menunjukkan bahwa 92% orang telah gagal mencapai tujuan jangka panjang mereka karena tidak memiliki manajemen waktu atau time management yang baik. Nah, apabila rekan-rekan Career Advice tidak ingin termasuk ke dalam data statistik tersebut, maka ini waktu yang tepat bagi rekan-rekan untuk memperhatikan hal-hal apa saja yang harus diperhatikan ketika membuat manajemen waktu?
Dilansir dari website entrepreneur dot com, ada 15 tips manajemen waktu atau time management yang sangat efektif untuk kita terapkan dan dapat mempermudah kita dalam meraih tujuan hidup. Langsung saja yuk kita simak penjelasannya berikut ini.
1. Pastikan Kita Menetapkan Tujuan dengan Cara yang Benar.
Seperti inti dari judul yang tertera pada artikel ini, manajemen waktu atau time management yang baik akan membantu kita dalam
meraih tujuan hidup. Namun, kita juga perlu memastikan bahwa
tujuan hidup yang kita miliki memang benar-benar ditentukan dengan cara yang tepat. Ketika kita menentukan tujuan, target atau sasaran dengan cara yang benar, maka kita akan menganggap “langit adalah batas dari mimpi-mimpi kita”. Maknanya, segala tujuan yang kita miliki memang terancang dengan spesifik, teratur dan juga relevan dengan kondisi serta kemampuan yang ada.
Secara singkat, S.M.A.R.T memiliki singkatan seperti di bawah ini:
S : Specific – Significant, Stretching, Simple
M :Measurable – Meaningful, Motivational, Manageable
A : Attainable – Appropriate, Achievable, Adjustable, Ambitious, Aligned, Action-focused
R :Relevant – Result-Based, Results-oriented, Resourced, Resonant, Realistic
T :Timely – Time framed, Timed, Time-based, Time-bound, Time-Specific, Timetabled
Dari singkatan S.M.A.R.T di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa menetapkan tujuan hidup dengan cara yang baik adalah membuatnya dengan secara spesifik, terukur (dapat diukur dengan valid), dapat dicapai, relevan dan memiliki waktu atau timeline yang jelas dan tepat terkait kapan kita harus bisa mencapainya.
2. Pisahkan Tugas Kerja ke dalam Beberapa Kategori dalam Penyelesaiannya.
Mungkin setiap harinya tugas kerja kita akan selalu bertambah lebih banyak dari yang kita prediksikan. Namun, jika kita memiliki cara yang tepat untuk mengatur penyelesaian tugas-tugas tersebut, sebenarnya seberapa banyak pun tugas yang ada tidak akan menjadi sebuah masalah. Oleh karena itu, kita perlu memisahkan tugas-tugas kerja yang ada ke dalam beberapa kategori untuk menentukan cara penyelesaiannya.
Kita bisa membagi semua tugas kerja ke dalam 4 kategori, yaitu sebagai berikut:
- Tugas kerja yang sangat penting dan urgent.
- Tugas kerja yang tidak urgent, namun tetap menjadi tugas yang penting untuk dikerjakan.
- Tugas kerja yang ingin kita fokuskan, dan
- Tugas kerja yang tidak penting sama sekali dan kita bisa menghindarinya.
3. Menyelesaikan Tugas yang Paling Sulit dan Besar
Mark Twain merekomendasikan kita untuk mengerjakan dan menyelesaikan tugas yang paling berat dan paling sulit di pagi hari. Mengapa demikian? Karena di pagi hari, otak kita masih sangat fresh, sehingga kita dapat memberikan semangat yang lebih untuk mengerjakan tugas-tugas berat dan sulit di pagi hari. Selebihnya, tugas yang ringan dapat kita kerjakan setelahnya deh.
4. Mengikuti Prinsip Pareto, yaitu Aturan 80-20.
Beralih ke poin nomor empat, salah satu tips manajemen waktu atau time management yang baik adalah menggunakan aturan 80-20 atau yang bisa kita sebut sebagai Prinsip Pareto. Maksud dari aturan ini adalah 80% sebuah hasil sebenarnya berasal dari 20% usaha atau upaya yang diberikan. Misalnya: 80% presentasi yang sukses berasal dari 20% latihan yang rutin. Untuk mengetahui trik aturan ini, kita perlu mengidentifikasi 20% usaha yang dapat menghasilkan 80% dari hasil dan skala tersebut.
Prinsip pareto atau aturan 80-20 ini memungkinkan kita untuk bekerja secara cerdas. Sehingga, kita dapat memiliki manajemen waktu atau time management yang baik dalam meraih segala tujuan hidup yang sudah kita tetapkan.
5. Fokus dan Menjaga Segala Kebiasaan Baik yang Ada.
Tips yang kelima, kita perlu memfokuskan diri terhadap kebiasaan-kebiasaan baik yang kita miliki dan menjaga atau mempertahankan segala kebiasaan tersebut. Kebiasaan yang baik dapat membantu kita untuk terhindar dari manajemen waktu yang buruk. Misalnya, kita terbiasa untuk memainkan media sosial di luar jam kerja. Nah, ini kebiasaan baik yang perlu dipertahankan karena dengan memiliki kebiasaan ini kita bisa fokus dalam menyelesaikan pekerjaan dan menggunakan waktu dengan bijak.
6. Cari Tau Apa saja Kebiasaan Buruk Kita dan Jauhi Semua Kebiasaan tersebut.
Apabila di poin ke-5 kami menyarankan rekan-rekan pembaca untuk fokus pada kebiasaan baik yang rekan pembaca miliki, maka di poin ke-6 ini kami menyarankan Anda semua untuk mengidentifikasi kebiasaan buruk apa yang masih melekat pada diri rekan pembaca sampai saat ini. Menjaga kebiasaan buruk hanya akan menjauhkan kita dari tujuan hidup yang diinginkan.
7. Atur Jadwal yang Tepat untuk Merespon Email.
Jangan sampai karena kita terlalu fokus dengan aktivitas mengecek dan membalas email, tingkat produktivitas kita malah menjadi menurun. Terlebih lagi, terlalu sering merespon email hanya akan merusak manajemen waktu kita. Jadi, usahakan untuk memiliki jadwal yang tetap dan tepat terkait kapan kita harus mengecek dan merespon segala email yang masuk. Misalnya, cek dan respon email pada 30 menit sebelum makan siang dan lakukan ini kembali pada 30 menit sebelum waktu bekerja selesai.
8. Menyusun Daftar Tugas Kerja di Malam Hari untuk Keesokan Harinya.
Usahakan satu jam atau 30 menit sebelum kita beranjak tidur di malam hari, kita telah menyusun daftar kerja apa saja yang akan kita lakukan dan kita selesaikan di esok hari. Dalam menyusun daftar ini, pastikan bahwa kita telah menetapkan tiga sampai lima prioritas yang akan didahulukan dari tugas-tugas kerja yang lain. Ini akan memudahkan kita dalam menyelesaikan segala tugas yang perlu dikerjakan, sehingga tujuan hidup kita juga akan lebih mudah untuk diraih.
9. Matikan Notifikasi dan Jauhkan Diri dari Aplikasi Media Sosial ketika Sedang Fokus Bekerja.
Aplikasi media sosial memang sudah menjadi “candu” bagi para penggunanya. Seperti yang dikatakan oleh para pemuda-pemudi di zaman modern, “Tidak mengecek media sosial dalam waktu satu jam saja sudah seperti bertahun-tahun”. Maknanya, mengecek, merespon dan memainkan media sosial sudah menjadi suatu kebiasaan mutlak yang harus dilakukan. Sayangnya, terlalu sering memainkan aplikasi media sosial hanya akan membentuk manajemen waktu yang buruk. Jadi, mulai dari sekarang kurangi penggunaan media sosial dan fokus dalam meraih tujuan hidup kita ya, rekan-rekan.
10. Bayangkan Perasaan Kita ketika Tujuan Hidup yang Diinginkan dapat Tercapai.
Ketika kita kehilangan fokus dan kehilangan waktu kita yang sangat berharga karena aktivitas-aktivitas yang kurang produktif, maka kita perlu membayangkan bagaimana perasaan yang akan kita miliki ketika tujuan hidup kita telah terealisasikan. Membayangkan perasaan seperti ini akan mendorong kita untuk kembali berfokus pada penerapan manajemen waktu yang baik.
11. Lakukan Meditasi dan Berolahraga Setiap Pagi.
Mungkin beberapa dari kita tidak menyadari bagaimana aktivitas meditasi dan olahraga pagi dapat membantu kita dalam mengatur waktu dengan lebih baik. Kedua aktivitas ini dapat membentuk diri kita menjadi individu yang lebih fokus, serius, dan lebih berenergi.
12. Cari Inspirasi Baru ketika Kita sedang Tidak Bersemangat.
Seseorang yang sedang menghadapi penurunan motivasi perlu untuk mencari inspirasi-inspirasi baru yang dapat membantu hidupnya menjadi lebih termotivasi. Untuk mendapatkan inspirasi baru, kita bisa menonton video-video motivasi di YouTube, menonton TED Talks, membaca buku-buku tentang motivasi, atau membaca artikel-artikel Career Advice kami di situs web STUDILMU. Mencari inspirasi baru dan menjaga motivasi akan mendorong kita untuk memiliki manajemen waktu yang baik dan semakin bersemangat dalam mengejar tujuan hidup.
13. Cari Mentor yang Dapat Membimbing Kita.
Jika kita sudah menjalankan beberapa tips di atas, namun kita masih merasa ada sesuatu yang kurang, maka tips ini mungkin bisa memenuhi harapan kita dalam memiliki manajemen waktu yang baik. Memiliki mentor yang tepat akan membantu dan membimbing kita dalam menerapkan manajemen waktu yang baik dan mencapai segala tujuan hidup yang ada.
14. Jangan Lupa untuk Meluangkan Waktu Istirahat.
Jangan pernah meremehkan waktu istirahat, ini sangat penting. Jika kita tidak memiliki waktu istirahat yang cukup, maka manajemen waktu yang kita miliki juga akan menjadi buruk dan terganggu.
15. Jangan Lupa untuk Meninjau Apa yang Kita Lakukan selama Tujuh Hari Berturut-turut.
Sekali dalam satu minggu terakhir, coba luangkan waktu untuk meninjau kembali terkait kegiatan atau aktivitas apa saja yang sudah kita lakukan dalam satu minggu (tujuh hari berturut-turut). Kita perlu memikirkan kembali dengan teliti, “apakah kita sudah menggunakan waktu dengan bijak dan efektif, atau belum?” Jika kita rasa belum memiliki manajemen waktu yang baik, maka kita harus memperbaikinya di minggu depan.
Yap! Itulah 15 tips manajemen waktu yang baik, yang dapat membantu kita untuk meraih tujuan hidup yang kita inginkan. Selamat menerapkannya ya, rekan-rekan Career Advice.
