Coaching

15 Tips Menyampaikan Umpan Balik Konstruktif

by STUDiLMU Editor
Posted on Mar 27, 2019

Halo rekan pembaca Career Advice, pastinya Anda sudah tidak asing lagi dengan umpan balik konstruktif. Umpan balik konstruktif sangat diperlukan dalam dunia bisnis, tetapi hal tersebut tidak selalu diterima dengan baik. Seseorang akan bergejolak ketika ia tahu bahwa ia tidak mengalami kesuksesan dalam beberapa area. Dan, menjadi seseorang yang menyampaikan kritik konstruktif ini tidaklah lebih mudah. Tetapi tenang saja, rekan pembaca dapat mempelajari tips untuk menyampaikan umpan balik konstruktif dalam artikel ini. Dan berikut adalah beberapa tips dalam menyampaikan umpan balik konstruktif.

1. Minta izin terlebih dahulu.

Ketika memberikan umpan balik, sangatlah penting untuk meminta izin terlebih dahulu. Katakanlah, ‘Bolehkah saya memberikan saran?’ maka penerima akan lebih bersedia untuk mendengarkan apa yang Anda katakana. Ini juga membuat mereka lebih membuka pikiran mereka untuk menerima umpan balik tersebut.

2. Berfokus pada tujuan.

Pikirkan hasil yang ingin didapatkan melalui umpan balik yang diberikan. Bicarakan manfaat dari umpan balik tersebut agar penerima tidak memasukkannya ke dalam hati. Tunjukkan bahwa Anda mendukung mereka untuk mencapai tujuan. Jangan berfokus pada kesalahan yang diperbuat. Maka, umpan balik akan menjadi sebuah proses untuk mencari solusi yang tepat dan membangun kerjasama yang lebih baik dalam membuat perubahan yang bermakna.

3. Hindari kata ‘tapi’.

Banyak pemimpin yang lebih suka memberikan umpan balik positif dibandingkan umpan balik konstruktif sebagai cara pendekatan. Namun mereka melakukan kesalahan yang fatal dengan penggunaan kata ‘tetapi.’ Gunakan kata ‘dan’ agar umpan balik yang diberikan dapat membuat seseorang mengubah perilakunya.

4. Membangun ‘Bank Emosional’ terlebih dahulu.

Para pemimpin harus memerhatikan pentingnya membangun ‘bank emosional’ dengan para anggota tim. Ini dapat dilakukan dengan memberikan umpan balik yang positif dan otentik sepanjang tahun. Dengan begini, pemimpin membangun kepercayaan dan penghargaan positif. Dan ketika pemimpin harus memberikan umpan balik konstruktif yang membangun, anggota tim akan bersedia mendengarkan dan membuat perubahan yang diperlukan.

5. Berfokus pada kesepakatan yang saling menguntungkan.

Memberikan umpan balik konstruktif dapat diubah menjadi sebuah kesempatan setiap pribadi untuk menyelaraskan perilaku dengan tujuan bersama. Ini dapat terjadi jika tujuan itu dikomunikasikan dengan jelas dan disetujui oleh pemimpin juga anggota tim. Tujuan yang jelas membuat umpan balik menjadi sebuah percakapan kolaboratif. Sehingga, seseorang akan dapat melakukan penyesuaian perilaku untuk mencapai tujuan yang disepakati.

6. Tanyakan pendapat penerima.

Berfokus pada perilaku tertentu. Anda harus bisa menjembatani posisi orang tersebut saat ini dengan posisi yang seharusnya dengan memberikan masukan yang jelas. Pertegas keyakinan Anda pada kemampuan orang tersebut untuk mencapai tujuannya. Berhati-hatilah dengan tata cara penyampaian saran Anda. Libatkan orang tersebut dalam pembicaraan dengan memberikan pertanyaan yang kuat, seperti ‘Apa pendapat Anda tentang hal ini?’

7. Buat proses umpan balik yang jelas bagi setiap orang.

Para pemimpin tidak harus memberikan kesan bahwa umpan balik tersebut tidak adil dan tidak diterapkan secara merata. Buatlah pola yang berulang, sistem dan bentuk umpan balik yang sama bagi setiap orang. Ini menunjukkan dan memvalidasi proses serta mengurangi kecemasan akan ketidakadilan. Cara ini memang bukanlah cara yang sempurna. Ini terkesan sangat membosankan. Namun, ini dapat mempertahankan proses umpan balik yang jelas bagi setiap orang.

8. Bingkai umpan balik menjadi sesuatu yang dapat dilakukan dengan lebih baik.

Sebenarnya, umpan balik diberikan dalam suasana kerja yang memiliki budaya memberikan umpan balik konstruktif. Ketika memberikan umpan balik, biarkan penerima menimbang umpan balik tersebut tanpa merasa defensif. Pastikan juga Anda memberikan umpan balik dengan menawarkannya. Ini adalah hal yang dapat dilakukan dengan lebih baik.

9. Berikan umpan balik saat itu juga.

Memberikan umpan balik konstruktif memang hal yang baik, tetapi ini dapat menjadi sebuah konflik. Buatlah umpan balik saat itu juga, secara langsung, fokus dan dapat ditindak lanjuti agar penerima umpan balik dapat melakukan perbaikan juga berkontribusi pada tim dengan lebih efektif. Latihlah ini berulang kali sampai memberikan umpan balik konstruktif menjadi sebuah kebiasaan yang nyaman bagi lingkungan Anda. jangan lupa untuk menyediakan umpan balik positif.

10. Ingatlah bahwa umpan balik adalah investasi terhadap potensi yang dimiliki penerima.

Jika mereka tahu bahwa Anda melakukan investasi dalam diri mereka karena mereka memiliki potensi besar, mereka akan melihat umpan balik konstruktif sebagai hal yang berbeda, bukan hanya sebuah kritik. Kita biasanya lebih terfokus pada masalah. Jarang sekali orang yang berfokus pada potensi yang dimiliki seseorang. Oleh karena itu, jadikan umpan balik sebagai suatu investasi untuk melakukan hal-hal besar.

11. Gabungkan empati dengan penjelasan.

Untuk menjadi konstruktif, gabungkan empati dan penjelasan. Daripada hanya sekedar memberikan kritik, lebih baik menunjukkan bahwa perilaku tertentu akan berakibat buruk bagi bisnis dan orang-orang didalamnya. Jelaskan juga bahwa perilaku yang seharusnya akan sangat baik bagi diri sendiri juga bisnis yang ada. Anda mungkin ingin berterus terang dan menjadi transparan. Tetapi, ingatlah untuk menggunakan empati Anda agar dapat memastikan bahwa percakapan tetap positif.

12. Mengasumsikan hal baik.

Katakan masalah secara langsung dan temukan solusinya bersama. Jika Anda mengasumsikan bahwa orang tersebut memiliki niat baik, secara otomatis bahasa dan sikap Anda akan berubah. Misalnya, jika seseorang selalu datang terlambat, daripada Anda harus berkata ‘Anda adalah pemalas,’ ubahlah menjadi kalimat yang lebih produktif. “Saya perhatikan Anda selalu datang terlambat akhir-akhir ini. apakah ada hal yang menghambat Anda untuk datang tepat waktu?”

13. Jadilah penasaran.

Tanyakan kepada anggota tim “Bidang professional aoa yang ingin Anda perbaiki?” Mulailah percakapan dari jawabannya dan tanyakan hal seputar hal yang dibahas olehnya. Jawabannya bisa saja bukanlah are yang Anda pikirkan. Jika Anda membantunya untuk bertumbuh dalam area tersebut, Anda akan membangun dasar untuk memiliki percakapan konstruktif di waktu mendatang. Mereka bahkan bisa saja menanyakan pendapat Anda nantinya.

14. Miliki rasa hormat dan sikap yang jelas.

Jangan terlalu menggunakan perasaan. Para pemimpin harus memiliki rasa hormat dan sikap yang jelas, tetapi jangan menahan diri. Menahan diri tidak akan melayani siapapun. Karyawan terbaik akan menerima umpan balik konstruktif sebagai sebuah hadiah.

15. Gunakan pendekatan sandwich.

Ketika Anda ingin mengatur suasana seorang anggota tim sebelum menerima umpan balik, mulailah dengan memberikan pujian. Biarkan mereka mengetahui bahwa mereka dibutuhkan dan dihargai. Lalu, diskusikan kekurangan yang mereka miliki dan cara untuk meningkatkannya. Tindak lanjuti dengan pujian dan beritahu mereka posisi yang mungkin mereka miliki di masa depan. Ini merupakan pendekatan bertumpuk maka dinamakan pendekatan sandwich. Cara ini menunjukkan penyampaian pesan yang penuh belas kasih dan memperkuat nilai mereka bagi perusahaan.

Itulah 15 tips yang dapat menjadi acuan Anda saat Anda hendak menyampaikan umpan balik konstruktif. Dengan mengikuti tips ini, umpan balik konstruktif yang Anda berikan akan menjadi suatu alat yang tepat untuk mengubah perilaku seseorang. Dan tentunya, ini menunjang kesuksesan pribadi juga kesuksesan organisasi.