Dalam meninjau peningkatan kinerja dari para karyawan, penting bagi para manajemen untuk mengadakan rapat tinjauan untuk mengecek apakah ada peningkatan kinerja yang diberikan oleh para karyawan atau tidak. Sehingga, manajemen dapat mencari cara yang lebih efektif dalam
meningkatkan kualitas kerja para stafnya. Pelaksanaan rapat tinjauan itu sendiri memiliki 4 alasan penting, yaitu sebagai berikut:
1. Rapat tinjauan dilaksanakan untuk memastikan bahwa segala hal yang perlu dicapai memang sudah bergerak maju untuk meraih tujuan sesuai rencana yang sudah ditetapkan.
2. Rapat tinjauan bertujuan untuk mengungkap masalah yang dapat memperlambat atau menghambat kemajuan kinerja para karyawan.
3. Rapat tinjauan bertujuan untuk mengurangi risiko tak terduga ketika segalanya sudah terlambat untuk mengambil tindakan yang korektif.
4. Rapat tinjauan ini juga bertujuan untuk memudahkan para (manajer) atau pihak manajemen dalam menentukan tindakan apa yang perlu diambil untuk mendukung setiap karyawan.
Setelah melihat 4 alasan utama di atas, rekan-rekan Career Advice akan semakin yakin bahwa rapat tinjauan memang sangat perlu untuk diadakan di dalam setiap perusahaan. Lalu, bagaimana cara untuk mengadakan rapat tinjauan secara efektif? Berikut adalah 6 tips untuk
membuat rapat tinjauan.
1. Memilih Waktu yang Terbaik.
Memilih waktu yang terbaik adalah faktor utama yang perlu dipertimbangkan ketika kita ingin mengadakan rapat tinjauan. Rapat tinjauan ini tidak boleh terlalu sering, karena bisa jadi karyawan belum selesai menyelesaikan semua pekerjaan atau proyek yang mereka miliki, sehingga kita tidak bisa menilai kemajuan mereka secara keseluruhan.
Di satu sisi, rapat ini juga tidak boleh diadakan dengan jarak waktu yang lama, karena dikhawatirkan sebuah masalah sudah terlanjur datang sebelum kita mampu menghindarinya.
Seberapa sering kita dalam mengadakan rapat peninjauan
peningkatan kinerja karyawan akan tergantung pada sejumlah faktor yang berbeda. Misalnya, jenis proyek yang mereka pimpin, tingkat prioritas proyek atau tugas kerja yang diberikan, dampak proyek terhadap bisnis, dan lain sebagainya.
Kami menyarankan rekan-rekan Career Advice untuk mengadakan rapat tinjauan dengan masing-masing laporan langsung setiap minggu. Dengan begitu masalah yang akan datang segera dapat dihindari dan rencana tindakan bisa dibuat dengan cepat. Atau minimalnya, sebelum hal buruk dapat terjadi, kita harus bertatap muka dengan karyawan (metode: satu manajer dan satu karyawan), dan menerapkan rapat tinjauan ini dengan semua karyawan setiap sebulan sekali.
2. Menjadwalkan Rapat Tinjauan Sebelumnya.
Beberapa karyawan mungkin akan merasa keberatan atau tidak terlalu familiar dengan rapat tinjauan sebelumnya. Sedangkan, seperti yang kita ketahui bahwa rapat tinjauan memiliki peranan yang sangat penting untuk meninjau peningkatan kinerja dari setiap karyawan. Sehingga, kita tidak ingin jika ada beberapa karyawan yang merasa tidak bersemangat untuk bergabung di dalam rapat penting ini.
Untuk menanggapi hal ini, kita perlu mengadakan rapat peninjauan sebelumnya, dan mengadakan rapat tinjauan yang sama di bulan depannya, juga dua bulan berikutnya (rutin dilakukan setiap bulan). Tetapkan rapat tinjauan ini menjadi agenda yang PASTI secara rutin akan diadakan oleh perusahaan. Sehingga, lama-kelamaan para karyawan akan merasa terbiasa dengan “ritme” rapat tinjauan ini.
3. Menentukan Konten yang Akan Dibahas.
Setelah menjadwalkan rapat tinjauan secara berulang, kita perlu memastikan bahwa setiap karyawan memahami apa yang disampaikan di setiap rapat tinjauan ini.
Kita juga perlu menetapkan harapan yang diinginkan dari perusahaan kepada mereka dan memastikan bahwa kita (pihak manajemen) juga memahami apa saja harapan-harapan dari mereka.
Inilah mengapa penting bagi kita untuk menentukan dan mempersiapkan konten-konten yang akan dibahas pada setiap rapat tinjauan yang diadakan. Hal ini bertujuan agar pesan yang ingin disampaikan di dalam rapat akan tersampaikan dengan baik dan rapat tinjauan berjalan dengan lancar, tidak bertele-tele dan membuang waktu. Pastikan bahwa setiap karyawan merasa sangat bergairah dan bersemangat untuk memberikan peningkatan kinerja setelah mereka selesai mendapatkan hasil tinjauan dari para manajemen.
4. Menerapkan Komunikasi Dua Arah.
Seringkali orang-orang salah paham dengan rapat tinjauan. Beberapa karyawan merasa takut atau malas untuk mengikuti rapat tinjauan, karena mereka merasa akan dikritik habis-habisan dengan para manajemen terkait kinerja mereka selama ini. Kita bisa menarik kesimpulan bahwa selama ini ada beberapa pihak manajemen yang keliru bahwa rapat tinjauan seharusnya menerapkan komunikasi dua arah. Maksudnya, kita tidak hanya menjelaskan bagaimana kinerja seorang karyawan berdasarkan peninjauan yang kita lakukan, namun kita juga dituntut untuk bertanya kepada mereka.
Beberapa pertanyaan yang diajukan harus bisa membuka jalan komunikasi dua arah antara manajer dan karyawan. Misalnya, “apakah ada kesulitan pekerjaan selama ini?” atau “menurut Anda, apa solusi terbaik dari permasalahan yang Anda rasakan?” sehingga, karyawan juga diajak berpikir dan berdiskusi terhadap teknik penyelesaian masalah yang diperlukan.
5. Menanyakan Kemajuan Kinerja yang Terjadi pada “Saat Ini”.
Tips kelima ini memberi kita arahan agar beberapa pertanyaan yang kita ajukan harus berkaitan dengan kemajuan atau masalah apa saja yang terjadi pada “saat ini”, bukan sesuatu di masa lampau yang mungkin sudah terselesaikan dengan baik.
Misalnya, “sejak terakhir kali kita bertemu untuk membahas kemajuan proyek Anda, apakah semuanya telah berjalan dengan baik?” Setelah berdiskusi hal tersebut, coba gali beberapa masalah yang potensial: “Apakah ada kesulitan? dan “Apa ada yang tidak berjalan sebaik yang Anda harapkan?”.
Tanyakan juga beberapa pertanyaan tentang apa yang telah dipelajari seorang karyawan “Mengingat apa yang Anda ketahui sekarang, jika Anda bisa kembali ke masa lalu, adakah yang ingin Anda lakukan secara berbeda dengan proyek atau tugas kerja yang sudah dilakukan?”.
Jangan lupa untuk memberi pujian atas kinerja karyawan yang berhasil menyelesaikan pekerjaan pada tenggat waktu yang sudah ditentukan. Jika memang terjadi masalah pada pekerjaan atau kinerja mereka, bersyukurlah karena masalah sudah terungkap saat rapat tinjauan dilaksanakan, sehingga tidak menghambat pekerjaan-pekerjaan setelahnya.
6. Mencari Cara Terbaik untuk Selalu Mendukung Semua Karyawan dengan Lebih Baik.
Menjadi manajer orang yang baik berarti secara proaktif mempelajari bagaimana perilaku kita dalam
memengaruhi orang lain, terutama kepada karyawan kita. Rapat tinjauan adalah waktu yang tepat untuk mencari tahu apa yang dapat kita lakukan selaku pihak manajemen untuk bisa selalu mendukung semua karyawan, tanpa terkecuali.
Ada dua pertanyaan yang kami rekomendasikan untuk diajukan pada akhir setiap pertemuan, yaitu:
- “Apa yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda? dan,
- “Apakah ada yang bisa saya lakukan lebih sedikit yang bisa membantu Anda menjadi lebih sukses?”
Kesimpulannya, rapat tinjauan diadakan untuk membantu semua karyawan dalam melatih diri mereka bertanggung jawab dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Rapat tinjauan akan meminta pertanggung jawaban dari setiap orang untuk melaporkan peningkatan kinerja dan pekerjaan mereka kepada pihak manajemen setiap satu bulan sekali dengan metode satu lawan satu atau satu karyawan dan satu manajer. Sehingga, kerahasiaan akan terjaga dengan aman.
Dan, jangan lupa untuk terus mendukung segala pergerakan karyawan kita, sehingga mereka tidak merasa terbebani dalam pekerjaan atau proyek yang sedang mereka kerjakan.
Apakah rekan-rekan Career Advice tertarik untuk mengadakan rapat tinjauan kepada para karyawan Anda? Jika ya, selamat mencobanya ya rekan-rekan Career Advice.
