Coaching atau Pembinaan
Setiap akhir tahun (12 bulan) biasanya para manajer, bos, atau pemimpin perusahaan akan memiliki sesi khusus dengan para karyawannya yaitu, sesi coaching. Sesi ini bertujuan agar karyawan tahu apakah pekerjaan yang mereka lakukan selama ini sudah benar atau belum dan apakah ada hal-hal yang perlu diperbaiki dalam pekerjaan mereka, atau semuanya sudah berjalan dengan baik? Namun masalahnya, apakah coaching yang dilakukan pada hari itu bisa mewakili segala jerih payah yang karyawan berikan selama setahun? Coaching atau proses pembinaan adalah pendekatan yang berbeda untuk
mengembangkan potensi karyawan. Dengan proses ini, para pemimpin memberi para stafnya peluang untuk tumbuh dan mencapai kinerja optimal melalui
umpan balik, konseling, dan bimbingan yang konsisten.
Apabila coaching atau pembinaan ini diterapkan dengan cara yang benar, maka proses ini bisa dikatakan sebagai peta jalan yang terstruktur agar para karyawan dapat mencapai kesuksesan mereka. Sebaliknya, apabila coaching tidak dilakukan dengan cara yang benar, maka efeknya karyawan akan merasa seperti seseorang yang tidak dihargai, dimaki, bahkan mereka merasa sedang dihukum oleh pemimpinnya.
7 Hal Penting Dalam Coaching atau Pembinaan
Nah pada artikel kali ini, kami akan menjelaskan 7 hal penting dalam coaching atau pembinaan yang dapat melatih mental karyawan untuk membantu mereka menuju kesuksesan yang diharapkan. Yuk, kita simak penjelasan berikut ini.
1. Membangun Hubungan Saling Percaya.
Kita perlu menerapkan cara pertama ini dengan sangat baik karena ini akan menjadi fondasi yang kuat dalam melakukan coaching atau pembinaan kepada karyawan. Fondasi yang kuat berawal dari hubungan baik yang terjalin antara manajer dan karyawan. Dengan hubungan yang baik, kedua belah pihak akan memiliki kepercayaan satu sama lain. Logikanya, bagaimana bisa seorang manajer melakukan pembinaan karyawan dengan baik, jika dia tidak mempercayai karyawannya? Pastinya segala hal yang dinilai dari karyawannya akan bersifat subjektif. Sebaliknya, bagaimana bisa seorang karyawan dapat menerima pembinaan atau
coaching yang baik dari manajernya, jika karyawan tidak mempercayai manajernya? Pasti apapun yang manajernya katakan hanya akan terdengar sebagai opini yang buruk untuk karyawan tersebut.
Dengan cara pertama ini, para pemimpin dapat melatih mental karyawan mereka untuk menjadi seorang yang percaya dengan orang lain dan membentuk diri mereka menjadi pribadi yang dapat dipercaya dengan baik.
2. Membuka Sesi Coaching atau Pembinaan dengan Baik.
Dalam rangka membuat sesi pembinaan karyawan atau coaching, manajer harus menyampaikan hal ini dengan baik dan ramah kepada para karyawan mereka. Hindari cara-cara kasar, tidak menghargai atau menuduh. Ini hanya akan membuat sesi pembinaan menjadi tidak efektif. Cara kedua ini dapat melatih mental karyawan untuk menjadi seorang yang berperilaku baik dan sopan santun, meskipun terhadap orang yang posisinya berada di bawah mereka.
3. Membuat Karyawan Paham akan Pentingnya Sesi Coaching atau Pembinaan.
Cara ini mungkin sedikit sulit untuk diterapkan karena kita harus mencari cara yang efektif agar karyawan mampu menyadari dan memahami bahwa ada kesalahan kinerja yang dia miliki, sehingga
sesi coaching atau pembinaan sangatlah diperlukan. Kesalahan umum yang sering terjadi adalah karyawan berpikir bahwa manajer atau pimpinan mereka sedang ingin mencari-cari kesalahan mereka. Itulah sebabnya sesi coaching diadakan. Seringkali karyawan merasa tidak terima jika sesi pembinaan harus dilakukan.
Dalam hal ini, kita perlu membuat mereka menyadari bahwa ada kesalahan kinerja yang mereka lakukan, dan yang tidak kalah pentingnya adalah membuat mereka memahami bahwa jika kesalahan kinerja itu tidak segera diperbaiki, maka ini akan berpengaruh pada
kesuksesan mereka di masa depan. Sehingga, dengan perasaan sukarela, mereka akan terbuka dengan sesi pembinaan yang dibuat oleh pimpinan mereka.
Untuk menerapkan hal ini, kita bisa melakukan tiga hal di bawah ini:
- Mengutip contoh spesifik dari masalah kinerja yang dilakukan oleh karyawan.
- Memperjelas harapan kinerja yang kita miliki dalam situasi tersebut.
- Meminta persetujuan karyawan tentang masalah ini.
Selain itu, kita juga perlu melakukan dua hal berikut:
- Usahakan agar karyawan mengartikulasikan pemahamannya tentang konsekuensi yang terkait dengan masalah kinerja mereka.
- Mintalah persetujuan karyawan tentang masalah tersebut.
Melalui cara ketiga ini, secara tidak langsung kita sedang melatih mental karyawan agar mereka
memiliki kesadaran diri yang tinggi. Maksudnya, mereka dapat berpikir secara objektif terhadap diri mereka sendiri tentang “apakah kinerja yang saya miliki selama ini sudah bagus atau belum?”.
4. Mencari Solusi Bersama.
Apabila karyawan sudah menyadari masalah kinerja mereka dan memahami konsekuensinya dengan sangat baik, sekarang saatnya untuk mencari solusi atau menyelesaikan permasalahan bersama-sama.
Kami tidak menyarankan rekan-rekan pembaca untuk mengusulkan ide atau solusi alternatif dari Anda sendiri, namun ajaklah staf rekan-rekan pembaca untuk ikut memberikan solusi dalam permasalahan ini. Kecuali, jika staf tidak memberikan solusi apapun dan bertanya kepada Anda terkait pemecahan masalah yang terbaik dalam hal ini.
Penting bagi kita untuk saling bekerjasama dalam memecahkan setiap permasalahan yang ada. Dengan begitu, sesi coaching atau pembinaan ini dapat dikatakan sebagai proses yang berhasil. Cara keempat ini juga dapat melatih mental karyawan untuk membangun kerjasama yang baik dengan pimpinan mereka dalam usaha memecahkan permasalahan dan tentunya, ini juga akan mendorong mereka untuk berpikir kritis dan kreatif.
5. Mendapatkan Komitmen dari Karyawan untuk Tindakan Selanjutnya.
Setelah beberapa alternatif pemecahan masalah sudah terbentuk, maka ini saat yang tepat bagi karyawan untuk memilih alternatif yang mereka inginkan. Sekali lagi, kami juga tidak menyarankan rekan-rekan Career Advice untuk memilihkan alternatif yang ada untuk karyawan rekan pembaca. Biarkan mereka memilihnya sendiri. Mengapa? Karena mereka adalah orang-orang yang akan menjalankan alternatif tersebut untuk memperbaiki masalah kinerja yang terjadi.
Selain itu, pemimpin harus mendapatkan komitmen lisan dari karyawan mereka mengenai tindakan apa yang akan diambil dan kapan tindakan tersebut akan diterapkan.
Cara kelima ini akan melatih mental karyawan untuk memilih alternatif yang terbaik bagi mereka, membangun komitmen dalam diri mereka sendiri dan belajar untuk bertanggung jawab atas pilihan yang sudah mereka buat.
6. Menangani Alasan-alasan yang Diberikan oleh Karyawan dengan Bijaksana.
Ketika sesi coaching atau pembinaan berlangsung, karyawan seringkali menyanggah atau menolak penilaian yang diberikan dengan berbagai alasan yang mereka miliki. Ini wajar, karena salah satu sifat manusia adalah melakukan pembelaan terhadap dirinya sendiri.
Lalu, apa yang dapat dilakukan oleh manajer dalam hal ini? manajer dapat menanggapi alasan-alasan yang diberikan dengan mengulangi poin-poin yang dianggap oleh karyawan sebagai bentuk penyalahan, tuduhan atau makian dari manajernya sebagai dorongan bagi karyawan untuk memeriksa kembali perilaku mereka. Dalam hal ini, manajer perlu menanggapi karyawan dengan sikap empati dan sabar sebagai bentuk dukungan mereka terhadap situasi yang sedang dihadapi karyawan.
Cara ini dapat melatih mental karyawan untuk merefleksikan kesalahan mereka dan bersikap jujur terhadap diri mereka sendiri atas kesalahan-kesalahan yang mereka perbuat.
7. Memberikan Umpan Balik (Feedback).
Para pemimpin dan pelatih akan memberikan umpan balik dengan cara seefektif mungkin. Ada beberapa hal penting yang perlu diingat ketika memberikan umpan balik kepada orang lain. Umpan balik yang baik harus memiliki ciri-ciri di bawah ini:
- Tepat waktu.
Umpan balik harus diberikan sesegera mungkin setelah interaksi atau setelah pengamatan dilakukan.
- Lebih spesifik.
Pernyataan seperti "Anda melakukan pekerjaan dengan baik" atau "Anda tidak menangani masalah klien dengan baik", ini terlalu umum dan akan menimbulkan banyak persepsi. Dalam situasi seperti ini, umpan balik yang diberikan harus lebih rinci.
- Fokus pada “apa” bukan “mengapa”.
Hindari membuat umpan balik seolah-olah itu merupakan penilaian. Mulailah dengan kalimat “Saya telah mengamati ...” atau “Saya telah melihat ...” dan kemudian merujuk pada perilaku karyawan. Fokus pada perilaku dan bukan orangnya. Jelaskan apa yang kita dengar dan lihat, serta bagaimana perilaku itu berdampak pada tim, klien, dll.
- Gunakan Nada Suara yang Tulus.
Hindari nada yang menunjukkan kemarahan, frustrasi, kekecewaan atau sarkasme saat sesi coaching atau pembinaan berlangsung.
Menyampaikan umpan balik dengan cara yang benar akan melatih mental karyawan untuk menerima umpan balik yang diberikan orang lain dengan suka hati, bukan dengan perasaan yang negatif.
7 cara di atas sangat baik untuk diterapkan di dalam sesi coaching atau pembinaan karyawan, sehingga mental para karyawan dapat terlatih dengan baik dan mereka dapat menjadi individu yang lebih positif, termotivasi dan semangat dalam bekerja.
