Setiap pagi saat sudah sampai di kantor, buka laptop dan cek kotak masuk email dan… ups! Ternyata ada 50 email lebih di dalam kotak masuk kita. Disisi lain, kita punya setumpuk pekerjaan di depan mata yang harus segera diselesaikan dan tenggat waktunya juga sudah semakin dekat. Setiap harinya,
email yang masuk selalu bertambah dari hari ke hari, sampai-sampai kita kewalahan dan bingung, yang mana yang harus kita dahulukan, membalas email atau
menyelesaikan pekerjaan?
Kenyataannya, realita seperti ini banyak terjadi pada para pengusaha dan karyawan. Seakan waktu 24 jam dalam sehari tidak cukup bagi kita untuk menyelesaikan semua itu. Pernyataan ini juga didukung oleh penelitian yang menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan 28% waktu dari minggu-minggu kerjanya hanya untuk
merespon email, dan ini sekitar 11 jam per minggunya.
Walaupun email berfungsi sebagai salah satu alat produktivitas bagi kebanyakan orang, namun email juga bisa menjadi gangguan serius yang memperlambat kita dalam menyelesaikan pekerjaan yang lebih penting. Pada artikel kali ini, kami akan membahas tentang bagaimana cara tetap fokus kerja tanpa harus terganggu dengan segudang email yang masuk ke dalam inbox kita? Mau tau apa saja cara-caranya? Yuk, kita simak penjelasannya berikut ini.
1. Hindari Membuka Kotak Masuk Email di Pagi Hari.
Saat alarm di ponsel berbunyi, secara otomatis kita akan mematikannya, dan entah mengapa kita selalu tergoda untuk mengecek kotak email, media sosial, whatsapp dan lain sebagainya. Ini adalah kebiasaan yang hampir dilakukan oleh semua orang setiap hari, bahkan setiap pagi!
Begitu juga ketika rekan-rekan Career Advice sampai di kantor dan membuka laptop, kami menyarankan rekan pembaca untuk tidak langsung mengecek kotak masuk email. Entah mengapa, kita seakan selalu memiliki kecenderungan untuk selalu membuka kotak masuk. Hmm, sebenarnya titik permasalahan dari hal ini adalah kita membuat orang lain tahu bahwa kita siap membantu mereka secepat mungkin. Apalagi jika kita selalu merespon email, text atau whatsapp dari orang lain dengan sangat cepat. Ini hanya akan menimbulkan kesan bahwa kita adalah orang-orang yang selalu available atau tersedia, sehingga orang-orang bisa mengontak kita kapanpun yang mereka mau.
Seharusnya, pagi hari itu kita isi dengan pikiran-pikiran yang positif dan membuat kita rileks, sehingga kita dapat mengatur strategi untuk meraih segala prioritas kita pada hari itu. Dan, tentunya tidak fokus pada berbagai permintaan dari orang lain yang membuat kita semakin jauh dari prioritas harian.
2. Kosongkan Kotak Masuk Email Setiap Hari.
Setelah rekan pembaca menemukan waktu yang tepat untuk merespon email-email yang masuk. Berusahalah untuk mengosongkan kotak masuk email, atau minimalnya mengurangi lautan email yang menyerang kita. Eits! namun bukan berarti kita harus menjawab semua email yang masuk dalam waktu yang singkat ya. Setidaknya, kita perlu mempertimbangkannya terlebih dahulu, apakah email ini penting untuk segera dijawab atau tidak?
Nah untuk dapat mencapai tujuan ini, kita bisa menggunakan metode berikut:
- Segera balas dan lakukan! Apabila email yang dikirim dapat dijawab dan dikerjakan kurang dari 2 menit, maka kita bisa menjawabnya secepat mungkin.
- Mendelegasikan email. Ini bukan berarti melempar tanggung jawab kepada orang lain, namun kita mencoba untuk meneruskan tugas yang tepat kepada orang yang tepat.
Menunda jawaban email. Apabila email tidak terlalu urgent (mendesak), maka kita dapat membalas pesan pada waktu yang lebih baik dan tepat.
- Menghapus email. Ini dapat dilakukan jika email yang diterima tidak ada kaitannya dengan kita, tidak penting, atau sudah didelegasikan. Jadi, hapus saja deh!
- Simpan email. Ini bisa kita lakukan jika informasi yang diberikan akan sangat diperlukan di masa depan, sehingga kita dapat merujuknya nanti dan menyimpannya terlebih dahulu.
3. Hentikan CC kepada Semua Orang di Kantor.
Membuat CC memang sangat penting untuk menghubungkan suatu informasi atau masalah kepada orang-orang yang memiliki kaitan dengan email yang dimaksud. Namun, kita perlu tahu kapan kita harus CC dan kapan CC tidak perlu digunakan. Seringkali jawaban-jawaban yang dikirim dari CC tidak memiliki kaitan apapun dengan banyak karyawan, sehingga email mereka dipenuhi dengan jawaban-jawaban email yang sama sekali tidak penting untuk mereka.
Solusinya, apabila jawaban yang ingin diberikan sudah tidak berkaitan dengan banyak orang, lakukan CC hanya kepada beberapa orang tertentu saja, stop klik ‘reply-to-all’, balas saja email tersebut kepada orang yang bersangkutan secara pribadi.
4. Mengecek Email dalam Periode Waktu Tertentu.
Rekan-rekan, menurut Jocelyn Glei sebagai penulis Unsubscribe, ada dua jenis orang dalam merespon email loh! Apa saja ya? Intinya, orang yang pertama akan selalu merespon email dengan cepat dan selalu mantengin kotak masuk mereka. Seakan-akan membalas email jauh lebih penting daripada tugas kerja mereka. Kedua, orang-orang yang merespon email dengan menunggu sampai beberapa jumlah email masuk ke dalam kotak email mereka, dan jika dirasa sudah tepat waktunya untuk menjawab email, maka mereka akan meresponnya dengan segera.
Dalam hal ini, tipe yang kedua jauh lebih efektif dalam menyelesaikan pekerjaan daripada yang pertama. Tidak hanya itu, golongan kedua juga akan merasakan sedikit stres loh! Karena mereka tidak mencampur-adukkan antara pekerjaan dan email.
5. Memanfaatkan Staf atau Alat Manajemen Email.
Apabila rekan pembaca adalah seorang bos, manajer, atau pemimpin perusahaan yang sangat sibuk. Sehingga, rekan pembaca tidak memiliki waktu banyak dalam mengecek dan membalas email satu per satu, maka rekan pembaca bisa meminta sekretaris atau staf yang sangat Anda percayai. Pastikan mereka paham untuk memisahkan pesan-pesan penting dari email yang tidak pantas mendapatkan perhatian langsung dari rekan pembaca.
Cara lainnya, rekan pembaca bisa menggunakan alat manajemen email yang mengatur pesan-pesan yang masuk ke kotak email Anda. Dengan begini, kita bisa tetap fokus kerja tanpa terganggu dengan berbagai email yang masuk.
6. Tetapkan Waktu Mengirim Email di dalam Perusahaan Kita.
Apabila rekan pembaca adalah seorang pemimpin teratas yang memiliki posisi vital dan memiliki otoritas untuk mengambil keputusan penting, maka rekan pembaca bisa membuat peraturan baru untuk mengirim email secara internal (antar karyawan di dalam kantor). Rekan pembaca bisa menetapkan kapan waktu yang tepat agar para karyawan bisa mengirim email kepada rekan-rekan kerjanya, dan kapan waktu yang tepat untuk menelpon atau berdiskusi secara langsung tanpa harus mengirim email. Dengan begitu, rekan pembaca sudah berkontribusi untuk mengurangi gangguan email terhadap karyawan Anda di kantor.
7. Sempurnakan Etika dalam Mengirim Email.
Tentunya, dalam berkomunikasi melalui email, ada beberapa etika yang perlu kita ikuti. Menyempurnakan etika dalam mengirim email juga akan membantu kita untuk menyelesaikan atau merespon lebih banyak email yang masuk, karena informasi-informasi yang disampaikan sudah sangat jelas. Jadi, ga ada lagi deh tuh skenario harus membalas email dengan pertanyaan “apa yang dimaksud dengan email yang dikirim pada tanggal dan waktu bla bla bla”, menunggu balasan email, dan membalasnya lagi (ini hanya akan membuang-buang waktu, bukan?). Etika dalam mengirim email seperti berikut:
- Memiliki baris subjek yang jelas dan spesifik.
- Selalu menjadi profesional dengan tidak menggunakan emoticon, tanda seru yang berlebihan atau kata-kata yang tidak serius (bercanda).
- Proofread dengan mengecek konten email secara keseluruhan sebelum kita mengirim email kepada penerima.
- Tulis ajakan untuk bertindak yaitu, mengakhiri email dengan CTA yang kuat sehingga pihak lain tahu langkah apa yang kita minta untuk mereka lakukan selanjutnya.
- Tambahkan tanda tangan (signature) dengan informasi kontak kita. Apabila penerima perlu menghubungi kita kembali, mereka sudah memiliki informasi kontak kita tanpa harus memintanya.
8. Menunda Respon.
Ini bukan berarti bahwa kita tidak memerdulikan email-email yang masuk. Akan tetapi, kita bisa menahan jawaban terhadap email untuk sesaat. Sehingga, ketika kita membalas email-email tersebut, kita bisa menjawabnya dengan pikiran yang lebih tenang, positif dan memberikan jawaban yang tepat. Dengan begitu, pekerjaan kita juga tidak akan terganggu.
Jadi, bagaimana pendapat rekan-rekan pembaca terhadap 8 cara di atas? menarik bukan! Yuk, kita mulai terapkan dari sekarang, sehingga kita akan
menjadi lebih produktif dan
tetap fokus kerja tanpa harus terganggu dengan email-email yang masuk secara berlebihan. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.
