Rekan pembaca pasti setuju, ketika memiliki hubungan yang baik dengan klien, kita akan merasa nyaman untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan mereka. Begitupun dengan klien, mereka akan merasa nyaman untuk berbicara, mendengarkan dan berdiskusi dengan kita. Mereka akan merasa puas dengan pekerjaan yang kita berikan. Tidak menutup kemungkinan bahwa mereka akan memasarkan kita terhadap rekan-rekan lainnya.
Oleh karena itu, sangatlah penting untuk membangun
hubungan yang baik dengan klien, terutama jika kita adalah para profesional yang langsung terhubung dengan klien. Hubungan yang baik juga dapat memberikan peluang yang menguntungkan dan kesuksesan yang lebih besar.
Nah, kira-kira, apa sajakah yang harus dilakukan agar kita dapat membangun hubungan yang baik dengan klien? Mari kita simak 8 tips membangun hubungan yang baik dengan klien berikut ini.
1. Mengenal cara kerja klien.
Saat pertama kali terhubung dengan klien, alangkah baiknya jika kita mencari tahu tentang perusahaan, tim dan proyek-proyek yang pernah ditangani sebelumnya. Dengan begitu, kita dapat memulai percakapan dengan percaya diri, penuh antusias dan memberikan kesan yang hebat.
Mengenal klien berarti kita juga harus mengenal bahasa yang digunakan. Cari tahu juga gaya komunikasi seperti apa yang disukai oleh klien. Apakah mereka suka berkomunikasi melalui email, telepon atau tatap muka langsung? Apakah klien suka berbicara panjang lebar atau singkat, padat dan jelas? Temukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini.
Nah, cara terbaik untuk mengenal klien lebih dalam adalah dengan mengadakan pertemuan awal. Dengan begitu, kita dapat mengetahui budaya yang ada di kantor klien dan cara mereka berkomunikasi. Jika tidak memungkinkan, kita dapat mencoba untuk melakukan panggilan video. Dengan cara yang terbuka seperti inilah akan menghindari kita dari julukan ‘penguntit.’ Kita juga dapat merasakan langsung rasanya bekerja dengan klien.
2. Memiliki pertemuan rutin.
Kita perlu memiliki pertemuan rutin dengan klien. Selama kerjasama masih terjalin, tidak ada salahnya untuk sesekali mengatur jadwal makan siang bersama klien atau mampir ke kantor klien. Dalam pertemuan tersebut, kita dapat membahas pembaharuan proyek yang sedang berjalan. Ini juga memberikan kesempatan bagi klien untuk menanyakan hal-hal yang membingungkan. Dengan mengadakan pertemuan rutin dengan klien merupakan cara yang bagus untuk mengetahui hal-hal baik yang memuaskan klien. Selain itu, ini juga merupakan kesempatan yang yang tepat untuk mengetahui hal-hal yang masih perlu perbaikan. Pertemuan yang santai dan memberikan ruang gerak yang lebih dapat membuat klien akan membagikan ide dan pikiran yang dimiliki.
3. Meminta umpan balik.
Meminta umpan balik tidak hanya dilakukan saat proyek telah selesai. Seperti yang dibahas sebelumnya, meminta umpan balik dapat dilakukan kapan saja. Umpan balik ini juga dapat meningkatkan kerjasama antara kita dan klien.
Bertanya kepada klien mengenai perbaikan apa yang dapat dilakukan, ini menunjukkan bahwa kita menghargai mereka, peduli terhadap ide dan kebahagiaan klien dan selalu terbuka untuk setiap masukan dan saran. Selain itu juga merupakan landasan yang kuat untuk menjalin kerjasama jangka panjang.
Jangan pernah merasa takut untuk mendapatkan umpan balik. Pastikan juga bahwa kita benar-benar menindaklanjuti umpan balik yang diberikan. Jika kita tidak dapat memperbaiki atau melakukan sesuatu, biarkan klien mengetahui hal tersebut. Klien akan menghargai kejujuran kita.
4. Menetapkan harapan yang realistis.
Untuk mendapatkan hasil yang hebat, kita harus melakukan apa yang dikatakan dan memenuhi janji yang disampaikan kepada klien. Ini dapat terwujud, jika kita menetapkan harapan yang realistis terhadap klien sejak awal. Sampaikan kepada klien mengenai kemampuan dan keterbatasan yang kita miliki, hal-hal yang mungkin akan terjadi nantinya serta harapan yang kita miliki terhadap klien. Dengan begitu, kedua pihak akan dapat saling memahami dan tidak akan menimbulkan perselisihan hebat nantinya.
Misalnya, kita dapat menyampaikan perihal tenggat waktu yang dibutuhkan, waktu yang tepat bagi klien untuk menghubungi dan cara berkomunikasi yang paling nyaman. Sampaikan juga apa yang harus dilakukan oleh klien dalam proses pengerjaan proyek. Sampaikan setiap harapan tersebut dengan lengkap dan terperinci.
Gunakan email, telepon, surat perjanjian atau bahkan percakapan langsung saat bertatap muka. Jangan lupa juga bahwa kita harus tetap menyampaikannya dengan bersikap tenang, ramah dan
positif. Dengan begitu, klien akan dapat memaklumi dan tetap mempercayai kita.
5. Bertanggung jawab.
Bertanggung jawab merupakan hal yang harus dimiliki oleh kedua belah pihak. Sebagai contohnya, ketika ada hal yang tidak sesuai dengan pembicaraan, klien dapat meminta pertanggungjawaban kita dalam mengatasi permasalahan tersebut. Kesalahan adalah hal yang wajar terjadi. Tetapi, berusahalah untuk mengakui dan menindaklanjuti kesalahan tersebut daripada berusaha untuk mengelak dan mencari-cari alasan. Fokuskan diri untuk menemukan solusi terbaik dan memperbaiki keadaan. Begitupun sebaliknya, saat jatuh tempo dan klien belum melunasi tagihan yang harus dibayar, kita dapat meminta pertanggungjawaban mereka dengan cara mengirimkan email.
Kita mungkin akan merasa takut untuk meminta pertanggungjawaban dari klien, tetapi percayalah, jika melakukannya dengan cara yang konstruktif dan penuh hormat, klien juga akan menghormati kita. Lagipula, ini menunjukkan bahwa kita memiliki kualitas layanan yang hebat.
6. Berkomunikasi dengan jelas dan ringkas.
Komunikasi memiliki peranan penting dalam membangun hubungan baik dengan klien. Jadi,
berkomunikasilah dengan cara yang efektif. Jangan terlalu bertele-tele saat menyampaikan sesuatu atau saat mengirim email.
Sebelum mengirimkan informasi apapun, kita harus memeriksa kembali apakah setiap hal di dalamnya relevan atau tidak dan memastikan bahwa tidak ada kesalahan ejaan maupun tata bahasa yang digunakan. Ini menunjukkan bahwa kita adalah seseorang yang profesional dan bertanggung jawab.
7. Menjadi diri sendiri.
Ketika membangun hubungan dengan klien, sangatlah penting untuk menjadi diri sendiri. Dengan begitu, klien dapat mengenal keaslian diri kita dan mengetahui cara berkomunikasi yang tepat. Tentu saja ini akan menciptakan hubungan nyata yang dapat berlangsung dalam jangka panjang.
8. Jangan hanya sekedar bisnis.
Kita memang dibayar untuk melakukan pekerjaan dan menyelesaikannya dengan baik. Namun, pastikan bahwa hubungan baik yang terjalin dengan klien merupakan hal yang tulus, bukan hanya sekedar kegiatan bertransaksi.
Tawarkan sesuatu yang lebih dari sekedar pembahasan bisnis. Tidak ada salahnya untuk merekomendasi beberapa tempat liburan yang menyenangkan atau mengucapkan selamat dan mengirimkan kartu ucapan untuk setiap pencapaian pribadi yang dimiliki klien, seperti mendapatkan promosi atau mungkin memiliki bayi.
Itulah 8 tips
membangun hubungan yang baik dengan klien. Ketika dapat memperlakukan klien dengan baik, kita tidak hanya mencapai tujuan dan menghasilkan uang, tetapi juga akan tampil sebagai seorang profesional yang berkualitas tinggi. Nah, semoga tips-tips ini dapat membantu rekan pembaca untuk membangun hubungan yang baik dengan para klien ya.
