Berikut Langkah-Langkah Proses Analisis Persoalan Potensial:

1. Merumuskan Rencana Kegiatan

Membuat rencana kegiatan berhubungan dengan tindakan yang akan kita lakukan atau akan kita realisasikan. Rencana kegiatan diperlukan untuk memberikan arah dan tujuan dari alternatif terpilih sebagai jawaban terhadap persoalan yang mungkin nantinya akan muncul.

2. Menetapkan Skenario atau Urutan Langkah-Langkah Kegiatan

Skenario pelaksanaan kegiatan merupakan susunan dan tindak lanjut dari rencana kegiatan yang akan dilakukan yang telah dibuat dan ditetapkan untuk mencapai sasaran dalam pernyataan rencana kegiatan tersebut.

3. Mengidentifikasi Daerah Rawan/Daerah Kritis

Identifikasi daerah rawan/daerah kritis atau tahap-tahap rawan adalah mengidentifikasi langkah-langkah kegiatan yang dalam pelaksanaannya kemungkinan mengalami hambatan/gangguan yang akan menimbulkan masalah. Dengan mengidentifikasi daerah rawan/kritis maka nantinya dapat dilakukan tindakan pencegahan dan penanggulangan. Hambatan-hambatan atau gangguan-gangguan ini dapat berupa situasi dan/atau perlakuan dari pihak external, internal, atau lingkungan sekitar.

4. Menggali Persoalan Potensial

Menggali persoalan potensial dimaksudkan untuk mengetahui dengan mudah persoalan yang mungkin akan timbul pada daerah rawan/kritis dari skenario kegiatan yang telah dibuat atau ditetapkan. Di tahap ini, pertimbangkan tingkat kemungkinan dan kegawatan dari persoalan potensial yang mungkin terjadi.

5. Mengidentifikasi Kemungkinan Penyebab-Penyebab Munculnya Persoalan Potensial

Identifikasi sebab-sebab persoalan potensial ini dimaksudkan untuk mengetahui kemungkinan faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya persoalan potensial yang telah ditetapkan di tahap sebelumnya. Dengan demikian diharapkan kita dapat melakukan tindakan pencegahan dan penanggulangan terhadap persoalan-persoalan yang mungkin muncul.

6. Menetapkan Tindakan Pencegahan

Tindakan pencegahan jauh lebih baik dan lebih efektif dibandingkan dengan tindakan penanggulangan. Tindakan ini dimaksudkan untuk mengurangi atau menghilangkan penyebab persoalan potensial yang ada pada skenario pelaksanaan kegiatan.

7. Menetapkan Tindakan Penanggulangan

Tindakan penanggulangan dilakukan terhadap persoalan yang tidak dapat dicegah sebelumnya dengan tujuan untuk mengurangi atau memperkecil akibat/dampak dari persoalan tersebut. Tindakan ini merupakan langkah terakhir bila tindakan pencegahan sudah tidak dapat dilakukan lagi.

8. Membuat Sistem Kontrol

Sistem kontrol merupakan sistem yang memberi tahu sejak dini bahwa persoalan potensial akan atau telah terjadi. Sistem kontrol ini semacam alarm untuk memperingatkan kita akan munculnya persoalan dalam waktu dekat karena penyebab dari persoalan tersebut sudah mulai terlihat atau terjadi.

Setelah kita memahami analisis persoalan potensial, maka kita akan dapat lebih percaya diri dalam mengambil keputusan-keputusan penting karena telah memperkirakan kemungkinan persoalan yang akan muncul di masa yang akan datang. Dengan demikian kita akan lebih siap dengan setiap kemungkinan risiko yang bisa saja muncul.

Analisis persoalan potensial ini tidak hanya bermanfaat di dunia kerja namun juga dalam kehidupan kita sehari-hari.

Berikut ini beberapa contoh penerapan analisis persoalan potensial dalam pekerjaan:

1. Membuat activity plan/action plan

Setiap fungsi dalam organisasi pasti memiliki tujuan yang ingin dicapai, baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Mencapai tujuan tersebut, kita perlu menyusun rencana tindakan yang biasanya disebut sebagai activity plan atau action plan.

Membuat activity plan ini akan jauh lebih percaya diri jika kita telah memprediksi kemungkinan-kemungkinan terburuk yang bisa saja terjadi pada proses eksekusinya. Untuk mencapai tujuan yang diharapkan dengan efektif, maka selain activity plan, dengan analisis persoalan potensial kita dapat menyusun tindakan pencegahan dan tindakan penanggulangannya.

2. Kebijakan baru perusahaan

Tidak semua pihak mampu menerima dan beradaptasi dengan perubahan. Segala sesuatu yang baru berpotensi menimbulkan ketakutan. Namun ketakutan dan kekhawatiran yang muncul sebagai akibat dari kebijakan baru dalam sebuah perusahaan bisa diminimalisasi. Salah satunya adalah dengan meyakinkan setiap pihak bahwa kebijakan tesebut telah dipersiapkan dengan matang. Adanya analisis persoalan potensial yang telah dilakukan sebelum kebijakan ditetapkan merupakan salah satu bentuk kesiapan dalam sebuah kebijakan.

3. Mencapai target baru di tahun depan

Target-target baru di periode mendatang selalu disertai tantangan untuk mewujudkan. Persoalan bisa saja muncul, baik yang sudah pernah terjadi sebelumnya dan telah memberikan pelajaran, maupun persoalan baru yang hadir karena perubahan tren dan pasar. Memilih melakukan analisis persoalan potensial dibanding hanya dengan mengguankan data historis sebagai perbandingan adalah keputusan yang bijak. Target-target baru, tantangan-tantangan baru, kebutuhan pelanggan yang belum terprediksi di masa lalu dapat kita siapkan dengan melakukan analisis persoalan potensial ini.

4. Menghindari terjadinya reject produksi

Reject atau ditolaknya produk karena tidak memenuhi standar, bisa terjadi karena banyak faktor. Tidak jarang faktor-faktor penyebabnya tidak terduga sebelumnya sehingga reject tidak bisa dicegah. Melakukan analisis persoalan potensial secara cermat dengan mempertimbangkan berbagai aspek akan membantu kita menemukan kemungkinkan-kemungkinan daerah kritis yang bisa kita waspadai sebelum persoalan reject itu sendiri muncul.

Dan masih banyak lagi contoh-contoh lainnya di berbagai bidang dan industri seperti misalnya, penyusunan strategi untuk memenangkan market share, mengambil tindakan-tindakan yang berhubungan dengan kesahatan dan keselamatan kerja, membuat perencanaan inventory, membuat proyek-proyek perbaikan (improvement) dan sebagainya.

Lalu bagaimana dengan penerapannya di kehidupan sehari-hari?

Pada dasarnya analisis persoalan potensial bisa Anda lakukan setiap kali mengambil keputusan-keputusan penting dan besar untuk mengamankan risiko yang mungkin muncul dari keputusan tersebut. Misalnya, ketika memutuskan untuk pindah rumah, memilih sekolah untuk anak, membangun rumah, membuka toko, memulai usaha, dan sebagainya.

Mempelajari teknik-teknik dalam analisis persoalan serta melatihnya sehingga Anda mahir melakukannya, akan membuat kita jauh lebih percaya diri dengan setiap keputusan yang kita buat. Jadi tunggu apa lagi? Praktikkan dan lihatlah bagaimana akhirnya Anda bertumbuh dalam pemikiran kritis dan rasional Anda!

Selamat mencoba dan mempraktikkan!!

Sumber:

https://manajemenmudah.blogspot.com/2016/12/analisis-persoalan-potensial.html

https://123dok.com/article/analisis-persoalan-potensial-desain-tindakan-transformasi-agrosistem.zx9np3oz#:~:text=Analisis%20persoalan%20potensial%20adalah%20suatu,Kipner%20dan%20Tregoe%2C%201992).

https://www.coursehero.com/file/p6lp2ed5/Analisis-persoalan-potensial-Adalah-proses-rasional-yang-didasarkan-pada/

https://www.wikijob.co.uk/interview-advice/competencies/problem-solving