Kita semua tahu bahwa untuk mengukur dan mengevaluasi dampak dari sebuah pelatihan akan terasa lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Sebagai contoh, sebelum pelatihan dimulai, kita memiliki target bahwa dampak yang akan dirasakan adalah karyawan menjadi lebih rajin untuk bekerja. Kenyataannya, untuk mendapatkan dampak tersebut dari pelatihan kerja tidaklah mudah. Kita akan sedikit kesulitan untuk mengukur dan mengevaluasi terkait kesuksesan dan keefektifan yang telah diberikan
pelatihan kerja tersebut pada target penilaian kita.
Lalu, bagaimana kita perlu memulainya? Pada artikel kali ini, kita akan membahas praktik termudah dan terbaik terkait tolak ukur (indikator) yang kita perlukan, desain, serta alat yang bisa kita gunakan untuk mengevaluasi pelatihan.
Mulai dari Awal, Mulai Sekarang: Temukan Konteks Bisnis yang Tepat
Langkah awal yang perlu kita lakukan untuk mengukur pelatihan kerja adalah menemukan konteks bisnisnya. Coba kita bertanya pada diri sendiri dan anggota tim, “Apakah kita semua telah memiliki gambaran yang jelas terkait permasalahan apa yang sedang terjadi sekarang? Dan, apa yang perlu diubah atau diselesaikan dari permasalahan tersebut?”.
Dengan menanyakan pertanyaan ini, kita akan memiliki gambaran yang jelas tentang konteks bisnis, peserta pelatihan, dan lanskap pelatihan saat ini. Kita juga akan memahami hubungan antara semua poin-poin tersebut dengan lebih baik dan dapat memastikan solusi pelatihan yang terbaik dan tepat untuk permasalahan yang terjadi, dan tentunya relevan dengan visi dan misi bisnis kita untuk sukses.
Selain itu, menemukan konteks bisnis juga dapat memudahkan kita dalam mengembangkan peta kinerja yang dapat membantu membangun metrik kesuksesan yang terukur, dan dapat diamati dengan mudah ketika kita ingin
mengevaluasi kinerja karyawan dan mentransfer keahlian.
Lantas, bagaimana cara untuk bisa menemukan konteks bisnis kita? Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang bisa kita ajukan pada diri sendiri dan tim untuk menemukan konteks bisnis yang ada.
Setelah rekan-rekan pembaca menjawab semua pertanyaan di atas, sekarang saatnya untuk menetapkan indikator (tolak ukur) untuk tujuan bisnis kita. Mulailah indikator-indikator ini dari yang tingkatnya paling rendah terlebih dahulu, karena pelatihan kerja ini hanyalah satu bagian dari gambaran besar.
Sebagai contoh:
- Meningkatkan penjualan tahunan sebesar 10% dengan menghasilkan tiga akun baru setiap bulannya.
- Mempercepat keterampilan karyawan dari waktu delapan bulan menjadi tiga bulan saja.
Langkah selanjutnya, kita perlu mempertimbangkan bagaimana peserta perlu mengubah perilaku mereka dari waktu ke waktu dengan tujuan membantu bisnis dalam mencapai hasil yang telah ditentukan. Nantinya, ini akan menjadi tujuan kinerja kita (karyawan), contohnya seperti berikut ini:
- Sebagai hasil dari pelatihan ini, karyawan baru akan berhasil menerapkan semua prosedur penanganan alergen untuk mengurangi kontaminasi ke standar yang dapat diterima.
- Dalam interaksi pelanggan, tenaga penjualan dapat mengatasi permasalahan dan
keluhan yang dimiliki pelanggan, serta membujuk pelanggan untuk membeli produk perusahaan.
Pada akhirnya, kita juga perlu memikirkan jenis pengalaman pelatihan seperti apa yang dapat membantu peserta pelatihan untuk melakukan transformasi. Dan, kita juga perlu menetapkan tujuan pelatihan yang dapat mengukur bagaimana peserta pelatihan bisa mempraktikkan perilaku yang diharapkan. Apa saja contohnya?
- Dalam skenario yang menggambarkan kesalahan keselamatan atau safety errors yang paling umum, peserta perlu memilih langkah-langkah yang tepat untuk mencegah atau memperbaiki setiap kesalahan yang diperbuat.
- Dalam persiapan untuk pertemuan pelanggan, peserta perlu menganalisis situasi pelanggan untuk merekomendasikan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Nantinya, dasar-dasar yang telah kita bangun ini akan membantu kita secara efektif untuk mengukur kemajuan peserta dalam tingkat Reaksi, Pembelajaran, Perilaku, dan Hasil yang ditentukan. Berikut ini adalah penjelasannya secara rinci.
1. Reaksi: Dengarkan Suara di Sekitar Kita.
Untuk mengukur reaksi Peserta, cara yang paling sederhana untuk kita lakukan adalah menanyakan reaksi atau opini dari para peserta pelatihan terkait pengalaman pelatihan mereka. Cobalah untuk bertanya kepada mereka tentang bagaimana perasaan mereka setelah mengikuti pelatihan melalui survei pasca pelatihan.
Survei ini dapat menjadi cara yang efektif untuk mengumpulkan informasi-informasi penting tentang kegiatan pelatihan apa yang dianggap berhasil oleh peserta, dan kegiatan apa yang dianggap kurang efektif. Namun, perlu diingat bahwa survei pasca pelatihan bukanlah satu-satunya metode yang dapat kita terapkan.
Secara umum, kita perlu mengevaluasi semua strategi yang ada untuk mendapatkan jawaban apakah pelatihan dapat diterima oleh peserta dengan mudah atau tidak. Hal lain yang perlu kita fokuskan adalah menilai dan membandingkan
kepercayaan diri yang dimiliki para peserta selama sebelum dan sesudah pelatihan.
2. Pembelajaran: Mengatur Strategi, Mengumpulkan Angka, dan Menindaklanjuti.
Apabila peserta mendapatkan pengalaman belajar yang mendalam, maka ini akan mendorong mereka untuk berpikir lebih pada aplikasi pembelajaran di dunia nyata. Semua kegiatan personal dan interaktif yang telah kita rancang bertujuan untuk menempatkan peserta pelatihan pada posisi yang tepat untuk mentransfer segala hasil pembelajaran mereka ke dunia nyata atau kehidupan sehari-hari.
Kita juga perlu membimbing peserta selama dan sesudah pelatihan agar tetap berada di jalur yang tepat dengan melaksanakan proses evaluasi ulang pada 30, 60, dan 90 hari untuk mengukur retensi dari waktu ke waktu.
Apabila solusi yang kita gunakan dalam bentuk digital dan memiliki pelacakan data, maka kita dapat meninjau data tersebut secara berkala seperti, pertanyaan mana yang paling sering hilang dari para peserta? Atau, seberapa sering peserta mengakses sumber daya?
Dan, jika pengalaman pelatihan bersifat opsional, coba cari tahu berapa tingkat kelulusan para peserta? Kita dapat meminta tolong kepada fasilitator untuk mempertimbangkan bagian mana yang tampaknya paling berhasil atau kurang efektif bagi para peserta.
3. Perilaku: Berkomitmen dan Menerapkan Standar Baru.
Poin ketiga ini membantu kita untuk melihat kinerja karyawan dan menilai apakah peserta pelatihan dapat melakukan apa yang harus mereka lakukan, pada waktu yang tepat, dengan cara yang benar.
Untuk memenuhi tujuan ini, kita dapat menggunakan dasbor kinerja atau manajer memberikan dukungan kepada karyawan (peserta) secara langsung untuk mengevaluasi bagaimana perilaku peserta dapat berubah selama 6 bulan, 12 bulan, dan 18 bulan setelah pelatihan berlangsung.
Pada proses evaluasi ini, kita diminta untuk tidak hanya memasukkan ulasan kinerja, umpan balik, serta dukungan proaktif. Namun, kita juga diminta untuk terus mengukur reaksi dan kepercayaan diri para peserta selama mereka berkembang dengan hasil yang kita inginkan.
4. Hasil: Persamaan Itu Penting
Poin terakhir adalah melihat hasil dari pelatihan yang sudah diterapkan. Untuk mengukur hasil, kita bisa menggunakan tujuan bisnis sebagai tolak ukur yang telah ditetapkan untuk mencari tahu apakah peserta pelatihan sudah memenuhi tujuan untuk sukses.
Misalnya, salah satu tujuan bisnis yang ditentukan adalah mempercepat waktu penyelesaian masalah atau keluhan dari para pelanggan. Setelah melihat kembali tujuan bisnis tersebut, kita perlu melihat hasilnya sekarang, “Untuk sekarang ini, rata-rata seberapa cepat keluhan dan permasalahan pelanggan ditangani oleh para karyawan? Coba bandingkan kecepatan karyawan dalam menanggapi keluhan pelanggan pada 8-12 bulan yang lalu?”
Apabila hasilnya semakin membaik, ini mengindikasikan bahwa solusi pembelajaran yang kita berikan telah berhasil! Jika hasilnya masih sama, atau bahkan memburuk, maka kita perlu mencari tahu lagi dengan teliti untuk meningkatkan solusi pembelajaran yang sesuai. Apabila solusi pelatihan yang kita rancang perlu mengikuti perkembangan zaman dan teknologi, maka sesuaikanlah agar metode pelatihan tetap menarik perhatian para peserta dan memberikan hasil yang efektif sesuai dengan tujuan bisnis kita.
Selain daripada 4 poin tersebut, tabel di bawah menggambarkan bagaimana pendekatan ini dapat digunakan untuk merancang solusi yang terukur dan dapat dievaluasi secara tepat bagi kita.
Nah, itulah cara-cara, indikator, serta beberapa pertanyaan yang bisa membantu kita semua dalam mengukur “apakah pelatihan kerja yang diterapkan sudah berjalan dengan efektif, atau belum?” Selamat menerapkan kiat-kiat ini, rekan-rekan Career Advice.
