Proses pembelian diperlukan untuk mendapatkan barang-barang, ataupun layanan yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Dengan bernegosiasi dengan vendor, departemen pembelian bisa mendapatkan barang dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, dan waktu pengiriman yang tepat. Dengan demikian perusahaan memiliki stok barang untuk proses produksi, sehinga menghasilkan produk yang berkualitas.

Proses pembelian yang tidak terstruktur dengan baik dapat menyebabkan biaya material yang lebih mahal, produksi produk akhir yang tidak konsisten, dan kepuasan pelanggan yang buruk. Untuk itu, setiap perusahaan perlu membangun struktur pembelian yang tepat sesuai dengan jenis bahan baku atau material yang perlu dibeli. Terdapat tiga struktur pembelian yang perlu Anda ketahui, di antaranya yaitu centralized purchasing, decentralized purchasing, dan hybrid.

Centralized Purchasing (Pembelian Terpusat)

Perusahaan yang lebih besar pada umumnya sering menggunakan struktur pembelian terpusat, di mana satu departemen mengendalikan dan mengelola pembelian untuk seluruh perusahaan. Misalnya, jika sebuah perusahaan memiliki tujuh pabrik di seluruh Indonesia, maka organisasi pembelian pusat akan berlokasi di satu lokasi dan membeli barang untuk ketujuh pabrik tersebut. Pembelian ini dilakukan dalam jumlah besar, yang memberikan keuntungan biaya yang lebih rendah bila dibandingkan membeli barang dalam jumlah kecil.

Ada sejumlah alasan mengapa perusahaan akan memilih jenis struktur pembelian ini. Dengan memiliki organisasi pembelian tunggal, perusahaan dapat memanfaatkan total pengeluaran perusahaan saat bernegosiasi dengan vendor. Ini akan memungkinkan departemen pembelian untuk memastikan harga dan kondisi terbaik dari vendor, dengan menawarkan komitmen kepada mereka untuk membeli dalam volume yang lebih besar. Pada umumnya, perusahaan sering menyukai departemen pembelian terpusat karena memberi mereka tingkat kontrol yang lebih tinggi atas proses pembelian.

Namun demikian, struktur pembelian terpusat pada umumnya tidak cocok digunakan oleh perusahaan yang memiliki cabang yang tersebar di banyak lokasi geografi. Mengapa demikian? Berikut alasannya:

1. Perusahaan mungkin saja memiliki lokasi geografis yang berbeda dan memiliki undang-undang dan peraturan pajak yang berbeda, sehingga jika mencoba melakukan pembelian terpusat untuk semua cabang dapat menimbulkan risiko pelanggaran yang mahal.

2. Pembelian terpusat mempersulit perusahaan untuk memanfaatkan diskon lokal.

3. Struktur ini menghilangkan otonomi keputusan dari manajer lokal/regional, hal ini dapat menyebabkan kepuasan kerja yang buruk.

4. Dalam situasi darurat di kantor cabang, struktur pembelian terpusat dapat menyebabkan keterlambatan dalam mendapat barang-barang penting, dibandingkan dengan membelinya secara lokal.

5. Memperluas tim pembelian untuk mengelola banyak cabang adalah kontraproduktif, karena meningkatkan biaya.

Berikut ini merupakan kelebihan dan kekurangan dari struktur pembelian terpusat:

Kelebihan pembelian terpusat

1. Semua catatan yang terkait dengan pembelian disimpan di satu tempat.

2. Pembelian dalam jumlah besar mengurangi biaya perusahaan.

3. Hubungan baik yang dikembangkan dengan pemasok dapat menghasilkan diskon dan tawar-menawar yang lebih baik di masa depan.

4. Karena pengiriman digabungkan, biaya transportasi juga berkurang.

5. Investasi persediaan dapat diminimalkan melalui sentralisasi pembelian.

6. Duplikasi pekerjaan dapat dihindari melalui pembelian terpusat.

7. Kebijakan yang dirumuskan untuk pembelian dapat dipertahankan secara seragam melalui pembelian terpusat.

8. Karena satu departemen yang terlibat, kualitas bahan juga dapat dipertahankan.

Kekurangan pembelian terpusat

1. Biaya awal yang tinggi dapat menjadi penghalang.

2. Orang yang bertanggung jawab atas pembelian mungkin tidak efisien mengurus pembelian dalam skala besar sehingga dapat menyebabkan kualitas bahan yang dibeli buruk dan bahkan jumlah yang dibeli salah.

3. Tidak cocok untuk perusahaan besar yang memiliki beberapa departemen dan cabang karena ada kemungkinan keterlambatan dalam menerima bahan.

4. Dalam keadaan darurat, pekerjaan dapat tertunda secara drastis karena bahan tidak dapat dibeli secara lokal.

Decentralized Purchasing (Pembelian Terdesentralisasi)

Di mana pembelian sepenuhnya terdesentralisasi, setiap unit bisnis, unit fungsional atau geografis bertanggung jawab atas pembeliannya sendiri. Artinya kegiatan pembelian tersebar di banyak cabang dengan berbagai lokasi. Spend Matters berpendapat, jika sebuah perusahaan memiliki lokasi di seluruh dunia (lokasi yang sangat berjauhan), mungkin tidak realistis untuk mengarahkan semua pembelian melalui satu kantor.

Meskipun beberapa keuntungan dari struktur pembelian terpusat hilang, keragaman pemasok dan pengembangan usaha kecil dan menengah (UKM) menjadi keunggulan model pembelian ini. Keputusan pembelian dapat dibuat lebih cepat untuk mendapatkan keuntungan dari diskon musiman dan untuk menghindari kehabisan stok. Mempertahankan hubungan interpersonal di tingkat lokal akan lebih hemat biaya.

Struktur yang terdesentralisasi mungkin mengalami ketidakpatuhan terhadap kebijakan dan proses perusahaan, serta tim tidak dapat berbagi praktik terbaik dengan unit bisnis lain. Mungkin juga ada tantangan terkait kinerja pemasok global utama yang menyebabkan keberhasilan yang tidak merata. Keseluruhan biaya operasional pembelian terdesentralisasi cenderung lebih tinggi dibandingkan dengan struktur pembelian terpusat. Berikut ini merupakan kelebihan dan kekurangan dari struktur pembelian terdesentralisasi.

Kelebihan pembelian Terdesentralisasi:

1. Tidak memerlukan investasi awal yang besar.

2. Keragaman pemasok dan penggunaan alternatif lokal.

3. Pengambilan keputusan lebih cepat.

4. Waktu pengiriman yang singkat.

5. Barang dapat dibeli dalam jumlah yang tepat sesuai kebutuhan.

6. Berlaku untuk perusahaan besar yang memiliki beberapa cabang dan unit.

7. Keputusan pembelian dapat dibuat dengan cepat.

Kekurangan Pembelian Terdesentralisasi:

1. Tidak cocok untuk perusahaan bisnis kecil.

2. Perusahaan tidak menikmati keuntungan dari pembelian massal.

3. Ada kemungkinan kelebihan atau kekurangan pembelian barang karena kurangnya pengetahuan staf.

Hybrid

Pilihan struktur pembelian terpusat atau terdesentralisasi tergantung pada prioritas bisnis. Dalam beberapa kasus, bisnis dapat memanfaatkan kedua model dan menggabungkan fitur terbaiknya. Teknologi telah memungkinkan bisnis untuk menerapkan model pengadaan hybrid yang membantu menciptakan keseimbangan dengan memungkinkan pemangku kepentingan untuk menggunakan otoritas mereka sambil mempertahankan aspek penting dari pembelian yang dikontrol terpusat.

Itulah tiga struktur pembelian yang perlu Anda ketahui. Terlepas dari struktur pembelian mana yang Anda pilih untuk digunakan dalam bisnis Anda, tujuan akhir yang harus dicapai bisnis Anda adalah mengelola semua proses pembelian secara efektif.

Sumber:

https://www.vskills.in/certification/tutorial/purchase-organization-structure/

https://benefits-drawbacks.blogspot.com/2021/07/advantages-disadvantages-decentralized-purchasing.html

https://www.gep.com/knowledge-bank/glossary/what-is-decentralized-procurement

https://sievo.com/blog/centralized-decentralized-procurement

https://www.zoho.com/finance/essential-business-guides/expense/centralized-purchasing.html