Memberikan umpan balik merupakan salah satu tugas penting seorang manajer. Karyawan yang baik selalu ingin tahu kekurangan yang mereka miliki dan cara untuk meningkatkannya. Tujuan dari umpan balik konstruktif adalah untuk mendorong terjadinya perilaku positif yang dapat meningkatkan kinerja karyawan dan menghilangkan perilaku negatif.
Beberapa manajer hanya fokus pada hal positif dan mengabaikan hal negatif. Mereka berharap bahwa ketika mereka menghujani para karyawan dengan pujian, para karyawan akan mampu memperbaiki kelemahan mereka. Beberapa manajer lainnya berfokus pada hal negatif saja dan tidak pernah mengakui prestasi yang dihasilkan para karyawan.
Kedua pendekatan ini bukanlah hal yang tepat dalam memimpin. Ini dapat menyesatkan karyawan. Karyawan yang hanya menerima pujian akan sulit untuk mengetahui area yang perlu diperbaiki sehingga mereka tidak bisa mencapai potensi tertinggi mereka. Sedangkan karyawan yang hanya menerima kritik negatif akan merasa diabaikan dan diskriminasi karena kurangnya pengakuan.
Umpan balik konstruktif merupakan perpaduan yang sehat dari pujian atas pencapaian dan saran atas perbaikan. Untuk memberikan umpan balik konstruktif, para manajer harus
menguasai seni komunikasi untuk berbicara dengan setiap karyawan. Mereka harus mampu memberikan pujian dalam ukuran yang tepat.
Apakah yang dimaksud dengan umpan balik konstruktif?
Sebelum seorang manajer memberikan umpan balik konstruktif, ia harus mengetahui apa yang dimaksud dengan umpan balik konstruktif. Umpan balik konstruktif haruslah:
- Spesifik.
Berbicara langsung pada intinya dan tidak mengaitkan hal lain atau pengalaman lainnya. Pembicaraan harus berfokus pada satu kejadian saja.
- Tulus.
Umpan balik haruslah disampaikan dengan jujur dan tulus, baik itu positif maupun negatif. Tentu Anda tidak mau memberikan pujian yang palsu dan menjadi terlalu keras terhadap sebuah kesalahan.
- Tepat waktu.
Masalah haruslah diselesaikan dengan segera, bukan setelah munculnya kebiasaan negatif. Begitu juga dengan prestasi, prestasi haruslah segera diapresiasi saat masih terasa segar diingatan para karyawan.
- Dipersiapkan dengan baik.
Luangkan waktu untuk sesi pemberian umpan balik, sama seperti saat Anda meluangkan waktu untuk sebuah rapat. Gunakan fakta, data statistik, dan contoh untuk mendukung komentar positif maupun negatif yang Anda berikan.
- Agak negatif.
Penelitian menunjukkan bahwa para pelajar lebih memilih umpan balik positif yang dapat meningkatkan kepercayaan diri mereka. Tetapi, bagi seorang yang ahli dalam bidangnya, ia akan lebih memilih umpan balik negatif. Para karyawan lebih memilih umpan balik negatif daripada tidak mendapatkan umpan balik sama sekali.
- Netral bagi semua jenis kelamin.
Umpan balik konstruktif harus diberikan tanpa pandang bulu, apapun jenis kelamin karyawan tersebut. baik pria maupun wanita, setiap orang berhak mendapatkan umpan balik konstruktif.
Mengapa umpan balik konstruktif merupakan cara terbaik?
Sebagai seorang pemimpin, salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah memberikan umpan balik konstruktif. Jika Anda menyediakan umpan balik yang jujur dan memiliki arti, Anda akan mampu:
- Memperbaiki situasi yang tidak baik diantara beberapa karyawan.
- Menyelesaikan masalah, seperti penurunan kinerja yang dipengaruhi oleh masalah kehidupan pribadi.
- Membantu perkembangan karier karyawan dengan menunjukkan kekuatan dan kelemahan yang mereka miliki.
- Memberikan kesempatan komunikasi terbuka yang dapat dilakukan dalam dua arah,atasan kepada bawahan ataupun bawahan kepada atasan, dan
- Menambah keterlibatan karyawan karena mereka merasa dihargai oleh tim.
Penting untuk diingat bahwa umpan balik konstruktif merupakan komunikasi dua arah. Manajer bukan hanya memberikan umpan balik konstruktif kepada para bawahan. Manajer haruslah juga menerima umpan balik konstruktif dari bawahan. Umpan balik para karyawan dapat membantu manajer untuk meningkatkan kemampuan mereka sebagai pemimpin.
Ini dapat dilakukan dengan bertanya kepada bawahan menggunakan pertanyaan:
- Bagaimana saya dapat memudahkan pekerjaan Anda?
- Dorongan seperti apa yang Anda perlukan dalam meningkatkan kinerja Anda?
Ini dapat dilakukan secara langsung atau melalui sebuah survei tanpa menyertakan nama. Ya, mungkin ada beberapa bawahan yang takut untuk benar-benar mengkritik bos mereka.
Berhentilah sejenak dan pertimbangkanlah tentang umpan balik konstruktif yang diberikan kepada secara objektif. Apakah Anda pernah menerima umpan balik konstruktif dari orang lain? Dapatkah Anda memberikan contoh situasi yang tepat untuk memberikan umpan balik konstruktif? Jika umpan balik yang ingin diberikan merupakan
umpan balik negatif, bagaimana Anda dapat membuatnya menjadi umpan balik konstruktif? Setuju atau tidak, umpan balik yang karyawan Anda berikan itu benar dan sangat penting bagi Anda
Contoh umpan balik yang baik dan buruk.
Berikut adalah beberapa contoh umpan balik yang baik dan buruk.
Buruk: “Angka penjualan Anda meningkat dan ini merupakan hal bagus. Tetapi kami memerhatikan bahwa Anda cenderung bekerjasama dengan tim yang lainnya. Anda juga selalu tepat waktu.”
Baik: “Kami ingin Anda lebih bekerja sama dengan tim. Angka penjualan Anda meningkat dan kami juga tahu bahwa Anda adalah orang yang tepat waktu. Tetap lanjutkan hal baik hebat ini.”
Memberikan pernyataan negatif di antara dua hal positif merupakan hal yang kontraproduktif. Ini membuat karyawan akan fokus hanya pada hal negatif.
Buruk: “Presentasi Anda sangat membingungkan. Anda harus membuatnya lebih baik lagi.”
Baik: “Presentasi Anda tidak sejelas yang kami harapkan. Cobalah untuk menambahkan bukti konkret terhadap poin penjelasan Anda. gunakan daftar, grafik dan tampilan gambar lainnya agar memudahkan
para pendengar mengerti maksudnya.”
Anda haruslah memberikan contoh spesifik untuk perbaikan, bukan hal umum. Ini memperjelas karyawan mengetahui hal konkret apa yang dapat mereka lakukan untuk memperbaiki kesalahan mereka.
Contoh umpan balik konstruktif
Dibawah ini adalah contoh waktu yang tepat untuk memberikan umpan balik konstruktif.
Jika kinerja karyawan menurun, jangan langsung mengambil tindakan. Bertindaklah hati-hati. Cobalah cari tahu alasan yang membuat kinerjanya menurun sebelum menegurnya. Menawarkan bantuan dan keyakinan yang tulus merupakan hal yang penting. Inilah yang dapat Anda katakan:
- “Saya memerhatikan bahwa ada
perubahan kebiasaan dan hasil selama seminggu terakhir. Saya tau tingkat produktivitas dan kualitas hasil yang biasanya Anda berikan. Jadi, saya ingin tahu apakah Anda memiliki masalah yang dapat saya bantu?”
- Jika seorang karyawan mengumpulkan pekerjaan sebelum waktunya, berikan pujian atas prestasi tersebut. sorotilah betapa pentingnya hal itu bagi Anda dan juga organisasi. Motivasi mereka untuk melakukan hal yang sama pada proyek berikutnya. Inilah yang dapat Anda katakan: “Saya perhatikan Anda mengumpulkan pekerjaan ini seminggu sebelum waktu yang ditentukan dan saya sangat senang dengan kinerja Anda, terima kasih banyak. Kami sekarang memiliki waktu ekstra untuk melakukan perbaikan dan penyesuaian akhir. Saya harap Anda juga dapat melakukan hal yang sama pada proyek berikutnya.”
Itulah contoh yang dapat menjadi gambaran bagi rekan pembaca dalam memberikan umpan balik konstruktif. Ketika umpan balik konstruktif diberikan, keterlibatan dan
produktivitas karyawan akan meningkat. Jadi jika Anda ingin memberikan umpan balik, pastikan bahwa Anda memberikan umpan balik konstruktif ya. Selamat mencoba.
