Yuk, Mengenal tentang Fungsi Komunikasi
Mungkin kita sudah sering menyimak definisi dari kata “komunikasi” yang mana pengertian komunikasi secara umum adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk menyebarkan informasi atau ide-ide (gagasan) sebagai sikap atau emosi yang dimiliki individu kepada orang lain yang menjadi audiensnya. Semua orang di dunia ini berkomunikasi dengan berbagai alasan dan tujuan komunikasi yang beragam demi menciptakan komunikasi efektif antara dirinya dengan orang-orang di sekitarnya.
Akan tetapi, kita juga perlu selalu ingat bahwa sebuah proses komunikasi tidak akan dapat berjalan tanpa unsur-unsur komunikasi yang lengkap. Ada beberapa
unsur komunikasi yang diperlukan, diantaranya adalah pengirim, penerima, pesan (informasi), saluran komunikasi dan umpan balik. Bagaimana dengan contoh komunikasi? Misalnya, saya dan salah satu karyawan yang bekerja secara jarak jauh (remote) harus melakukan diskusi singkat tentang proyek kerja kami yang akan dijalankan bulan depan. Dikarenakan jarak kami yang saling berjauhan, maka kami berkomunikasi dengan menggunakan laptop dan aplikasi secara online, sehingga kami bisa saling bertatap muka melalui video.
Apa Saja Fungsi Komunikasi secara Umum?
Dikarenakan komunikasi adalah sesuatu hal yang sangat penting dan begitu melekat dalam kehidupan kita, maka tidak heran jika komunikasi memiliki berbagai fungsi yang sangat berguna bagi kehidupan kita sehari-hari. Fungsi komunikasi menurut para ahli adalah suatu cara yang dilakukan individu dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut website small business dot chron dot com, ada 13 fungsi komunikasi yang harus kita ketahui mulai dari sekarang. Apa saja kira-kira? Yuk, simak penjelasannya berikut ini.
1. Untuk Meminta Sesuatu.
Fungsi komunikasi yang paling pertama dan utama adalah mengkomunikasikan keinginan seseorang untuk mendapatkan sesuatu, terutama untuk mendapatkan suatu objek. Selain itu, fungsi komunikasi ini bisa digunakan untuk memberikan izin kepada seseorang dalam mengambil suatu objek atau melakukan suatu tindakan tertentu.
Bagaimana contoh fungsi komunikasi ini di tempat kerja? Rekan kerja saya yang bernama Vina ingin meminta bantuan saya untuk mengambilkan buku catatan miliknya yang ada di atas meja kerja. Contoh lain, Vina meminta izin kepada saya untuk meminjam pulpen yang ada di meja kerja saya.
2. Untuk Mendapatkan Perhatian.
Fungsi komunikasi yang kedua berguna untuk mendapatkan perhatian dari seseorang atau untuk mempertahankan perhatian tersebut. Apa contohnya? Ketika rapat kerja sedang berlangsung, seorang karyawan berkata “Boleh saya bertanya, Pak” untuk menarik perhatian presenter bahwa dirinya ingin menanyakan suatu pertanyaan.
3. Untuk Mengomentari Sesuatu.
Melalui komunikasi, kita bisa mengomentari sesuatu hal secara langsung maupun tidak langsung. Dalam hal ini, kita bisa mengomentari tentang karakteristik diri sendiri, karakteristik orang lain, benda mati, atau segala hal yang terlihat dan terdengar dengan panca indera kita.
Bagaimana contoh fungsi komunikasi ini di tempat kerja? Vina, rekan kerja saya. Baru saja dia mengangkat tangannya dan mengomentari presentasi bisnis yang disampaikan oleh calon klien kami. Menurut vina, presentasinya masih sangat kurang spesifik, sehingga dirinya harus menanyakan beberapa hal secara rinci.
4. Untuk Menolak Sesuatu.
Fungsi keempat ini bermanfaat untuk menolak suatu objek atau penawaran yang ditawarkan kepada seseorang. Misalnya, menolak tindakan seseorang terhadap kita atau menolak untuk mematuhi suatu permintaan yang tidak masuk akal bagi kita. Sebagai contoh, salah satu klien saya menawarkan saya sejumlah uang agar perusahaan kami mau bekerjasama dengan perusahaan mereka, serta menerima tawaran proyek yang mereka berikan. Dalam hal ini, saya menolak tawaran uang yang akan diberikan olehnya dan juga menolak
tawaran proyek kerja dengan perusahaannya.
5. Untuk Memberikan Informasi.
Fungsi kelima dari komunikasi adalah memberikan informasi kepada target audiens yang kita inginkan. Ada banyak contoh yang bisa menggambarkan fungsi komunikasi ini di dalam lingkungan kerja. Salah satu contohnya, saya berkata kepada klien perusahaan kami, “Kemarin pukul 15.00 sore, saya sudah mengecek kembali akun Anda dan kami sudah tidak menemukan masalah apapun di dalamnya. Setelah ini, Anda bisa menggunakan akun Anda kembali dalam waktu 1x24 jam ke depan”. Yap! Ini adalah informasi yang kita sampaikan kepada klien kita melalui fungsi komunikasi.
6. Untuk Mencari Informasi.
Komunikasi bukan hanya berfungsi untuk memberikan informasi, namun ini juga berfungsi untuk mencari berbagai informasi yang kita perlukan. Sebagai contoh, saya bertanya kepada manajer saya terkait
acara kantor yang akan diadakan sebulan ke depan, “Pak, kira-kira kegiatan team building kantor kita akan diadakan pada tanggal berapa?” atau rekan pembaca bisa mencari informasi lain yang Anda inginkan.
7. Untuk Mengekspresikan Suatu Perasaan.
Fungsi komunikasi ketujuh membantu kita dalam mengomunikasikan perasaan fisik atau
emosional yang kita rasakan sendiri, baik perasaan suka atau tidak suka terhadap sesuatu. Sebagai contoh, saya mengatakan kepada Vina, rekan kerja saya bahwa saya akan sangat marah jika ada seseorang yang meminjam pulpen saya, tanpa seizin saya sebelumnya.
8. Untuk Melaksanakan Rutinitas Sosial.
Kita tidak akan pernah bisa melaksanakan rutinitas sosial dengan baik, jika kita tidak memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Oleh karena itu, komunikasi berfungsi untuk menjalani rutinitas sosial, baik dalam mengatakan sesuatu atau bertindak akan suatu hal yang berkaitan dengan orang lain (sosial).
Bagaimana contoh fungsi komunikasi ini di tempat kerja? Salah satu klien kami mengirimkan karangan bunga ke kantor atas pencapaian perusahaan kami yang telah meluncurkan produk baru. Dengan ini, kami mengirimkan ucapan “Terima Kasih” kepada perusahaan klien kami melalui
email.
9. Untuk Membuat Pilihan.
Komunikasi berfungsi untuk membuat satu pilihan tetap dari beberapa pilihan yang ditawarkan kepada kita. Dengan ini, kita bisa menunjukkan opsi atau pilihan mana yang kita suka dan mana yang kurang kita suka. Sebagai contoh, rapat kerja hari ini membahas tentang dua logo produk yang diajukan untuk mengganti logo produk kami yang lama. Ketika bos kami meminta tanggapan, saya menyampaikan pilihan saya pada desain logo produk yang pertama dibandingkan
logo produk yang kedua.
10. Untuk Memberi Arahan.
Selain itu, komunikasi juga berfungsi untuk memberi arahan kepada kita terkait sesuatu hal, terutama berkomunikasi dengan orang lain terkait apa yang harus mereka lakukan. Berikut ini adalah beberapa frasa yang sering kita dengar di dalam lingkungan kerja:
- “Silakan duduk”.
- “Kemarilah”.
- “Silakan masuk”.
- “Tolong segera buatkan laporan keuangan ini”, dan lain sebagainya.
11. Untuk Mempengaruhi atau Membujuk.
Tentu saja, salah satu fungsi komunikasi lain adalah untuk mempengaruhi atau membujuk seseorang dalam melakukan sesuatu. Sebagai contoh, kita berusaha mempengaruhi dan membujuk klien agar berminat untuk membeli produk atau menggunakan layanan jasa kita melalui
presentasi bisnis yang kita lakukan.
12. Untuk Memperingatkan Sesuatu.
Fungsi komunikasi lain yang mungkin sering kita terapkan adalah memperingatkan sesuatu kepada orang lain. Hal ini kita lakukan ketika mengkomunikasikan suatu bahaya atau kekhawatiran kepada orang lain. Misalnya, saya memberitahu rekan kerja saya agar tidak bekerja di kantor sampai larut malam, karena itu tidak akan baik untuk kesehatannya. Percakapannya bisa seperti ini, “Rina, jangan bekerja sampai larut malam. Kamu harus segera beristirahat dan kembali semangat untuk presentasi besok”.
13. Untuk Memotivasi atau Menyemangati Sesuatu.
Fungsi komunikasi terakhir yang tidak kalah penting bagi kehidupan kita adalah memotivasi atau menyemangati sesuatu atau seseorang. Fungsi komunikasi ini sangat bermanfaat bagi para pemimpin, terutama ketika mereka harus menyemangati atau memotivasi karyawan mereka yang sedang demotivasi. Sebagai contoh, “Semangat! Anda harus selalu bersemangat dalam mengejar mimpi-mimpi Anda, karena saya yakin Anda adalah orang yang penuh dengan potensi”.
4 Contoh Fungsi Komunikasi dalam Bisnis
Disadari atau tidak, ada 4 contoh fungsi komunikasi dalam bisnis yang sering kita jumpai di dunia kerja. Apa saja ya kira-kira? Yuk, kita lihat contohnya berikut ini.
1. Menginformasikan Karyawan tentang Fungsi Pekerjaan.
Salah satu fungsi utama komunikasi di dalam dunia bisnis adalah untuk memberitahu karyawan tentang fungsi-fungsi pekerjaan atau tanggung jawab pekerjaan yang harus mereka kerjakan selama bekerja di dalam perusahaan tersebut.
2. Membujuk atau Mempengaruhi Klien dan Mitra Bisnis untuk Bekerjasama dengan Perusahaan Kita.
Dalam bisnis, komunikasi sering digunakan untuk meyakinkan prospek, klien, dan mitra bisnis untuk melakukan deal atau kesepakatan dengan perusahaan kita, terutama dalam hal penjualan produk atau layanan jasa. Dengan kata lain, fungsi komunikasi ini membantu melancarkan usaha kita untuk bekerja sama dengan prospek.
3. Memotivasi Karyawan untuk Membuat Keputusan yang Lebih Baik.
Komunikasi sering digunakan secara strategis dalam organisasi atau perusahaan untuk membantu karyawan dalam merancang keputusan yang lebih baik, terutama terkait pekerjaan sehari-hari mereka di kantor.
4. Bersosialisasi dengan Orang-Orang di dalam Organisasi.
Fungsi komunikasi lain di dalam organisasi atau perusahaan adalah membantu kita dalam berkomunikasi dan bersosialisasi dengan karyawan, rekan kerja, pelanggan, klien, mitra bisnis bahkan dengan atasan kita (Manajer, CEO, Direktur, dan lain sebagainya).
Setelah membaca artikel di atas, kami berharap rekan-rekan pembaca semakin memahami fungsi komunikasi dan dapat menerapkan fungsi komunikasi dengan sebaik mungkin, terutama di lingkungan kerja. Tetap semangat ya, rekan-rekan Career Advice.
