Optimalisasi gudang berarti memperbaiki cara pengelolaan gudang Anda sehingga dapat beroperasi secara lebih efisien. Optimalisasi gudang dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak manajemen gudang atau warehouse management system yang berguna untuk mengotomatisasi proses gudang. Pengoptimalan gudang menciptakan gudang yang lebih aman dengan data inventaris, pengelolaan dan pemenuhan yang lebih baik, serta menghasilkan lebih sedikit kesalahan atau human error.

Karakteristik Gudang yang Efisien

Apa saja karakteristik gudang yang efisien? Berikut ini adalah beberapa karakteristik dari gudang yang efisien:

1.Training Staff

Memiliki tenaga kerja yang terlatih dapat meningkatkan keselamatan di lingkungan kerja yang berpotensi berbahaya dan meningkatkan efisiensi. Oleh sebab itu Anda perlu melatih karyawan Anda sejak dini agar operasional gudang berjalan dengan lancar.

2. Parkir dan Ruang Sekitar Gedung (Parking and Space Surrounding the Building)

Di mana pun Anda mendirikan gedung, sangat penting untuk memiliki cukup banyak ruang di sekitar gedung untuk area parkir. Hal ini diperlukan untuk memfasilitasi bongkar muat produk yang efisien.

3. Peralatan Mekanik (Mechanical Appliances)

Untuk memiliki gudang yang berjalan lancar diperlukan mesin yang tepat.

4. Kondisi Gudang Memadai

Karena merupakan tempat penyimpanan barang untuk melindungi barang-barang yang ada di dalamnya, gudang harus memiliki cukup ruang sehingga dapat menyimpan barang dalam jumlah yang banyak. Anda juga perlu memperhatikan penerangan, tingkat kekeringan, suhu, kebersihan gudang, dan hal lainnya sehingga barang yang disimpan akan jauh lebih aman.

5. Desain

Jika gudang Anda menyimpan barang yang sangat besar dan berat, sistem rak Anda perlu dirancang untuk menanganinya. Begitu pun jika Anda menyimpan makanan dingin, sistem pendingin Anda perlu diprioritaskan agar produk tidak mudah rusak. Apa pun produk yang disimpan gudang, pastikan gudang dirancang dengan mempertimbangkan hal ini.

6. Pembuatan Kartu Laporan

Kartu laporan adalah jenis kartu yang ditujukan untuk membuat laporan kegiatan di dalam gudang. Karena itulah, pada kartu tersebut umumnya memuat beberapa hal penting seperti keadaan tempat, keadaan barang, lama atau jangka waktu dari proses penyimpanan, dan informasi penting lainnya.

Mengatur Tata Letak Warehouse

Tata letak gudang merupakan desain gudang yang direncanakan untuk merampingkan operasi secara keseluruhan. Tata letak yang tepat akan membantu meningkatkan aliran produksi dan distribusi.

Terdapat banyak faktor yang perlu Anda periksa ketika memilih tata letak yang tepat untuk gudang Anda. Proses di bawah ini harus Anda pertimbangkan saat menentukan kebutuhan ruang dan tata letak yang paling sesuai untuk gudang yang Anda inginkan diantaranya:

1. Penyimpanan dan inventaris merupakan area paling penting karena dapat memperlancar alur kerja gudang. Memastikan bahwa inventaris diatur dan staf diperlengkapi untuk bekerja dengan sistem penyimpanan saat ini akan memengaruhi seberapa lancar pemenuhan pesanan akan berjalan.

2. Dokumentasi penerima masuk digunakan untuk mengeluarkan produk dan palet dari truk penerima. Dokumentasi biasanya disiapkan terlebih dahulu dengan penjelasan rinci tentang bahan yang masuk. Barang-barang tersebut kemudian diturunkan dari dok penerima, dihitung, dan disiapkan untuk disimpan di rak.

3. Area pengambilan dan pengepakan digunakan untuk menyiapkan pesanan pelanggan yang masuk. Proses pengambilan pesanan dimulai ketika pesanan diterima dan karyawan gudang mengambil bahan yang diperlukan.

4. Pengiriman barang keluar adalah tempat bahan yang dikemas ditempatkan ke rak palet, diangkat menggunakan forklift, dan dimuat ke truk untuk pengiriman.

5. Selain area produksi standar, pertimbangkan juga untuk ruang karyawan. Area ini harus mencakup ruang yang cukup bagi staf gudang untuk beristirahat, makan, dan menggunakan kamar kecil yang terpisah dari area kerja. 

Setelah Anda mengetahui pertimbangan apa saja dalam mengatur tata letak gudang, Anda dapat membuat langkah untuk merancang tata letak gudang ideal Anda. Berikut merupakan tipsnya:

1. Petakan (Map it Out)

Hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah mendesain peta atau cetak biru gudang Anda. Anda dapat mereferensikan peta gudang Anda yang sudah ada, atau Anda dapat membuat yang baru.

Anda dapat melakukannya dengan pena dan kertas atau menggunakan perangkat lunak desain tata letak gudang seperti Smartdraw , perangkat lunak diagram gratis, dan AutoCAD , perangkat lunak desain berbantuan komputer. Anda juga dapat menyewa ahli desain gudang yang dapat merancang tata letak yang dioptimalkan berdasarkan spesifikasi dan kebutuhan Anda.

2. Rencanakan Optimasi Ruang

Jumlah ruang yang Anda miliki di gudang Anda akan menentukan tata letak Anda. Anda harus mempertimbangkan penyimpanan, area alur kerja, dan peralatan untuk penggunaan ruang. Namun, Anda harus merencanakan area penyimpanan Anda terlebih dahulu. Mengetahui jumlah ruang yang Anda miliki untuk menyimpan produk Anda sangat penting.

3. Pilih Peralatan yang Tepat

Tidak peduli untuk apa gudang Anda, Anda memerlukan peralatan untuk operasi Anda. Jenis peralatan yang tersedia untuk Anda sangat luas, tetapi Anda mungkin dibatasi oleh ruang yang Anda miliki. Berbagai jenis produk memerlukan peralatan penanganan material yang berbeda, yang akan mempengaruhi jarak lorong Anda: forklift akan membutuhkan lebih banyak ruang daripada jack pallet.

Buat lorong Anda lebarnya antara 12-13 kaki karena kebanyakan forklift konvensional membutuhkan lebar lorong minimum 12 kaki. Namun, ini dapat berubah, tergantung pada berbagai faktor, termasuk ukuran gudang dan penyimpanan produk Anda.

4. Uji Rencana dan Catat Hasilnya

Sebelum Anda mendesain atau memodifikasi gudang Anda, Anda harus menjalankan tes. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengukur tata letak yang diusulkan dan mengatur perimeter space, lalu berjalan melewatinya. Selain itu, Anda juga harus menguji tinggi area gudang Anda.

Jangan lupa untuk menggunakan peralatan saat pengujian untuk memastikan semuanya dapat bergerak bebas dan tidak mengganggu. Mintalah karyawan Anda menguji desain baru juga, karena merekalah yang akan bekerja di dalam gudang tersebut.

Catat hasilnya, tuliskan apa yang berhasil dengan baik dan apa yang mungkin perlu diubah. Pastikan untuk mengubah rencana Anda jika ada yang tampaknya tidak berhasil. Yang terbaik adalah mengatasi semua kekusutan sekarang sehingga setiap perubahan dapat dilakukan dalam proses perencanaan.

Penggunaan Warehouse Management System

Warehouse management system (WMS) atau dalam bahasa Indonesianya adalah sistem manajemen gudang merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola gudang mulai dari pelacakan inventaris, penerimaan, pengambilan, pembuangan, hingga pengiriman barang kepada konsumen. Tujuan dari WMS adalah untuk membantu memastikan bahwa barang ataupun material bergerak melalui gudang dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya.

Warehouse management system memiliki keuntungan diantaranya sebagai berikut:

1. Kecepatan dalam Handling Process

Keuntungan pertama yang akan Anda rasakan saat menggunakan WMS yaitu kecepatan dalam handling process yang mampu meningkatkan kecepatan proses suatu barang karena dilakukan secara terkomputerisasi yang mana sebelumnya dilakukan dengan sistem manual. Penggunaan WMS juga akan membuat seluruh transaksi dan pergudangan menjadi lebih cepat dan akurat.

2. Mudah Mengatur Tempat Penyimpanan

Dengan menggunakan WMS akan mempermudah Anda mengatur lokasi penyimpanan barang menjadi lebih optimal. Setiap jumlah barang yang masuk ke gudang akan lebih mudah dikontrol sistem penyimpanannya dengan menggunakan peralatan yang terdapat di dalam sistem.

3. Meminimalisir Anggaran untuk Gaji Karyawan

Dengan adanya penerapan sistem manajemen pergudangan ini, maka akan membantu perusahaan untuk meminimalisir anggaran yang harus mereka keluarkan untuk menggaji karyawan, khususnya karyawan yang bekerja di bagian pergudangan.

4. Mengurangi Pengeluaran untuk Membeli Peralatan

Sistem WMS yang dilakukan secara terkomputerisasi pada dasarnya hanya menggunakan perangkat komputer atau laptop, sehingga memudahkan perusahaan untuk menangani berbagai macam data yang berkaitan dengan persediaan barang di gudang.

5. Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas Karyawan

Perusahaan akan mampu meningkatkan performa dan produktivitas karyawannya, jika mampu menerapkan sistem manajemen pergudangan yang tepat. Hal ini karena WMS akan memberikan informasi pada pihak karyawan tentang pekerjaan apa yang harus mereka utamakan ketika berada di dalam gudang.

6. Meningkatkan Pelayanan bagi Pelanggan

Sistem manajemen gudang yang baik dapat merampingkan seluruh proses pemesanan hingga pengiriman produk, karena semuanya dilakukan secara elektronik. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk menentukan tanggal pengiriman ke pelanggan dan mempercepat proses pengiriman barang.