Di dalam dunia kerja, produktivitas dan efisiensi adalah dua kata yang sering disebut-sebut, terutama saat menentukan sebuah keberhasilan atau menilai kinerja karyawan. Pada artikel kali ini, kita akan membahas perbedaan utama antara produktivitas dan efisiensi, yang mana ini akan sangat membantu kita untuk mencapai tujuan hidup kita masing-masing. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Produktivitas adalah kemampuan untuk menghasilkan sesuatu, daya produksi dan keproduktifan. Sedangkan, Efisiensi merupakan kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat (dengan tidak membuang waktu, tenaga dan biaya).
Sebenarnya, saat kita berdiskusi tentang produktivitas dan efisiensi, secara tidak langsung kita sedang membahas antara kuantitas dan kualitas. Dalam kata lain,
produktivitas dan efisiensi saling bertentangan satu sama lain. Sebagai contoh adalah diskusi berikut ini.
Produktivitas: “Ayo kita hasilkan sesuatu! Semakin banyak yang kita hasilkan, maka akan semakin baik. Jika kita menghasilkan banyak hal dalam waktu yang singkat, wah ini akan lebih hebat lagi!”
Efisiensi: “Tidak! Banyak menghasilkan bukan berarti sebuah pencapaian. Sebelum menghasilkan sesuatu, kita harus berpikir dengan sangat matang, apakah yang akan dihasilkan bermanfaat? Bagaimana proses yang tidak memakan waktu dengan sumber daya yang tidak terlalu banyak? Apa yang dapat dilakukan agar biaya produksi tidak mahal?
Yap! ketika kita berfokus pada produktivitas, efisiensi adalah hal pertama yang harus kita korbankan. Sebaliknya, saat kita berfokus pada efisiensi, maka kita harus mengubur tujuan kita selama berbulan-bulan dengan birokrasi yang panjang.
Kesan yang Salah pada Produktivitas
Produktivitas adalah kata yang paling sering kita dengar di tempat kerja. Dan, mengukur produktivitas cenderung lebih mudah. Biasanya, orang-orang akan
mengukur produktivitas dengan mengukur output atau hasil yang diberikan seseorang selama dua periode waktu secara bersamaan. Misalnya, jika minggu lalu saya berhasil
menyelesaikan dua laporan keuangan, dan minggu ini saya telah menyelesaikan tiga laporan keuangan dengan sangat baik, ini berarti produktivitas saya telah meningkat dibandingkan minggu lalu. Begitu juga dengan bisnis, mereka akan menghitung produktivitas dengan membandingkan karyawan, departemen, dan lokasi.
Sayangnya, kita sering salah kaprah saat menggunakan ‘jumlah hasil akhir / jumlah output’ saat menentukan seseorang produktif atau tidak. Sebagai contoh, ada karyawan baru yang perlu kita bimbing dalam beberapa hal. Sebenarnya, kita sendiri sudah terseok-seok dalam menyelesaikan setumpuk pekerjaan yang ada, ditambah lagi bos kita meminta untuk menjadi pembimbing karyawan baru tersebut.
Oh tidak! Pastinya kita kewalahan dong dengan banyaknya pekerjaan, namun waktu yang ada sangat singkat. Ketika kita tidak berhasil menyelesaikan semua pekerjaan tersebut, kita cenderung merasa bahwa kita tidak seproduktif minggu lalu. Padahal ini adalah tanggapan yang salah. Intinya, kita tidak bisa menilai produktivitas dengan pekerjaan yang semakin bertambah, output yang berkurang, namun waktu yang diberikan tetap sama.
Bagaimana dengan Efisiensi?
Jika sebelumnya kita membahas bahwa produktivitas berfokus pada output atau hasil akhir, maka efisiensi lebih menekankan pada kualitas pekerjaan yang kita berikan. Biasanya, ini berfokus pada penghematan waktu, biaya dan sumber daya yang kita berikan. Sebagai contoh, Perusahaan Wafer menghasilkan 500 juta rupiah setiap bulannya, sedangkan Perusahaan Biskuit hanya menghasilkan 400 juta rupiah.
Jika kita menilai produktivitas dari kedua perusahaan tersebut, maka output yang dihasilkan oleh Perusahaan Wafer lebih banyak daripada Perusahaan Biskuit. Dalam hal ini, Perusahaan Wafer dinilai lebih produktif. Namun setelah kita telusuri lebih lanjut, ternyata Perusahaan Wafer mengeluarkan uang lebih banyak untuk promosi di beberapa seminar di seluruh Indonesia, sehingga mereka mengeluarkan 250 juta rupiah untuk biaya promosi. Di sisi lain, Perusahaan Biskuit hanya melakukan promosi secara online, dan mereka hanya mengeluarkan biaya promosi senilai 50 juta rupiah. Nah, kita bisa menarik kesimpulan bahwa Perusahaan Biskuit jauh lebih efisien dan menghasilkan keuntungan lebih besar daripada Perusahaan Wafer.
Apakah Efisiensi Lebih Baik daripada Produktivitas?
Jawabannya, tidak juga. Saat kita terlalu berfokus pada produktivitas akan ada konsekuensi yang kita dapatkan, begitu juga dengan efisiensi. Dengan
terlalu berfokus pada efisiensi, kita cenderung tidak ingin menyelesaikan pekerjaan dengan tergesa-gesa, karena kita tidak ingin upaya yang kita berikan bukan sesuatu yang tepat dan tidak berkualitas.
Pada kenyataannya, tantangan,
kegagalan dan salah mengambil langkah adalah bagian dari pertumbuhan dan pencapaian hasil yang perlu kita rasakan dalam karier. Apabila kita terlalu memikirkan kualitas, kita akan cenderung meragukan diri sendiri,
merasa cemas dan menunda-nunda pekerjaan karena takut apa yang dikeluarkan tidak seimbang dengan yang didapatkan. Konsekuensinya? Kita mungkin tidak akan menghasilkan apapun dalam jangka waktu yang cukup lama.
Mencapai Keseimbangan antara Produktivitas dan Efisiensi
Faktanya, kita memerlukan keduanya. Produktivitas dan efisiensi keduanya sama-sama penting, penting untuk memahami bahwa kita membutuhkan keduanya. Bergerak cepat untuk segera mendapatkan hasil adalah hal yang bagus, dan berpikir secara matang sebelum bertindak, juga hal yang perlu kita lakukan. Nah, berikut ini tiga strategi yang rekan-rekan Career Advice dapat terapkan untuk memaksimalkan hasil yang diinginkan.
Strategi yang pertama adalah berusaha untuk tetap mempertahankan tingkat produksi yang ada, namun dengan mengurangi sumber daya yang digunakan.
Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi Anda tanpa memengaruhi produktivitas Anda, apa yang akan Anda lakukan? Salah satu strategi sederhana yang dapat dilakukan adalah melakukan peninjauan terhadap semua promosi penjualan yang telah diberikan dan ulasan yang kita dapatkan bisa digunakan untuk menentukan peringkat
promosi penjualan berdasarkan tingkat pengembalian atas investasi. Kemudian, kita dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi dengan realokasi uang yang kita habiskan di 10% iklan terbawah dan memindahkannya ke 10% iklan teratas.
2. Fokus Mengurangi Limbah
Strategi kedua yang dapat kita lakukan yaitu, fokus mengurangi limbah. Demi mendapatkan keseimbangan antara produktivitas dan efisiensi, kita perlu mencari cara untuk mengurangi pemborosan dengan menemukan alternatif yang lebih murah, yang tentunya dapat menghasilkan kualitas produk yang sama, seperti yang kita hasilkan sekarang.
Sebagai contoh, kita ambil ilustrasi Perusahaan Wafer dan Biskuit yang tadi, Perusahaan Wafer mengeluarkan 250 juta rupiah untuk biaya promosi produk mereka. Sehingga, mereka harus berpikir “Apakah ada opsi yang lebih hemat untuk biaya promosi tetapi memiliki kualitas baik, yang mungkin belum pernah Perusahaan Wafer gunakan?
3. Memprioritaskan Tujuan
Strategi yang ketiga adalah kita harus memprioritaskan tujuan yang telah kita tetapkan sebelumnya. Kita harus tahu dan sadar bahwa kita tidak dapat memiliki segalanya, persis dengan apa yang kita inginkan. Dalam hal ini, kita perlu memutuskan apa yang paling penting bagi bisnis kita dan rela melepaskan tujuan yang kurang penting lainnya, demi memastikan bahwa kita telah mencapai tujuan prioritas yang kita inginkan.
Sebagai contoh, industri transportasi online di Indonesia semakin kompetitif. Maka, pengemudi taksi online harus fokus pada menekan biaya dan mengoperasikan efisiensi yang lebih tinggi. Untuk mengelola biaya mereka, pengemudi taksi online harus memastikan bahwa taksi online mereka tidak pernah kosong. Jika ia membawa penumpang ke Bekasi, dia perlu memastikan apakah akan membawa penumpang lagi dari Bekasi ke Jakarta. Dalam hal ini, mereka benar-benar menekan biaya bensin dan tol yang dikeluarkan agar lebih efisien, dan di waktu yang bersamaan mereka tetap produktif, meskipun mungkin total penumpang yang didapatkan tidak terlalu banyak.
Pada intinya, produktivitas dan efisiensi adalah dua hal yang bertentangan, namun keduanya sama-sama penting untuk dimiliki. Nah, selamat menyeimbangkan produktivitas dan efisiensi ya, rekan-rekan Career Advice.
