Pembelian bahan baku merupakan hal yang penting dalam keberlangsungan sebuah industri. Tujuan pembelian bahan baku yaitu untuk diubah menjadi barang jadi untuk dijual. Tetapi setelah pembelian dan sebelum dijual, bahan baku tersebut perlu dijaga keamanan dan perawatannya di dalam gudang, untuk itu diperlukan sebuah sistem yang bisa membantu Anda untuk mengelola gudang yaitu dengan menggunakan warehouse management.
Warehouse management adalah proses, kontrol, dan optimalisasi operasi gudang dari masuknya inventaris ke gudang hingga barang dipindahkan, dijual, atau dikonsumsi. Setelah Anda mengetahui apa yang dimaksud dengan warehouse management system maka akan mempermudah Anda untuk mengetahui proses-proses dalam warehouse management, berikut ini merupakan penjelasannya.
1. Proses Penerimaan (Receiving)
Proses ini berfokus pada gudang pertama dan merupakan salah satu proses yang paling paling penting. Gudang harus dapat memeriksa ulang penerimaan untuk menetapkan proses penerimaan yang tepat.
Produk yang diterima harus dalam jumlah, kondisi, dan waktu yang tepat. Jika terjadi kesalahan dalam proses ini, maka dampaknya akan mempengaruhi kegiatan atau operasi berikutnya dalam proses supply chain. Penerimaan juga berarti mengalihkan tanggung jawab atas barang ke pihak gudang. Oleh karena itu pihak gudang memiliki tugas untuk menjaga kondisi barang tersebut sampai nantinya dikirim ke proses selanjutnya.
2. Penanganan Material di Gudang (Material Handling)
Material Handling adalah setiap proses yang melibatkan pemindahan, pengendalian, perlindungan, atau penyimpanan material selama proses manufaktur. 4 Dimensi yang mempengaruhi aliran produk yang efesien melalui gudang:
- Movement: memindahkan produk dari penerimaan ke pengiriman.
a. Contoh skala kecil : menggunakan forklift untuk memindahkan inventaris dari gudang penyimpanan ke truk untuk pengiriman.
b. Contoh skala besar : menggunakan sistem konveyor untuk memindahkan inventaris di sekitar pusat distribusi seluas 100.000 kaki persegi
- Time: berapa lama produk bertahan dalam penyimpanan, berapa lama waktu dari penerimaan persediaan hingga pengiriman.
- Quantity: berapa banyak produk yang dapat disimpan di ruang yang ditentukan.
- Space: berapa banyak ruang yang dialokasikan atau tersedia.
3. Sistem Penyimpanan Material di Gudang (Storage System)
Storage System merupakan seperangkat struktur fisik yang dirancang untuk menyimpan barang secara optimal dengan mengutamakan penggunaan ruang yang efektif, kemudahan akses, dan pengorganisasian produk menurut kriteria tertentu.
Dalam sistem penyimpanan manual, catatan penerimaan barang dikumpulkan di area penerimaan dan didistribusikan ke berbagai area yang membutuhkan dokumen tersebut. Sedangkan sistem pergudangan yang sudah terkomputerisasi menggunakan label barcode yang digunakan untuk melacak produk.
A. Metode Penyimpanan
Terdapat beberapa metode penyimpanan barang yang dapat dilakukan diantaranya:
- Random Location System
Sistem ini merupakan yang paling populer dan ekonomis. Barang yang datang ke gudang ditempatkan secara random di setiap area yang kosong.
- Fixed Location System
Setiap item barang mempunyai tempat penyimpanan yang sudah tetap dan tempat tersebut tidak bisa digunakan untuk item lain. Staf pergudangan cenderung memilih sistem ini karena sangat mudah mengingat lokasi kargo.
- Fixed Area Working on a Random System
Sistem ini merupakan kombinasi keuntungan dari dua metode sebelumnya, di mana kumpulan setiap item seperti ball bearing, abrasive, dan suku cadang dapat digabung di tempat yang sama. Setelah barang-barang tersebut dipisahkan dan area tetap untuk penyimpanan barang sudah dipilih, lokasi yang tepat dikendalikan oleh Random Location System.
B. Konfigurasi Sistem Penyimpanan
Adapun beberapa konfigurasi sistem penyimpanan yaitu:
a. Selective Racking. Lokasi setiap pallet dapat diakses melalui lorong. Ketika setiap pallet diambil, hanya satu pallet yang dipindahkan dari lokasi tersebut. Jenis konfigurasi ini merupakan racking system yang biasa digunakan di pergudangan. Ketinggi rak dapat beranekaragam sesuai dengan kebutuhan.
b. Double-deep Racking. Dua baris single deep rack dapat digunakan bersama untuk menahan dua pallet. Forklift, stacker, dan reach truck digunakan untuk mengambil dua pallet.
c. Drive-in Racking. Drive in racking membuat pallet dapat disimpan secara vertical di rak penyimpanan.
d. Mobile Racking. Jenis ini membantu meningkatkan densitas penyimpanan. Rak dapat digerakkan menggunakan perangkat mekanik.
e. Automated Storage and Retrieval System (ASRS). Komponen-komponen utama dari Automated Storage and Retrieval System adalah stacker crane, storage rack, dan software.
f. Very Narrow Aisle (VNA). Sistem ini berfungsi mengurangi lebar lorong dan ketinggian rak dapat mencapai 14 meter.
g. Staf gudang memerlukan dokumentasi untuk melacak barang yang diletakkan di rak.
h. Carousel. Jenis ini dapat diklasifikasikan menjadi dua tipe, diantaranya yaitu vertical dan horizontal. Vertical carousel merupakan tempat penyimpanan otomatis dan mesin pengambilan yang menggunakan rantai serta rel yang memutar tempat penyimpanan secara vertical. Jenis vertical ini sangat berguna untuk item yang kecil. Sedangkan horizontal carousel merupakan penyimpanan otomatis yang digunakan untuk pemilihan yang efisien dan tempat penyimpanan yang memiliki kepadatan tinggi.
4. Manajemen Persediaan (Inventory Management)
Manajemen persediaan gudang adalah proses dimana stok yang disimpan di gudang atau fasilitas penyimpanan lainnya diterima, dilacak, diaudit, dan dikelola untuk pemenuhan pesanan. Manajemen gudang juga mencakup pengisian kembali stok ketika jumlah minimum yang telah ditentukan tercapai, memperbarui stok Anda ke tingkat optimal berdasarkan data penjualan historis.
Bagaimana cara kerja sistem manajemen inventaris gudang?
Perangkat manajemen inventaris gudang menawarkan beberapa fitur utama untuk membantu Anda memantau barang di dalam fasilitas penyimpanan Anda dan mengawasi kontrol inventaris. Dalam beberapa kasus, perangkat lunak manajemen gudang dibangun ke dalam solusi perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP) yang lebih luas; dalam kasus lain, perangkat lunak manajemen gudang berfungsi sebagai sistem yang berdiri sendiri. Yang terbaik adalah membeli proses terintegrasi yang mulus jika Anda ingin mengelola inventaris Anda di seluruh ekosistem perusahaan Anda.
Perangkat lunak manajemen inventaris mencakup akuisisi, pelacakan, dan pengiriman produk, memastikan Anda mengetahui produk apa yang ada di mana pada jam berapa. Perangkat ini juga dapat berfungsi sebagai alat peramalan, membantu Anda memesan barang berdasarkan permintaan pelanggan yang diharapkan menurut data penjualan historis. Beberapa juga menawarkan peringatan dan pemberitahuan untuk meningkatkan proses operasional gudang Anda, yang menunjukkan kapan waktunya untuk melakukan penghitungan siklus.
5. Penyimpanan dan Pelestarian (Storage & Preservation)
Penyimpanan dan pelestarian adalah bagian penting dari fungsi penyimpanan. Ketika bahan-bahan tetap berada di gudang, bahan-bahan ini harus dijaga dan dirawat dengan benar. Jika tidak, bahan-bahan ini dapat terdegradasi karena reaksi kimia alami seperti berkarat oleh uap air, meleleh karena panas, dll., dan juga dapat terpengaruh oleh serangga, tikus, dll.
Untuk melindungi bahan dari berbagai efek buruk, tindakan berikut harus dilakukan:
- Jangan meletakan bahan di tanah karena dapat terpengaruh oleh kelembapan, semut, dan lainnya.
- Bahan ditempatkan sesuai dengan sifat bahan. Misalnya:
a. Alat tulis, material sipil, pembersih, dan barang serupa dapat disimpan di rak baja.
b. Obat-obatan disimpan di lemari pendingin.
c. Barang yang mudah rusak dapat disimpan di ruangan yang dingin.
- Pembersihan harian dan berkala harus selalu dilakukan.
- Verifikasi stok harian harus dilakukan untuk memastikan kebenaran stok.
- Metode penanganan yang tepat harus diikuti untuk menghindari kerusakan pada bahan.
- Bahan pengawet harus diterapkan untuk melindungi barang.
- Bahan berbahaya harus dipisahkan dan disimpan di gudang yang terpisah.
- Tindakan pencegahan keamanan harus diambil dan peralatan keselamatan harus disediakan.
Itulah pembahasan mengenai proses-proses dalam warehouse management. Dengan adanya proses-proses tersebut pengelolaan barang digudang menjadi lebih mudah dilakukan.
Sumber:
https://mile.app/blog/6-proses-standar-pada-warehouse-management-system-wms
https://rebstorage.com/articles-white-papers/what-is-material-handling/
https://supplychainindonesia.com/sistem-penyimpanan/
businessnewsdaily.com/15869-warehouse-inventory-management.html
https://v2020eresource.org/content/files/storage.htm
