Rapat kerja? Ini memang sebuah pertemuan penting yang biasanya diadakan di dalam kantor bersama pimpinan perusahaan dan rekan-rekan kerja, dan bisa juga dilaksanakan di luar kantor bersama klien-klien kita. Namun, seringkali meeting mengganggu produktivitas kerja kita karena ini berarti mengurangi waktu kerja yang kita miliki untuk
mengerjakan pekerjaan inti kita. Parahnya lagi, setiap pertemuan atau meeting yang kita hadiri memiliki alur yang tidak jelas. Kita sering merasa bingung tentang apa tujuan pertemuan itu dan makna apa yang dapat diambil dari pertemuan yang diadakan?
Ini terjadi bukan karena kita tidak memperhatikan rapat kerja yang berlangsung. Bahkan, kita juga mencatat beberapa poin yang diambil dari rapat tersebut. Sayangnya, setelah kita baca kembali, tidak ada poin penting yang kita dapat. Malahan, kita merasa tidak puas dan tidak yakin terhadap tujuan pertemuan tersebut.
Ada banyak sekali rapat kerja yang hanya membuang-buang waktu. Itulah mengapa sebagian orang merasa malas untuk menghadiri rapat secara umum. Lantas, bagaimana mengubah rapat kerja menjadi sebuah pertemuan yang sederhana namun efektif?
Apabila rekan-rekan Career Advice akan mengadakan sebuah rapat kerja, maka artikel ini akan sangat membantu untuk menjadikan rapat yang berlangsung menjadi pertemuan penting tanpa
membuang-buang waktu kolega yang lain.
Mengubah Rapat Kerja menjadi Pertemuan yang Efektif
Penyebab utama dari rapat kerja yang tidak efektif adalah penyelenggara tidak merencanakannya dengan baik dan matang, namun mereka berharap rapat tersebut berjalan dengan lancar dan berhasil. Jadi, apa kunci rapat yang efektif? Tentu saja harus dilandasi dengan rencana yang matang. Salah satunya adalah memiliki konsep yang matang tentang tujuan apa yang ingin dicapai dari pertemuan kerja tersebut. Dengan begitu, penyelenggara dapat menyiapkan pesan yang cocok untuk disampaikan, peserta juga dapat mengambil poin-poin penting pada rapat kerja dan keluar dari ruangan rapat dengan perasaan yang puas tanpa rasa bingung.
Bagaimana Caranya?
Tidak perlu pusing, karena kami menyediakan beberapa kiat yang dapat semua pembaca Career Advice terapkan untuk merancang rapat kerja yang efektif.
1. Menetapkan Tujuan Rapat Kerja
Yap, tentu saja ini langkah awal yang harus kita terapkan. Jangankan rapat kerja, apapun yang terjadi di dalam hidup tanpa tujuan yang jelas akan memiliki hasil yang tidak sesuai dengan harapan kita. Jadi, sebelum mengadakan rapat kerja, kita perlu merancang tujuan yang jelas.
Sebagai contoh:
Apakah tujuan rapat kerja untuk memperkenalkan beberapa kebijakan baru?
Menentukan tujuan rapat kerja adalah membuat pertemuan menjadi semakin terfokus dan tidak berbelok-belok ke arah yang tidak jelas. Selain itu, apabila kita memerlukan lebih banyak informasi terkait tujuan yang akan dicapai, maka lebih baik kita melakukan penelitian sebelum rapat dimulai demi kelancaran rapat kerja.
2. Menentukan Garis Besar Rapat Kerja
Dalam setiap rapat kerja, pastinya akan ada beberapa diskusi yang berlangsung. Nah, penting untuk kita menetapkan apa saja garis besar dari topik diskusi yang akan diadakan. Dalam hal ini, kita perlu membuat daftar topik, tema, serta masalah yang akan dibahas pada pertemuan tersebut. Satu tip yang mungkin bermanfaat, pilih topik yang bersangkutan dengan seluruh anggota rapat kerja. Sehingga, masalah yang ada dapat diberikan input dari rapat kerja. Misalnya, “bagaimana cara meningkatkan hubungan karyawan-manajemen?”
Dari pertanyaan tersebut, para karyawan dan pihak manajemen dapat memberikan masukan mereka masing-masing. Selain itu, jangan membuat topik diskusi yang terlalu banyak. Tiga topik sudah sangat cukup, karena topik diskusi yang terlalu banyak akan membuat agenda rapat semakin panjang dan kurang efektif.
3. Identifikasi Anggota Rapat yang akan Hadir
Sama seperti sebuah seminar atau konferensi, pembicara perlu tahu siapa saja audiens yang akan datang. Minimalnya, mereka tahu kategori audiens tersebut, pelajar atau karyawan. Apabila topik diskusi yang akan disampaikan adalah topik yang umum, ini berarti audiens harus dari semua departemen, bukan satu departemen saja, karena topik yang disampaikan harus berkaitan dengan semua anggota rapat kerja.
4. Membuka Peluang Pendapat dari Anggota Rapat Kerja
Kebanyakan agenda rapat hanya dibentuk oleh para pemimpin dalam pertemuan yang tertutup, atau pihak manajemen atas. Biasanya, karyawan hanya menerima jadi agenda yang telah atasan mereka tetapkan. Nah, untuk membuatnya berbeda dan menjadi lebih efektif, cobalah cara lain dengan meminta masukan dari anggota lain terkait agenda rapat kerja yang telah kita rancang.
Apabila pada akhirnya kita tidak mencantumkan saran mereka ke dalam agenda rapat, kita dapat memberikan alasan yang valid dari pertimbangan yang dilakukan.
5. Tetapkan Waktu untuk Setiap Topik Diskusi
Dari semua topik diskusi yang telah ditetapkan tadi, kita juga perlu mengalokasikan waktu yang akan dihabiskan untuk membahas setiap topik rapat kerja. Pastikan setiap waktu yang diberikan berdasarkan dengan bobot dan prioritas topik yang ada. Jangan lupa untuk mencantukan waktu dari masing-masing topik di dalam agenda rapat, sehingga semua anggota rapat tahu bahwa mereka harus menggunakan waktu dengan seefektif mungkin.
Dengan cara ini, anggota rapat tidak akan menghabiskan terlalu banyak waktu pada masalah yang kurang penting dengan mengorbankan masalah yang lebih berat, dan pertemuan tidak akan dibanjiri dengan pendapat yang ‘ngalor ngidul’ atau tidak jelas arahnya kemana.
6. Anggota Rapat juga Harus Bersiap-siap
Nyatanya, bukan hanya agenda rapat yang harus dipersiapkan dengan sangat matang loh! Tetapi, peserta rapat kerja juga harus bersiap-siap agar pertemuan ini berjalan dengan lancar dan seluruh anggota paham dengan apa yang disampaikan saat rapat berlangsung. Bagaimana ya caranya? Agenda rapat yang sudah disusun secara matang dari tujuan, tema, topik, dan persiapan lain yang dapat dilakukan, harus dikirimkan kepada anggota rapat minimalnya dua hari sebelum rapat kerja diadakan.
7. Tambahkan Sesi Tanya Jawab
Sesi tanya jawab ini bisa dibilang sangat penting untuk dicantumkan di akhir agenda rapat kerja, yang mana kita memberikan peluang kepada peserta rapat untuk mengajukan pertanyaan. Mengapa ini begitu penting?
Ini dikarenakan sesi tanya jawab langsung dapat meningkatkan pemahaman mereka terkait konten rapat dengan lebih baik dan ini akan memberikan kepuasan kepada mereka karena telah menyuarakan pertanyaan mereka, dan merasa didengar oleh pihak manajemen.
Selain itu, kita dapat mengumpulkan wawasan penting tentang perasaan, frustrasi, atau kesenjangan informasi yang ada di area spesifik dari pertanyaan peserta, yang dapat membantu menginformasikan agenda untuk pertemuan berikutnya.
8. Tetapkan Tanggal, Waktu Rapat dan Lokasi yang Tepat
Sebagai penyelenggara rapat kerja, kita harus memastikan bahwa tanggal pelaksanaan, waktu mulai dan selesai serta lokasi rapat yang kita tetapkan, sangatlah tepat dan terjangkau oleh anggota rapat kerja. Apabila banyak orang yang terus-terusan datang terlambat, atau bahkan tidak datang rapat sama sekali, mungkin ini mengisyaratkan kita untuk mengubah lokasi rapat, waktu, atau agenda rapat yang ada.
9. Tanyakan Dua Pertanyaan untuk Peninjauan Rapat
Sebelum rapat kerja diakhiri, akankah lebih baik untuk menanyakan dua pertanyaan penting sebagai bentuk peninjauan rapat kerja yaitu, “Apa saja kemajuan yang telah kita lakukan?” dan “Apa yang dapat kita lakukan agar pertemuan berikutnya menjadi semakin baik?”
Coba alokasikan waktu lima sampai sepuluh menit untuk menjawan dua pertanyaan tersebut agar seluruh anggota rapat merasa bahwa kita semua telah membuat kemajuan dan akan memberikan suatu hal yang lebih baik di pertemuan selanjutnya. Dan, tidak ada rasa penyesalan atau kebingungan yang dimiliki oleh anggota rapat.
10. Merayakan Pencapaian Bersama
Kebanyakan rapat kerja yang diadakan pasti diakhiri dengan acara makan-makan. Nah, ini adalah salah satu hal menarik yang membuat peserta rapat datang. Hayo ngaku saja deh! Hehe. Tidak masalah, acara makan-makan ini juga dapat diklasifikasikan sebagai bentuk perayaan kecil setelah perbincangan rapat kerja yang cukup menguras otak. Dan, jangan lupa
beri apresiasi kepada anggota tim yang telah memberikan pendapat dan ide-ide yang cemerlang saat rapat kerja berlangsung. Sebagai contoh, memuji karyawan yang sangat pemalu karena telah berhasil menyuarakan pendapat saat rapat.
Studi menunjukkan bahwa 83% karyawan menemukan kepuasan lebih dalam saat mendapatkan ‘pengakuan’ daripada sebuah penghargaan dan hadiah.
Nah, itu dia sepuluh kiat yang dapat membantu kita dalam membuat rapat kerja yang efektif namun lebih efektif, agar seluruh anggota rapat menjadi lebih tertarik dan merasa puas dengan rapat kerja yang diadakan. Apabila rekan-rekan Career Advice akan segera menyelenggarakan rapat kerja, jangan lupa terapkan kiat-kiat di atas ya, selamat mencoba.
