Tindakan pencegahan adalah tindakan proaktif yang diambil untuk mencegah ketidaksesuaian dengan rencana yang ditetapkan dalam suatu lembaga atau organisasi maupun secara individu. Tindakan pencegahan biasanya dikenal juga dengan sebutan Preventive Action. Tindakan ini biasanya selalu berjalan beriringan bersama dengan tindakan penanggulangan atau tindakan korektif atau sering juga disebut sebagai Corrective Action. Kedua tindakan ini berperan penting dalam eksekusi untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

Seperti kita tahu, eksekusi sering kali tidak mudah karena ada banyak faktor yang dapat menggagalkan pelaksanaan sebuah rencana. Tindakan pencegahan dan tindakan penanggulangan dirancang dan disusun sebelum permasalahan terjadi supaya tujuan tetap dapat dicapai sekalipun harus menghadapi berbagai tantangan.

Apa itu Tindakan Pencegahan?

Tindakan pencegahan melibatkan prediksi masalah yang dapat muncul dan pembuatan rencana untuk menguranginya. Hal ini sering digunakan untuk mengidentifikasi potensi permasalahan dalam sebuah rencana bahkan sebelum permasalahan-permasalahan tersebut muncul untuk menetapkan langkah-langkah untuk mencegahnya. Proses identifikasi ini biasanya melibatkan analisis, audit internal, tinjauan umpan balik pelanggan, dan partisipasi karyawan dan pekerja di semua tingkatan atau semua kalangan. Tindakan pencegahan meliputi tahapan penyelidikan, membuat tinjauan analisis, mengambil tindakan, meninjau hasil, dan mengambil tindakan lebih lanjut jika diperlukan. Tindakan ini sesuai dengan filosofi Plan Do Check Act (PDCA) yang ditemukan oleh Deming-Shewhart. PDCA adalah sebuah siklus yang dinamis, di mana ketika ditemukan persoalan atau penyimpangan dari rencana semula maka akan ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan (ACT) untuk mengembalikan ke jalur rencana semula.

Tindakan Pencegahan (Preventive Action) vs Tindakan Penanggulangan (Corrective Action)

Tindakan pencegahan adalah tindakan proaktif yang diambil untuk mencegah dan mengalihkan dari rencana dan tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan tindakan penanggulangan atau tindakan korektif adalah tindakan atau rencana yang dilakukan setelah masalah muncul dan mengganggu fungsi normal organisasi atau bagian di suatu departemen perusahaan terkait. Kedua tindakan tersebut dapat diterapkan secara bersamaan. Organisasi atau bagian yang mampu menerapkan kedua tindakan tersebut artinya telah memiliki manajemen dan pencapaian tujuan yang lebih baik.

Perbedaan Antara Tindakan Pencegahan dan Tindakan Penanggulangan

Karena tindakan pencegahan dan tindakan penanggulangan sering kali diberlakukan dalam konteks yang sama, banyak juga yang salah mengartikan dan menganggap keduanya sama. Berikut beberapa fakta yang membedakan kedua tindakan tersebut:

1. Tindakan Pencegahan (Preventive Action)

1. Tindakan pencegahan adalah serangkaian tindakan yang diambil untuk mengidentifikasi potensi risiko yang dapat memengaruhi operasi dan pembuatan rencana untuk menguranginya.
2. Tindakan pencegahan memperhatikan masalah sebelum terjadi dan mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki penyebab masalah sebelum terjadi.
3. Tindakan pencegahan diambil sebelum masalah muncul sebagai cara untuk menghindarinya.
4. Tindakan pencegahan bersifat proaktif.
5. Tindakan pencegahan biasanya bekerja dengan cara mengurangi kemungkinan penyebab sebuah persoalan itu muncul.

1. Tindakan Penanggulangan (Corrective Action)
2. Tindakan penanggulangan adalah serangkaian rencana yang diambil untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah dan menemukan solusi untuk konsekuensinya.
3. Tindakan penanggulangan atau tindakan korektif mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki penyebab masalah setelah masalah terjadi.
4. Tindakan penanggulangan dilakukan setelah masalah terjadi sebagai cara untuk memecahkan konsekuensi dan mengurangi risiko tambahan yang menyertainya.
5. Tindakan penanggulangan dimulai dari investigasi, audit, dan analisis potensi risiko. Proses tindakan korektif dimulai dengan mengidentifikasi penyebab dari suatu masalah yang telah terjadi.
6. Tindakan penanggulangan bersifat reaktif.

Tindakan penanggulangan yang sudah terencana dan disusun sebelum masalah terjadi sebagai bentuk usaha meminimalkan risiko ketika persoalan muncul, sering disebut sebagai Contingency Plan.