7.    Tunjukkan kesan ramah dan open minded kepada lawan bicara

Memberikan sikap ramah kepada klien adalah salah satu hal mendasar untuk untuk menumbuhkan kepercayaan dan membuat klien nyaman berkomunikasi dengan Anda. Hal ini dapat Anda berikan dengan cara: menanyakan kabarnya, mengajaknya terlebih dahulu untuk bersalaman, memberikan senyuman, berbicara dengan nada yang riang, dan menyisipkan kalimat penutup yang ramah (jika hal ini terjadi dalam bentuk tertulis bukan lisan) seperti: semoga hari Anda menyenangkan, sukses selalu untuk Anda, atau senang berkomunikasi dengan Anda. Ketika Anda sudah memberikan sikap ramah dan timbul kepercayaan klien kepada Anda, selebihnya adalah Anda memiliki sikap open minded saat komunikasi dalam membahas bisnis yang sedang berlangsung. Hal ini dilakukan agar Anda dapat memahami dan lebih terbuka akan sudut pandang klien. Memang tidak mudah untuk mengambil sikap open minded, terlebih jika klien Anda memiliki sudut pandang yang sangat berlawanan dengan Anda. Tetapi, dengarkan dan jangan lantas Anda memotong pembicaraan dan menyatakan bahwa Anda tidak setuju dengan sudut pandang yang dikemukakan. Hal ini sangat berbahaya jika Anda lakukan, maka berpikirlah lebih terbuka dan sanggahlah perkataanya dengan menyampaikan pikiranmu menggunakan bahasa yang santun dan sikap yang sopan, agar klien pun memahami maksud dan tujuan pembicaraan, untuk mencapai kesepakatan bersama. Ingat, jangan paksakan sudut pandangmu, carilah solusinya bersama, agar perusahaan tempat Anda bekerja tetap dapat kepercayaan klien.

8.    Fleksibel

Setiap manusia diciptakan beragam fisik dan karakternya. Maka dengan begitu, profil klien Anda juga harus mampu Anda sadari, sebab akan berpengaruh terhadap komunikasi yang akan Anda lakukan. Berikut terdapat contoh ilustrasi:

Ketika hendak bertemu dengan klien, Anda bisa cari tahu dahulu bagaimana profilnya, jika diketahui beliau adalah orang yang sensitif dan mudah tersinggung, maka Anda harus mengambil sikap untuk tidak menggunakan bahasa yang kasar dan lugas. Pilihlah kata yang santun dengan bahasa yang halus, namun tetap dapat dipahami dengan mudah. Maka saat komunikasi itu terjadi, klien Anda akan mengerti dan tidak mudah tersinggung.

Selain profil, kondisi seseorang juga turut mempengaruhi saat hendak melakukan komunikasi. Anda mungkin menemukan orang yang sibuk dan jarang sekali ke kantor, jadi Anda tidak dapat berkomunikasi langsung ataupun tatap muka. Sehingga sebagai penggantinya, Anda tetap dapat berkomunikasi dengannya melalui perantara seperti: WhatsApp, Line, telepon, dan lainnya. Maka dapat disimpulkan bahwa perlu fleksibilitas diri dalam berkomunikasi serta mencari informasi bagaimana profilnya dan keadaannya saat hendak berkomunikasi. Fleksibilitas diri ini akan membantu Anda agar lebih efektif dalam berkomunikasi dengan klien, rekan kerja, maupun pimpinan Anda. Tak ada ruginya jika Anda lebih dahulu memahami lawan bicara, dengan begitu niscaya Anda juga akan dapat lebih dihargai oleh lawan bicara Anda.

9.    Menerima masukan

Seperti yang sudah di bahas pada poin sebelumnya, bahwa setiap lawan bicara akan memiliki karakter yang berbeda. Ada yang peduli dengan lawan bicaranya untuk menyampaikan maksud dan tujuan dengan mencari tahu profilnya, ada pula yang tetap menyampaikan pesan tanpa melihat situasi dan kondisi yang terjadi pada lawan bicara. Maka dari itu, Anda sebagai komunikator atau komunikan yang baik, hendaknya tetap terbuka terhadap kritikan atau masukan yang diberikan oleh klien, rekan kerja, ataupun pimpinan Anda. Jangan langsung terbawa emosi, tetapi jadikanlah kritik tersebut sebagai hal yang membangun Anda agar menjadi pribadi yang lebih baik.

10.    Sesuai antara perkataan dan perbuatan

Poin ini merupakan hal terakhir yang penting untuk Anda terapkan jika ingin berkomunikasi di pekerjaan Anda, yaitu kesesuaian antara perkataan Anda dengan perbuatan yang Anda tunjukkan. Banyak orang yang bilang bahwa hal ini tidak mudah untuk dilakukan, tetapi demi menjaga kepercayaan klien, rekan kerja, atau pimpinan terhadap Anda, hal ini sangat penting untuk dapat Anda lakukan. Tidak perlu cari perhatian dengan membual kepada rekan kerja atau pimpinan, cukup dengan tunjukkan hasil kerja terbaikmu dengan prestasi yang dapat kamu berikan untuk perusahaan. Jika Anda membual dan hanya mencari perhatian, maka akan membuat pekerjaan Anda menjadi kacau dan produktivitas kinerja Anda akan menurun. Jangan memberikan informasi yang belum valid kebenarannya baik itu kepada rekan kerja, pimpinan, atau bahkan kepada klien, sehingga tidak berdampak buruk bagi perusahaan ataupun bagi diri Anda sendiri dikemudian hari. Maka dari itu, Anda dapat meminta teman Anda untuk dapat mengingatkan kenerjamu, jika kinerjamu sudah tidak sesuai dengan Standar Operasional Prosedur.

Cara meningkatkan keterampilan berkomunikasi bisnis di atas tak akan bisa diperoleh begitu saja dalam waktu singkat. Harus melalui proses belajar dan latihan secara berkelanjutan. Ketika Anda sudah mencapai tahap mahir, maka setiap kalimat yang Anda ucapkan pun akan langsung dimengerti orang lain. Saat itulah Anda sudah mampu melakukan komunikasi bisnis yang efektif. Orang lain itu penting dalam kehidupan kita, dan kita tidak bisa hidup tanpa orang lain. Jadi, mari jaga selalu hubungan baik dengan komunikasi bisnis yang baik dengan sesama manusia.