Pembelian merupakan proses yang terintegrasi dalam sebagian besar sektor bisnis. Sebuah perusahaan manufaktur membeli bahan baku atau jasa yang dibutuhkan untuk kemudian diolah menjadi produknya. Perusahaan eceran dan grosir membeli barang untuk dijual kembali. Industri perkantoran membeli barang atau jasa untuk menunjang segala pekerjaan kantor. Oleh sebab itu, proses pembelian perlu dikelola dengan baik menggunakan purchasing management (manajemen pembelian).

Tahukah kamu apa itu purchasing management? Purchasing management (manajemen pembelian) adalah aktivitas untuk mengelola proses pembelian, baik itu berupa barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dari pemasok atau vendor. Proses pembelian ini biasanya dimaksudkan untuk memperoleh bahan baku, suku cadang, mesin, peralatan, dan jasa yang dibutuhkan perusahaan pada waktu yang tepat dan dengan harga yang menguntungkan.

Mengapa Manajemen Pembelian Penting?

Manajemen pembelian berdampak pada arus kas, biaya persediaan persediaan, masalah kontrak dan ketersediaan produk. Oleh karena itu, sangat penting bagi bisnis untuk memiliki proses yang baik untuk pengadaan stok persediaan mereka.

Prinsip paling dasar dari manajemen pembelian adalah selalu membeli dan menyediakan barang dan jasa dengan harga terbaik untuk memaksimalkan keuntungan. Manajemen pembelian penting karena proses memperoleh barang yang tepat, dengan harga yang tepat, dan pada waktu yang tepat itu penting. Dengan keputusan pembelian yang tepat perusahaan dapat melakukan penghematan biaya yang signifikan.

Tujuan Utama Pembelian

Tujuan dari pembelian barang dan jasa ini yaitu untuk mendapatkan kualitas tertinggi dengan harga serendah mungkin untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan. Perusahaan harus memperhatikan manajemen pembelian bisnis untuk memaksimalkan produktivitas dan profitabilitas. Selain itu, perusahaan juga harus memantau kualitas barang yang dibeli untuk mempertahankan standar kualitasnya. Jadwal pembelian penting untuk memastikan bahwa input yang dibutuhkan untuk manufaktur selalu tersedia dalam jumlah yang cukup kapan pun dibutuhkan.

Di bawah ini merupakan tujuan utama pembelian:

1. Ketersediaan bahan, persediaan, dan peralatan dengan biaya seminimal mungkin

Untuk bisnis manufaktur, grosir, dan eceran, pasokan barang pada waktu yang tepat sangat penting untuk operasi perusahaan. Jika terjadi keterlambatan dalam pasokan barang, akan memengaruhi seluruh operasi. Oleh karena itu, manajamen pembelian bertujuan untuk mendapatkan pasokan barang dan jasa agar barang tetap tersedia setiap saat dibutuhkan. Biaya input pembelian berdampak pada margin keuntungan produk. Manajemen pembelian perlu mencoba untuk mengurangi biaya produksi dengan cara mendapatkan barang dengan biaya serendah mungkin tetapi dengan kualitas yang baik.

2. Aktifkan aliran produksi yang teratur

Aliran bahan baku dan komponen yang lancar membuat lini produksi perusahaan tetap berjalan. Manajemen pembelian yang baik menopang aliran produksi regular dengan pasokan barang yang tepat waktu dan akurat. Ini juga membantu menjaga produktivitas pada tingkat yang ideal. Dalam bisnis ritel, arus masuk barang yang stabil memastikan bahwa ada cukup stok barang untuk dijual. Di sini, manajemen pembelian juga akan melakukan pemilihan barang yang paling sesuai dengan permintaan.

3. Jalin hubungan baik dengan pemasok

Perusahaan dan pemasok memiliki hubungan yang saling bergantung satu sama lainnya. Oleh sebab itu, perusahaan perlu membangun dan memelihara hubungan yang ramah dengan semua pemasok. Hal ini membuat kedua belah pihak lebih nyaman mengakomodasi permintaan dan persyaratan masing-masing. Ketika pemasok yakin dengan hubungan yang berkelanjutan dengan pesanan berulang, lebih mudah untuk menegosiasikan harga yang lebih rendah dan persyaratan yang lebih fleksibel.

4. Kembangkan sumber pasokan alternatif

Mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan sekelompok pemasok sangat ideal. Namun, memiliki ketergantungan yang berlebihan pada satu pemasok dari satu geografi saja dapat berisiko. Jika terjadi peristiwa politik atau bencana alam yang tak terduga di wilayah tersebut, dapat menyebabkan pasokan barang terputus. Untuk mencegah hal ini terjadi, perusahaan perlu memiliki lebih dari satu pemasok, hal ini juga dapat mencegah monopoli pemasok dan menjaga harga tetap kompetitif.