5. Mencapai koordinasi yang dekat dengan departemen lain

Pembelian adalah aktivitas yang berdampak pada berfungsinya banyak departemen lain di perusahaan. Jadi, manajemen pembelian bertujuan untuk mencapai koordinasi yang lancar dengan semua departemen terkait dan personelnya. Hal ini untuk memastikan kegiatan operasi berjalan tepat waktu dan lancar. Beberapa departemen yang terlibat langsung dengan fungsi pembelian di antaranya:

a. Departemen produksi

Departemen produksi merupakan departemen utama yang meminta barang untuk dibeli. Departemen ini akan membuat permintaan pembelian untuk item dan spesifikasi rinci, kualitas, dan kuantitas produk yang dibutuhkan.

b. Departemen teknik

Departemen teknik bertanggung jawab atas mesin dan peralatan yang digunakan di perusahaan. Karena produksi barang tergantung pada mesin, departemen ini memiliki peranan penting dalam perusahaan. Departemen teknik harus bekerja sama dengan fungsi manajemen pembelian untuk memesan peralatan baru yang diperlukan dan untuk suku cadang dan layanan yang diperlukan untuk menjaga peralatan yang ada dalam kondisi baik.

c. Departemen pemasaran

Departemen pemasaran bertugas mengiklankan keunggulan dan manfaat produk yang dijual oleh perusahaan. Untuk itu. Penting bagi bagian pemasaran untuk memperhatikan detail sebenarnya dari bahan yang digunakan sehingga mereka dapat beriklan sesuai dengan spesifikasi dan kualitas barang.

d. Departemen keuangan

Pembelian melibatkan pembayaran barang. Jadi, bagian keuangan harus bekerja sama dengan departemen pembelian untuk menggunakan dana perusahaan guna mendapatkan barang-barang yang diperlukan, mengumpulkan uang, mendapatkan harga terbaik, dan merencanakan aspek keuangan pembelian. Departemen pembelian harus menegosiasikan persyaratan pembayaran yang dapat disetujui oleh departemen keuangan. Kedua departemen perlu bekerja sama untuk memenuhi kewajiban pembayaran perusahaan kepada vendor-nya secara tepat waktu.

e. Departemen sumber daya manusia

Pembelian adalah fungsi yang sangat berorientasi pada orang. Pemasok dan perusahaan vendor diwakili oleh orang-orang yang bernegosiasi dengan personel di departemen pembelian. Sangat penting untuk staf departemen pembelian memiliki keterampilan yang relevan. Departemen sumber daya manusia juga harus mendukung fungsi manajemen pembelian dalam pelatihan berkelanjutan dan pengembangan keterampilan orang-orang departemen pembelian.

6. Pemeliharaan catatan dan pelaporan manajemen yang efisien

Pembelian melibatkan banyak dokumen dan pencatatan. Pencatatan yang sempurna dan akurat mencegah penyimpangan, salah urus, dan penipuan dalam fungsi pembelian. Catatan yang akurat, terkini, dan mudah dipahami membantu manajemen mengawasi dengan cermat aktivitas pembelian. Laporan reguler yang mudah dipahami harus menjadi bagian dari proses pembelian.

Siklus Pembelian

Siklus pembelian merupakan serangkaian langkah atau proses yang dilalui perusahaan sebelum melakukan pembelian. Berikut ini merupakan siklus pembelian:

1. Identifikasi kebutuhan

Perusahaan perlu mengidentifikasi barang atau jasa yang mereka butuhkan. Ini bisa berupa barang yang diperlukan untuk siklus produksi, barang untuk dijual kembali, perlengkapan kantor, perlengkapan pemeliharaan, atau barang untuk kebutuhan lainnya.

2. Verifikasi dan persyaratan

Setelah kebutuhan akan barang atau layanan diidentifikasi, perusahaan juga perlu mencantumkan spesifikasi rinci dan jumlah kebutuhan.

3. Permintaan pembeliaan

Hal ini meliputi kegiatan membuat dokumen formal yang merinci item yang diperlukan, spesifikasi, tujuan, dan kuantitas barang, yang kemudian dikirimkan sebagai permintaan pembelian.

4. Persetujuan pembelian

Bisnis biasanya memiliki sistem check and balance di mana orang tertentu, biasanya manajer memiliki wewenang untuk meninjau permintaan pembelian dan memutuskan apakah akan menyetujuinya atau tidak. Jika orang tersebut menganggap bahwa perusahaan dapat beroperasi tanpa barang yang diminta, maka permintaan pembelian dapat ditolak. Jika disetujui, pesanan akan akan diproses.

5. Identifikasi pemasok

Sebagian besar perusahaan menyimpan daftar pemasok yang telah disetujui sebelumnya yang mereka pesan secara berkelanjutan. Jika tidak ada, Anda perlu mencari pemasok terbaik untuk melakukan pemesanan.

6. Pasokan

Barang yang dibeli dipasok sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati beserta faktur pembelian.

7. Pembayaran

Setelah melakukan verifikasi silang terhadap pesanan pembelian, faktur pemasok, dan barang yang dikirim, pembayaran dilakukan kepada pemasok.

8. Penyimpanan catatan

Catatan perusahaan diperbarui dengan informasi akuntansi dan inventaris. Jika seluruh siklus pembelian dilakukan menggunakan perangkat lunak manajemen bisnis, perangkat lunak tersebut sudah memiliki detail pembelian yang dilakukan.

Itulah beberapa hal yang perlu Anda ketahui mengenai manajemen pembelian. Dengan mengelola proses pembelian yang terjadi di dalam perusahaan Anda, maka Anda akan dapat melakukan penghematan biaya dengan memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam operasi bisnis perusahaan Anda dengan kualitas yang tinggi dan biaya yang terjangkau.

Sumber:

https://tallysolutions.com/business-guides/what-is-purchase-management/

https://www.unleashedsoftware.com/blog/purchase-management-matter