Productivity
Time Blocking, Meningkatkan Produktivitas dengan Manajemen Waktu
by
STUDiLMU Editor
Posted on
Jan 12, 2021
Bagaimana Melakukan Time Blocking?
Melakukan time blocking mungkin bukan merupakan hal instan yang langsung dengan pasti akan berjalan sebagaimana mestinya, mungkin akan ada trial error yang terjadi. Tapi tidak ada salahnya mengikuti beberapa langkah berikut untuk menjadwalkan pekerjaan kita untuk meningkatkan produktivitas bekerja.
1. Identifikasi dan prioritaskan pekerjaan yang harus segera diselesaikan
Pertama-tama mari kita tanyakan kepada diri kita sendiri, “Apa pekerjaan rutin yang kita lakukan setiap minggunya?”. Buat daftar, lalu prioritaskan pekerjaan tersebut berdasarkan tingkat kepentingannya. Di samping menjadwalkan pekerjaan rutin penting yang harus diselesaikan setiap minggunya, kita juga harus mengetahui seberapa maksimal produktivitas yang bisa kita lakukan dalam mengerjakan tugas setiap minggunya. Menjadi realistis itu penting dalam merencanakan serta membuat rencana produktivitas tiap harinya, karena mungkin antara satu hari dengan yang lainnya pun berbeda.
2. Estimasikan berapa waktu setiap pekerjaan harus diselesaikan
Selanjutnya estimasikan berapa lama waktu yang kita habiskan untuk mengerjakan suatu tugas. Pastikan waktu normal atau rata-rata yang dihabiskan untuk mengerjakan satu pekerjaan, tidak perlu secara detail perdetik atau tiap satu menitnya tapi gunakan waktu rata-rata yang dihabiskan untuk satu pekerjaan.
3. Tambahkan kolom untuk pekerjaan mendasar
Pada pekerjaan yang kita lakukan, pastinya ada hal-hal mendasark yang mesti kita kerjakan seperti membalas email, melakukan dan menerima telepon atau jadwal rapat yang mesti dihadiri. Kekuatan dari time blocking adalah memilih kapan kita melakukan tugas-tugas ini, bukan tiba-tiba tugas ini masuk di sela-sela jadwal yang sudah kita buat.
4. Tentukan seberapa banyak waktu fleksibel yang kita alokasikan dalam jadwal kita
Dalam membuat jadwal terkadang ada hal-hal yang tidak terduga, misalnya seperti rapat mendadak. Maka beri waktu fleksibel dalam jadwal yang kita buat untuk tugas atau pekerjaan yang tidak terencanakan. Tapi jadwal fleksibel ini tentunya yang harus diperhatikan adalah bagaimana budaya dan lingkungan kerja di organisasi kita, apakah manajemen di tempat kita bekerja suka melakukan rapat dadakan, atau memang biasanya sudah terencana. Membuat waktu fleksibel ini tergantung bagaimana budaya dan lingkungan organisasi kita selama ini.
